Büro- und Workplace-Koordinator (m/w/d)

What to Expect

Als Büro- und Workplace-Koordinator spielst du eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung des effizienten Betriebs unseres Hauptsitzes. Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Gestaltung unseres Arbeitsplatzes, um sicherzustellen, dass unsere Kollegen ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld haben. Hier kannst du eigenständig viele Initiativen entwickeln und selbst umsetzen.

Zu deinen Aufgaben gehört es, ein Konzept zur Förderung des Mitarbeiterengagements und der Vernetzung zwischen unseren Teams zu entwickeln und umzusetzen. Außerdem bearbeitest du eingehende digitale und physische Post, leitest diese an interne Kollegen weiter und nimmst Kontakt mit Lieferanten und Behörden auf, um weitere Details zu bestimmten Anfragen zu sammeln. Darüber hinaus bist du für die Bearbeitung verschiedenster Rechnungen verantwortlich. Dazu erstellst du regelmäßige Auswertungen und kommunizierst diese mit internen Kollegen, um rechtzeitige Bearbeitung der eingehenden Post zu gewährleisten. Fließende Deutschkenntnisse sind für diese Position unerlässlich.

What You'll Do

• Du bist für die Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen und Meetings verantwortlich. Dazu verhandelst du Kosten mit externen Lieferanten.
• Du bist für die Arbeitsplatzverwaltung verantwortlich und stellst eine komfortable und produktive Arbeitsumgebung sicher. Außerdem überwachst und füllst du Büromaterial und andere wichtige Dinge auf, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
• Du identifizierst proaktiv Möglichkeiten zur Verbesserung des Arbeitsplatzes und der Mitarbeiterzufriedenheit, und setzt diese eigenständig um.
• Du erstellst regelmäßige Auswertungen, um den Fortschritt visibel zu machen. Du empfängst und verarbeitest sorgfältig eingehende digitale und physische Post. Du leitest die E-Mails an die entsprechenden internen Abteilungen und Kollegen weiter, stellst eine effiziente Kommunikation sicher und führst eine gute Dokumentation von ein- und ausgehender digitaler Post.
• Du nimmst Kontakt zu Lieferanten und Behörden auf, um notwendige Informationen im Zusammenhang mit eingehenden Postsendungen und Anfragen zu sammeln.
• Du arbeitest mit verschiedenen Teams und unseren externen Anbietern zusammen, um die Postverarbeitungsprozesse und den Arbeitsablauf zu optimieren.
• Du bearbeitest Rechnungen für verschiedene Dienstleistungen und Waren und achtest dabei auf Genauigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.

What You'll Bring

• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch.
• Du hast starke organisatorische Fähigkeiten und kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten und effektiv Prioritäten setzen.
• Du besitzt ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten für die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Parteien.
• Du besitzt Liebe zum Detail und achtest auf Genauigkeit in der Postbearbeitung und Rechnungsbearbeitung.
• Du bist proaktiv und hast einfallsreiche Fähigkeiten zur Problemlösung.
• Du gehst sicher mit digitalen Kommunikationsmitteln und Office-Software um (z.B. Outlook, Excel, Word).
• Du kannst idealerweise erste Erfahrung in der Postbearbeitung, Büroverwaltung oder einem verwandten Bereich vorweisen. Dies ist aber nicht zwingend erforderlich.

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