Assistenz der Werksleitung (m/w/d)

Als neues Teammitglied stehen Sie bei uns an erster Stelle. Freuen Sie sich auf ein sympathisches Team mit flachen Hierarchien, einer langen Tradition und viel Innovationskraft. Werden Sie als Assistenz der Werksleitung (m/w/d) in Vollzeit am Standort Leipzig-Knautnaundorf Teil der DIHAG Unternehmensgruppe und erhalten Sie die Möglichkeit, die Entwicklung eines renommierten Unternehmens weiter voranzutreiben und die Führungsebene unserers Unternehmens täglich tatkräftig zu unterstützen.

Die SHB Stahl- und Hartgusswerk Bösdorf GmbH steht für Stahlguss in Perfektion für höchste Ansprüche. In jedes unserer Produkte gießen wir nicht nur hochwertige Werkstoffe, sondern auch über 120 Jahre Erfahrung. Unsere Gussteile sind weltweit zuverlässig im Einsatz, zum Beispiel in der Londoner U-Bahn, in Erzbaggern in China und in Großkränen in Brasilien. Mit einer Produktionskapazität von 20.000 Tonnen im Jahr und 190 qualifizierten Mitarbeitern sind wir ein starker und zuverlässiger Partner für neuartige Herausforderungen aller Größenordnungen weltweit.

Aufgaben

• Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben unter Berücksichtigung von Prioritäten

• Erstellung von Berichten und unterschriftsreifen Korrespondenzen, ggf. auch in einer Fremdsprache

• Anfertigung tabellarischer Übersichten, Zahlenaufstellungen, Schaubilder und Diagramme sowie Durchführung und Aufarbeitung von Recherchen

• Organisation und Verwaltung der Büroablage sowie Sicherstellung des Schutzes vor unberechtigtem Zugriff und ordnungsgemäßer Vernichtung von Schriftgut

• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial & Visitenkarten

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Prüfung auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, versandfertige Aufbereitung sowie Verwaltung allgemeiner E-Mail-Postfächer

• Entgegennahme, Herstellung und Weiterleitung von Telefongesprächen, ggf. in einer Fremdsprache

• Beschaffung und Weiterleitung von Informationen aus internen und externen Quellen

• Erteilung von Auskünften gegenüber Behörden und Institutionen im Rahmen der Befugnisse

• Terminmanagement für die Werksleitung inkl. Planung, Koordination, Raumorganisation und Abstimmung mit Kurierdiensten

• Organisatorische Vorbereitung von Beratungen, Firmenveranstaltungen usw., einschließlich Protokollierung und Verköstigung

• Organisation und Betreuung der wöchentlichen MGMT-Meetings inkl. Erstellung der Präsentationen

• Betreuung und Bewirtung von Geschäftspartnern und Besuchern, Abstimmung von Besuchsterminen und Besprechungen, auch in einer gängigen Fremdsprache

• Organisation von Dienstreisen sowie Abrechnung der Reisekosten nach betrieblichen Richtlinien, Buchung von Unterkünften

• Erfassung und Verarbeitung von Daten für Präsentationen, Statistiken und Auswertungen

• Verwaltung des betrieblichen Fuhrparks inkl. Unterlagen, Kostendarstellung, Mietfahrzeugbeschaffung und Tankkartenmanagement

• Aktualisierung und Pflege der Unternehmenswebsite in Kooperation mit der Marketingagentur

• Übernahme allgemeiner Büromanagementaufgaben (z. B. Küchenorganisation)

• Vorbereitung der Abrechnung aller Firmenkreditkarten

• Organisation und Verwaltung von Gelangensbestätigungen, Verbringungsbescheinigungen und Nachweisen für Auslandslieferungen

• Anlage von Dienstleistungsaufträgen und Buchung von Wareneingängen

• Einlesen von Bestellungen

• Anlegen von Kundenaufträgen und Terminbestätigungen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekauffrau/-mann, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder in einem vergleichbaren Berufsbild

• Erste Berufserfahrung in einer Assistenzrolle auf Geschäftsleitungsebene

• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen, idealerweise RGU und/oder SAP

• Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

• Grundlegende Kenntnisse der DSGVO wünschenswert

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Allgemeine buchhalterische Kenntnisse sowie Erfahrung im operativen Einkauf von Vorteil

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Kommunikationsstärke

• Kompetenz im Umgang mit Mitarbeitern und Kunden

• Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Benefits

• Attraktive Vergütung angelehnt an den EMTV Sachsen

• Festanstellung bei einer 38 Wochenstunde

• 30 Tage Urlaubsanspruch

• Eine werteorientierte Team- und Familienkultur

• Individuelle Weiterbildung und -entwicklung

• Eine betriebliche Altersversorgung

• Großes Unternehmensnetzwerk zur Förderung der persönlichen Weiterentwicklung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittsdatums und Ihrer Gehaltsvorstellung, sowie relevanter Arbeitszeugnisse.