Assistentin der Geschäftsleitung (m/w/d)

Über uns

Die IG Gebäudeservice ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit langjähriger Erfahrung im technischen Gebäudeservice. Als spezialisierter Partner rund um Gebäudeservices und technische Dienstleistungen betreuen wir namhafte Auftraggeber. Bei uns erwarten Sie kurze Entscheidungswege, ein Miteinander und ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Branche.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d), die als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kunden und Team fungiert, unser Büro organisiert und die Disposition unserer Aufträge übernimmt.

Stellenbeschreibung

Als Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d) sind Sie die zentrale Schnittstelle in unserem Unternehmen und tragen maßgeblich zur reibungslosen Organisation und effizienten Steuerung unserer Geschäftsprozesse bei. Mit einer proaktiven, strukturierten Arbeitsweise unterstützen Sie die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, der Terminplanung und der Projektkoordination – und sorgen gleichzeitig dafür, dass unser operatives Tagesgeschäft, von der Auftragsdisposition bis zur Kundenkommunikation, reibungslos läuft. Ihre positive Energie und Kommunikationsstärke tragen dazu bei, dass alle Abläufe harmonisch verlaufen und unsere Unternehmensziele erfolgreich umgesetzt werden.

Aufgaben

Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung. Disposition und Koordination der laufenden Aufträge sowie der Einsätze unserer Reinigungs- und Servicekräfte. Erstellung, Pflege und Nachverfolgung von Aufträgen im Tagesgeschäft sowie Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Annahme und Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen neuer sowie bestehender Kunden. Verwaltung der Korrespondenz in Deutsch, inklusive E-Mail-Management, Telefonzentrale und Terminkoordination. Unterstützung bei Projektplanung, -überwachung und -dokumentation unter Einsatz moderner Office-Software. Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Objekt- und Personalstammdaten sowie internen Dokumentenmanagementsystemen. Vorbereitende Buchhaltung und Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro. Zentrale Ansprechpartnerin für Kunden, Mitarbeitende und Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Organisation des Büroalltags (Materialbestellung, Ablage, Dokumentenmanagement) sowie Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Schulungen für das Team.

Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau für Büromanagement, Bürokauffrau oder vergleichbare Qualifikation. Nachweisbare Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich, idealerweise mit Bezug zu Assistenz der Geschäftsführung, Disposition, Gebäudeservice oder einem Handwerksbetrieb. Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Erfahrung mit branchenüblicher Dispositions- oder Abrechnungssoftware von Vorteil. Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise. Kommunikationsstärke, freundliches, verbindliches Auftreten und Verhandlungsgeschick im Kunden- und Mitarbeiterkontakt. Hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität und Diskretion. Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Führerschein Klasse B von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Was wir Ihnen bieten

Unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit langfristiger Perspektive. Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Position mit direktem Einblick in alle Unternehmensbereiche. Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien in einem inhabergeführten Unternehmen. Ein starkes Miteinander und ein kollegiales Team. Strukturierte, persönliche Einarbeitung. Einen sicheren Arbeitsplatz in einer wachsenden Branche. Raum für Eigeninitiative und Mitgestaltung der Büroprozesse. Attraktive Vergütung. Werden Sie Teil unseres Teams! Wir suchen motivierte Persönlichkeiten, die mit Engagement und Freude an der Arbeit überzeugen. Bei uns profitieren Sie von einem modernen Arbeitsumfeld, vielfältigen Weiterentwicklungsmöglichkeiten sowie einem wertschätzenden Miteinander. Bringen Sie Ihre Fähigkeiten ein – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Gehalt: 2.400,00€ - 3.500,00€ pro Monat

Leistungen:

• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Firmenhandy
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz
• Weiterbildungsprogramme

Arbeitsort: Vor Ort