Backoffice- & Teamassistenz (m/w/d)

Als Backoffice- & Teamassistenz bist du eine zentrale Vertrauensperson im Hintergrund. Du sorgst für Ordnung, Verlässlichkeit und reibungslose Abläufe – und arbeitest dabei eng mit sensiblen Informationen den einzelnen Projektteams zu. Deshalb zählen für uns Loyalität, Verschwiegenheit, Verantwortungsbewusstsein und intrinsische Motivation als Grundvoraussetzung für eine Zusammenarbiet.

Aufgaben

Organisation & Bürostruktur

• Du hältst das Büro in einem klaren, strukturierten Zustand („Klar Schiff“)
• Ordnung, Ablage und eine saubere und freundliche Arbeitsumgebung sind für dich selbstverständlich
• Pflege und Weiterentwicklung der physischen und digitalen Ablagestrukturen

Post & Dokumentenmanagement

• Sichtung und Abholung der Post
• Scannen, Erfassen und strukturierte Ablage im DMS
• Sorgfältige Dokumentenablage und -bearbeitung, auch bei vertraulichen Inhalten, sowie Überwachung von Fristen

Versand & Logistik

• Vorbereitung und Versand von Briefen und Einschreiben
• Paketabwicklung und Postausgang
• Unterstützung bei Botengängen und Fahrdiensten

Unterstützung im Tagesgeschäft

• Einkauf von Büro- und Arbeitsmaterial
• Vorbereitung von Unterlagen und Besprechungen
• Verfassen einfacher Anschreiben nach Vorlage, Fertigstellen und Zuordnung von Protokollen
• Flexible Unterstützung bei administrativen Sonderaufgaben

Qualifikation

• Keine klassische 9-to-5-Erwartung – Flexibilität ist Teil der Rolle
• Hohe Loyalität und absolute Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Daten
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Eigenständiges Arbeiten und Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches, professionelles Auftreten

Benefits

• Teilzeit oder Vollzeit – flexibel gestaltbar
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit klarer Verantwortung
• Ein Umfeld, in dem Zuverlässigkeit und Diskretion zählen
• Sinnvolle Arbeit mit echtem Impact für Unternehmer
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen