Executive Assistance (all gender)

Arbeitszeit: 35 Stunden pro Woche

Urlaubsanspruch: 30 Tage pro Jahr

Aufgabe:

• Disposition von Raumressourcen, Einladung von Teilnehmenden, Organisation von Bewirtung

• Eigenverantwortliche Organisation und Buchung von Reisen, deren akkurate Abrechnung sowie Abrechnungen von Tankbelegen und Ausgabequittungen

• Selbstständige, sachgerechte Erledigung von Korrespondenz, Ablage und Telefonaten

• Pflege der geschäftsführungsspezifischen Kundendaten

• Zeit- und sachgerechte Führung des Kalenders und von Wiedervorlagen

• Zusammenstellung und Versand von Vorlagen für Vorstand, Aufsichtsrat etc.

• Eigenverantwortliche organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Erstellung von Protokollen

• Professioneller Empfang sowie der Betreuung und Bewirtung von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden

Anforderungen:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Kenntnisse und Erfahrungen:

• in ob. gen. Aufgaben
• langjährige einschlägige Berufserfahrung im Geschäftsführungs-, Vorstandssekretariat o. ä.
• Relevante einschlägige Fortbildungen wünschenswert
• in MS Office
• in SAP
• Deutsch und Englisch verhandlungssicher
• schnelle Auffassungsgabe, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Bereitschaft sich neue Themen anzueignen und kostenbewusstes Handeln
• ausgeprägte Serviceorientierung, Qualitätsbewusstsein und Durchsetzungsfähigkeit
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• wertschätzende, teamfähige Persönlichkeit und ein hohes Maß an Resilienz