Assistentin der Geschäftsleitung (m/w/d)

Standort: Dortmund-City

Stellenbezeichnung: Assistenz der Geschäftsführung

Art der Anstellung: Vollzeit / Teilzeit

Berichtsweg: Direkte Berichtslinie zur Geschäftsführung

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Post- und Korrespondenzverwaltung:
• Empfang und Bearbeitung eingehender Briefe und E-Mails
• Verfassen und Versenden von Antwortschreiben im Namen der Geschäftsführung
• Dokumentenmanagement:
• Sortierung und Ablage von Akten und Dokumenten
• Verwaltung und Pflege der Dokumentenablagesysteme, sowohl physisch als auch digital
• Datenverarbeitung:
• Erfassung und Pflege relevanter Daten in internen Datenbanken und Systemen
• Erstellung von Berichten und Übersichten auf Basis der erfassten Daten
• Angebotsmanagement:
• Einholung und Vergleich von Angeboten für diverse Unternehmensbedarfe
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung
• Rechnungsprüfung:
• Überprüfung eingehender Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit
• Koordination mit der Buchhaltung zur Sicherstellung einer korrekten und zeitgerechten Rechnungsbearbeitung
• Termin- und Kalenderkoordination:
• Planung und Organisation von internen und externen Terminen sowie Besprechungen
• Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung und Sicherstellung der Einhaltung aller Termine

Anforderungen:

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: Erfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil
• Fähigkeiten und Kompetenzen:
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Datenbanksystemen
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben und zum eigenständigen Arbeiten
• Führerschein Klasse B

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Fortbildung
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten
• Attraktive Vergütung und Sozialleistungen

Wenn Sie eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit sind, die gerne im Hintergrund agiert und die Geschäftsführung tatkräftig unterstützen möchte, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung

Leistungen:

• Firmenhandy
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz

Vergütungspaket:

• Zusatzzahlungen

Ausbildung:

• Mittlere Reife oder gleichwertig (Wünschenswert)

Berufserfahrung:

• Bürotätigkeiten: 1 Jahr (Wünschenswert)
• Microsoft Office: 1 Jahr (Wünschenswert)
• Assistenz: 1 Jahr (Wünschenswert)

Sprache:

• Englisch (Wünschenswert)
• Deutsch (Erforderlich)

Arbeitsort: Vor Ort