Administration Support

Zusammenfassung der Position

Die Position unterstützt den Sales & Marketing Manager sowie den Office Manager bei administrativen, organisatorischen und marketingbezogenen Aufgaben, einschließlich Materialverwaltung, Veranstaltungsorganisation, Datenpflege und Bürokoordination.

Wesentliche Aufgaben

• Unterstützung des Manager of Operations and Marketing DACH bei der Durchführung verkaufsfördernder Maßnahmen (z.B. Erstellen und Versenden von Werbebriefen)
• Unterstützung des Office Managers bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Bestandsführung, -kontrolle (z.B. Geschäftspapier, Werbematerial) und Organisation der Nachbestellung

Anforderungen

• Versand angeforderter Arbeitsmaterialien, Unterlagen, Zertifikate, Broschüren etc. an Kunden und Außendienst, sowie Versand von Mailings und Rückantworten inklusive Pflege der dazugehörigen Adressdatei
• Aktualisierung und Druckauftrag zur Vervielfältigung von Dokumenten nach Druckfreigabe
• Unterstützung bei der Kommunikationsstrategie
• Pflege und Aktualisierung der physischen Marketingmaterialien im Büro
• Bestellungen von Büro-, Betriebs- und Verpackungsmaterial
• Erstellung von Marketingmaterialien in Bezug auf den kreativen Teil
• Unterstützung bei Kongressorganisation (z.B. Hotelbuchungen, Veranstaltungsorganisation, Booth-Management, etc.)
• Postbearbeitung
• Verarbeitung der Eingangsrechnungen
• Pflege von internen Datenbanken
• Unterstützung bei der Planung und Ausführung von Teamevents