Backoffice Manager (m/w/d)

talenthafen steht für Exzellenz im modernen Recruiting.
Wir sind eine strategische Beratung und ein Systemhaus für Arbeitgeberpositionierung und Personalgewinnung – mit technologischer Tiefe, klaren Systemen und operativer Umsetzungskraft.
Im DACH-Raum zählen wir zu den führenden Unternehmen in unserem Segment. Mittelständische und große Organisationen wie Audi, FRoSTA und die Sparkasse vertrauen auf unsere Expertise, wenn es darum geht, sich nachhaltig als relevanter und zukunftsfähiger Arbeitgeber zu positionieren.

Unser Anspruch ist es nicht, dem Markt zu folgen – sondern ihn aktiv mitzugestalten.

talenthafen ist Vorreiter in der Innovation des Recruitings.
Wir leben Fortschritt. Wir entwickeln eigene Systeme, implementieren Automatisierungen und integrieren künstliche Intelligenzen konsequent in unsere internen Prozesse und Kundenstrukturen. Dadurch schaffen wir skalierbare, messbare und nachhaltige Lösungen – und setzen neue Standards in der Branche.

Hinter diesem Anspruch steht ein starkes Fundament:
Ein Team von über 50 ambitionierten Persönlichkeiten, die unternehmerisch denken, Verantwortung übernehmen und sich kontinuierlich weiterentwickeln wollen. Auf mehr als 900 m² Bürofläche in Hamburg-Bahrenfeld entsteht täglich die nächste Stufe moderner Personalgewinnung - sowohl menschlich, als auch technisch.

Was uns besonders macht, ist nicht nur unsere Marktposition und Software, sondern die Qualität unseres Teams.

Wir arbeiten leistungsorientiert, professionell und mit klaren Standards. Hohe Ansprüche treffen bei uns auf hohe Wertschätzung: überdurchschnittliche Vergütung, echte Entwicklungsperspektiven und ein Umfeld, in dem Exzellenz gefördert wird.

Bei talenthafen arbeitest du nicht einfach in einem wachsenden Unternehmen.
Du wirst Teil einer Wachstumsstory mit klarer Vision und gestaltest aktiv die Zukunft der Recruiting-Branche im DACH-Raum.

Als Backoffice Manager bist du das organisatorische Herz von talenthafen. Du sorgst dafür, dass unser Büro nicht nur funktioniert – sondern sich auch gut anfühlt.

• Du übernimmst die ganzheitliche Organisation unseres Front- und Backoffice und bist erste Anlaufstelle für dein Team.
• Du stellst sicher, dass der Büroalltag reibungslos läuft – von Post und Bestellungen bis zu einem repräsentativen und strukturierten Arbeitsumfeld. Dabei übernimmst du selbstverständlich auch die alltäglichen Aufgaben, die ein Büro lebendig halten: Ordnung schaffen, nachbestellen, einkaufen gehen oder einfach selbst anpacken, wenn etwas erledigt werden muss.
• Du koordinierst externe Dienstleister wie Hausmeister, Handwerker oder Lieferanten zuverlässig und professionell.
• Du unterstützt die Geschäftsführung sowie HR, Finance und Operations im organisatorischen Tagesgeschäft.
• Du planst und koordinierst Termine, Meetings und Reisen und schaffst Klarheit in unseren Abläufen.
• Du organisierst interne Events und sorgst dafür, dass sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag an willkommen fühlen.
• Du pflegst und optimierst unsere Dokumenten- und Ablagestrukturen – digital wie physisch.
• Du denkst Prozesse weiter, recherchierst eigenständig und bringst Struktur in organisatorische Themen wie Compliance oder Arbeitssicherheit.

Du bist ein Mensch, der Verantwortung nicht scheut, sondern gerne übernimmt und es liebst, anderen das Arbeiten leichter zu machen.

• Du kommunizierst offen, empathisch und verbindlich und begegnest Menschen auf Augenhöhe.
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig – mit Blick fürs Detail und für das große Ganze.
• Du packst an, denkst mit und findest pragmatische Lösungen, statt Probleme zu verwalten.
• Du erkennst, was gebraucht wird, bevor es ausgesprochen wird, und setzt klare Prioritäten.
• Du bringst positive Energie mit, bist teamorientiert und servicegedacht.

Fachlich überzeugst du durch:

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office Management oder im administrativen Umfeld (von Vorteil)
• Gute MS-Office-Kenntnisse
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Warum talenthafen?

• Ein starkes, unterstützendes Team, das gemeinsam ambitionierte Ziele verfolgt
• Gutes Gehalt und ein klarer Karriereplan
• Ein Umfeld, in dem Lernen, Feedback und Weiterentwicklung wirklich gelebt werden
• Sehr spannende und bekannte Kunden wie Lorenz Bahlsen, ZF, UKE, McDonald’s, BoConcept u. v. m.
• Ein modernes, neues Office in Hamburg-Bahrenfeld – kreativ & professionell zugleich
• Strukturierte Einarbeitung & ehrliches Mentoring
• Offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege

Das bekommst du on top

• 500 € Gesundheitsbudget oder Zuschuss zum Wellpass
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• 50€ monatlich für deine Altersvorsorge
• MacBook – auch zur privaten Nutzung
• Regelmäßige Grill- & Teamabende (alle 2 Monate)
• Raum, um dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln
  ..und alles, was halt dazu gehört (Obstkorb & Co)

Klingt nach dem nächsten Schritt für dich?

Bring gemeinsam mit talenthafen den Recruiting-Markt in DACH aufs nächste Level - wir freuen uns auf deine Bewerbung oder deine direkte Nachricht.