Assistenz der Pflegedirektorin

Stadt Wien (Allgemein) Die Klinik Favoriten ist die erste Anlaufstelle für mehr als 220.000 Bewohner*innen im Bezirk – das entspricht der drittgrößten Stadt in Österreich. Mit rund 2.700 Angestellten aus 49 Nationen lebt die Klinik Favoriten täglich ein Miteinander, das durch Chancengerechtigkeit, Gleichbehandlung und Antidiskriminierung besticht. Das perfekte Zusammenspiel der vielen unterschiedlichen Berufsgruppen ist uns dabei wichtig. Jetzt Teil der Klinik Favoriten werden!

Informationen Dienststelle Die Klinik Favoriten ist eine Einrichtung des Wiener Gesundheitsverbundes. Als Unternehmung der Stadt Wien betreibt der Wiener Gesundheitsverbund insgesamt 7 Kliniken, 9 Pflegehäuser, ein Therapiezentrum sowie 5 Ausbildungsstandorte. Nutzen Sie die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten und Karrierechancen und arbeiten Sie gemeinsam mit uns daran, die Gesundheitsversorgung in Wien kontinuierlich zu verbessern!

Die Klinik Favoriten entwickelt die Organisation der Pflegedirektion konsequent weiter. Im Mittelpunkt stehen klare Verantwortlichkeiten, wirksame Managementprozesse und eine integrierte Steuerung von Personal, Pflegequalität und Ausbildung.

Die Assistenz der Pflegedirektorin bzw. des Pflegedirektors übernimmt dabei eine zentrale Management- und Schnittstellenfunktion. Sie unterstützt die Pflegedirektorin bzw. den Pflegedirektor bei der Gesamtsteuerung der Pflegedirektion und trägt wesentlich zur Strukturierung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Management-, Führungs- und Entscheidungsprozessen bei.

Die Funktion verbindet Managementunterstützung mit Eigenverantwortung: Sie schafft Struktur, bereitet Entscheidungen vor und trägt dazu bei, dass aus Vereinbarungen verlässlich Umsetzung wird.

Text Stellenbesetzung Werden Sie Teil unseres Teams als:

Ihr Aufgabengebiet

• Sie unterstützen die Pflegedirektorin bzw. den Pflegedirektor als zentrale Management- und Schnittstellenfunktion und koordinieren Informationen, Anfragen und Arbeitsaufträge zwischen der Pflegedirektion, den Führungskräften sowie internen und externen Partner*innen.
• Sie recherchieren, analysieren und strukturieren managementrelevante Fragestellungen, bereiten Informationen adressat*innengerecht auf und erstellen fundierte Entscheidungsgrundlagen für die Pflegedirektorin.
• Sie übernehmen eigenverantwortliche Aufgaben im operativen Controlling und Monitoring, führen relevante Kennzahlen und budgetnahe Informationen zusammen, erstellen Auswertungen und unterstützen die systematische Nachverfolgung von Entscheidungen und Maßnahmen.
• Sie unterstützen die Pflegedirektorin bzw. den Pflegedirektor bei der Strukturierung, Weiterentwicklung und Koordination zentraler Prozesse und Projekte, schaffen Transparenz über Bearbeitungsstände, Verantwortlichkeiten und Fristen und begleiten die verlässliche Umsetzung definierter Maßnahmen.
• Sie übernehmen eine vorausschauende Aufgaben-, Termin- und Prioritätensteuerung, gestalten effiziente Arbeitsabläufe im Verantwortungsbereich der Assistenz und koordinieren bzw. delegieren geeignete administrative Aufgaben.
• Sie übernehmen im delegierten Rahmen die eigenverantwortliche Bearbeitung und Strukturierung des Postfaches der Pflegedirektorin bzw. des Pflegedirektors, verfassen Antwortentwürfe und beantworten standardisierte Anfragen selbstständig im vorgegebenen Rahmen.
• Sie kontrollieren nach entsprechender Delegation eigenverantwortlich Dienstpläne im elektronischen Zeiterfassungssystem und unterstützen bei der Koordination administrativer Arbeitsabläufe.
• Sie arbeiten eng mit den Führungskräften der Pflegedirektion zusammen und tragen zur Strukturierung und Wirksamkeit der Führungs- und Entscheidungsprozesse bei, ohne deren Führungs- oder Entscheidungsverantwortung zu übernehmen.

Ihr Profil

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes einschlägiges Hochschulstudium zumindest auf Bachelor-Niveau, insbesondere in den Bereichen Gesundheitsmanagement, Gesundheitsökonomie, Management im Gesundheitswesen oder einer vergleichbaren managementbezogenen Studienrichtung; auch ein einschlägiges Studium im Bereich Pflege/Pflegemanagement erfüllt diese Voraussetzung. Alternativ verfügen Sie über eine Reifeprüfung mit mindestens acht Jahre fachlich einschlägige Berufserfahrung.
• Sie besitzen die österreichische Staatsbürgerschaft oder einen Nachweis über den unbeschränkten Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
• Sie verfügen über fundierte Managementkenntnisse und betriebswirtschaftliches Verständnis, insbesondere in den Bereichen strategisches Management, Organisation und Organisationsentwicklung. Sie sind in der Lage, komplexe Zusammenhänge zu erfassen, zu strukturieren und daraus relevante Entscheidungsgrundlagen abzuleiten.
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Organisations- und Strukturkompetenz, setzen Prioritäten, erkennen Verbesserungspotenziale in Arbeitsabläufen und handeln vorausschauend sowie ressourcenbewusst.
• Sie handeln eigenverantwortlich, ziel- und ergebnisorientiert und übernehmen Verantwortung für die Qualität und Termintreue der Ihnen übertragenen Aufgaben.
• Sie verfügen über Controlling- und Zahlenverständnis, können Kennzahlen und budgetbezogene Informationen einordnen, Entwicklungen und Abweichungen erkennen und diese nachvollziehbar aufbereiten.
• Sie verfügen über hohe Kommunikations- und Kooperationskompetenz, arbeiten gerne an Schnittstellen und bringen Lernbereitschaft, Selbstreflexion sowie Offenheit für die kontinuierliche Weiterentwicklung der eigenen Rolle mit.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau) in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Beschäftigung in Vollzeit (40 Wochenstunden)
• eine zentrale Managementfunktion unmittelbar in der Pflegedirektion der Klinik Favoriten
• die Möglichkeit, die Neuausrichtung und Weiterentwicklung der Pflegedirektion aktiv mitzugestalten
• ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und unmittelbarer Nähe zu Management-, Steuerungs- und Entscheidungsprozessen
• die Zusammenarbeit mit Führungskräften und unterschiedlichen Berufsgruppen innerhalb der Klinik sowie mit zentralen Stellen des Wiener Gesundheitsverbundes
• die Möglichkeit, eigene Management-, Organisations- und Analysekompetenzen in einem komplexen Gesundheitsunternehmen einzubringen und weiterzuentwickeln
• gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• flexible Arbeitszeiten sowie – entsprechend den geltenden betrieblichen Regelungen – die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• verbilligten Mittagstisch
• adäquate Möglichkeiten der Kinderbetreuung
• einen krisensicheren Arbeitsplatz
• umfangreiche Angebote zur Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz
• Betriebsärzt*innen
• Pensionskassenmodell der Gemeinde Wien
• gute Verkehrsanbindungen

Für Mitarbeiter*innen, die bereits bei der Stadt Wien beschäftigt sind, ergibt sich die Entlohnung für die ausgeschriebene Stelle durch die Dienstposten- bzw. Funktionsbewertung und die entsprechende Einreihung im jeweiligen Gehaltssystem.

Für neue Mitarbeiter*innen beträgt das Einstiegsgehalt laut Wiener Bedienstetengesetz für diese Stelle € 4.723 (40 Wochenstunden, 14x jährlich) . Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten ergibt sich ein höheres Gehalt.

Das offizielle Anforderungsprofil sowie die Stellenbeschreibung mit den Aufgaben finden Sie ebenfalls in den Anlagen.

Text zur Gleichbehandlung/Frauenförderung Unser Ziel ist es, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Vielfalt der Menschen widerspiegelt und in der alle entsprechend ihrer individuellen Kompetenzen und Perspektiven einen Beitrag leisten können. Der Wiener Gesundheitsverbund als Teil der Stadt Wien setzt sich für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, das gleiche Chancen für alle bietet. Wir ermutigen ausdrücklich Menschen mit verschiedenen Hintergründen, sich bei uns zu bewerben.

Kontakt Für Fragen zur Stelle kontaktieren Sie bitte:

Klinik Favoriten – Pflegedirektion Frau Sonja Milachowski

Leiterin der Pflege

Stabsstellenmitarbeiter*innen und Vertretung der Pflegedirektorin

1100 Wien, Kundratstraße 3

Tel.: +43 1 60191 71410

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