Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Beschreibung

Für die Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine organisationsstarke und zuverlässige Persönlichkeit als

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

unbefristet | ab sofort | Teilzeit 50-80% | arbeiten am Bodensee

Du behältst auch bei vielen unterschiedlichen Themen den Überblick, arbeitest gerne selbstständig und hast Freude daran, Dinge zu organisieren und voranzubringen. Dabei bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden sowie internen und externen Ansprechpartnern.

Dich erwartet eine abwechslungsreiche Aufgabe mit viel Verantwortung, kurzen Wegen und Einblick in die vielfältigen Bereiche unseres Kinderdorfs.

Deine Aufgaben

Unterstützen, koordinieren, den Überblick behalten

• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und übernimmst eigenständig vertrauliche Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Besprechungen und Veranstaltungen und kümmerst dich um die interne und externe Korrespondenz.
• Du bereitest Besprechungen vor und nach, führst Protokoll und behältst vereinbarte Aufgaben und Maßnahmen im Blick.
• Du erstellst und bereitest Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Termine auf.

Organisieren und weiterentwickeln

• Du übernimmst eigenständig Projekte und wirkst bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse mit.
• Du pflegst und entwickelst unseren SharePoint weiter und unterstützt bei der Aktualisierung unserer Homepage.
• Du übernimmst Aufgaben rund um Betriebserlaubnisse und betriebserlaubte Arbeitsplätze in Zusammenarbeit mit dem KVJS.

Dein Profil

• Ein betriebswirtschaftliches Studium, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren Position
• Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Freude an digitalen Systemen; idealerweise bringst du bereits Erfahrung mit SharePoint mit
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Eigeninitiative, Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei unterschiedlichen Themen den Überblick zu behalten
• Freude an Zusammenarbeit und daran, Dinge gemeinsam voranzubringen