Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Starke Systeme. Klare Lösungen. dSign Systems.

Die dSign Systems GmbH ist ein etabliertes IT-Systemhaus mit Sitz in Schmalkalden und seit über 20 Jahren zuverlässiger Partner für Kunden aus Handwerk, Industrie, Medizin und Bildung. Mit einem interdisziplinären Team von über 20 Mitarbeitenden bieten wir ganzheitliche IT-Services – von Infrastruktur und Support bis hin zu digitalen Informations- und Kommunikationslösungen.

Sind Sie bereit, nicht nur eine Rolle zu spielen, sondern eine Schlüsselrolle einzunehmen?

Wir suchen keinen einfache*n Assistent*in – wir suchen unser zukünftiges Organisationstalent, unsere strategische Unterstützung und unseren kreativen Problemlöser direkt an der Seite der Geschäftsleitung. Wenn Sie es lieben, in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten, Projekte voranzutreiben und Entscheidungen mitzugestalten, dann ist dies Ihre Chance.

Da uns der persönliche Austausch im Team und die Zusammenarbeit vor Ort wichtig sind, setzen wir voraus, dass Du regelmäßig an unserem Standort in Schmalkalden arbeiten kannst oder bereit bist, dafür umzuziehen.

Deine Aufgaben

1. Strategische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

• Professionelles Office Management: Umfassendes Management der bürokratischen Verwaltung, einschließlich der Bearbeitung der gesamten Korrespondenz

2. Projektmanagement und interne Koordination

• Schnittstellenmanagement: Effektive Koordination und Kommunikation zur Sicherstellung eines synchronisierten Informationsflusses
• Qualitäts- und Projektsteuerung: Aktive Mitwirkung und teilweise Übernahme von Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements und der Qualitätssicherung

3. Finanzwesen und allgemeine Verwaltung

• Reisemanagement: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen sowie die vollständige Abrechnung der Spesen
• Finanzielle Mithilfe: Unterstützung der Buchhaltung im Bereich Debitoren und Kreditoren sowie Abwicklung des Inkassos
• Allgemeine Verwaltung: Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben, inklusive Geräteverwaltung und Betreuung unseres Fuhrparks

4. Externe Kommunikation und Kundenpflege

• Kommunikationszentrale: Professionelle Abwicklung des Telefonverkehrs mit Kunden und Mitarbeitern
• VIP-Kundenbetreuung: Aufbau und Pflege einer exzellenten Beziehung zu unseren Top-Kunden (TC-Betreuung)

Dein Profil: Das bringst du mit

Hard Skills – Deine Fachkompetenzen

• Kaufmännische Ausbildung / Studium: abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder ein relevantes Studium (z.B. BWL, Sekretariat/Management)
• Buchhaltungskenntnisse: Sicherer Umgang mit den Grundlagen der Buchhaltung (Debitoren/Kreditoren, Abrechnung)
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office Anwendungen: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Reise- und Fuhrparkmanagement: Erfahrung in der Organisation komplexer Geschäftsreisen und der Verwaltung eines Fuhrparks

Soft Skills – Deine persönlichen Stärken

• Hohe Eigeninitiative und Proaktivität: selbständige Übernahme von Verantwortung

• Selbstständige Arbeitsweise & Wissensaneignung: eigenständige Übernahme von neuen komplexen Aufgaben

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit: strukturierend und vorrausschauend

• Teamfähigkeit & Kommunikationsstärke

• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Diskretion und Loyalität: Wahrung der Vertraulichkeit

• 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten – für deine Work-Life-Balance.

• Ein herzliches, hilfsbereites Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld.

• Unbefristeter Arbeitsvertrag und ein sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive.

• Onboarding- und Mentoring-Programm für deinen gelungenen Einstieg.

• Flache Hierarchien, transparente Kommunikation und offene Feedbackkultur.

• Moderne Arbeitsmittel und ergonomischer Arbeitsplatz.

• Jobrad-Leasing für mehr Mobilität und Nachhaltigkeit.

• Kostenloser Kaffee, Getränke – und gute Stimmung.

Die dSign Systems GmbH ist ein innovatives Unternehmen mit Fokus auf die Entwicklung und Implementierung fortschrittlicher Technologielösungen. Seit Februar 2021 arbeiten wir an TaskCards, einer visuellen Kollaborationsplattform, die Nutzern ermöglicht, Inhalte wie Texte, Bilder, Videos, Links und weitere Dateianhänge strukturiert zu sammeln und zu organisieren. Durch verschiedene Board-Typen (Kanban, Tafel, Weltkarte, Zeitstrahl, Blog) bietet TaskCards vielseitige Einsatzmöglichkeiten – von Bildungseinrichtungen über Unternehmen bis hin zu Vereinen und Verwaltungen.