Executive Assistant & Project Manager (m/w/d)

Direkt an der Seite des Gründers | 35–40 Stunden | Raum Köln

Jede Bewerbung wird von einem Menschen gelesen!

Du arbeitest direkt mit dem Gründer und Podcast-Host zusammen. Du hilfst dabei, Ideen in tragfähige Entscheidungen und konkrete Ergebnisse zu übersetzen. Dabei kann es heute um die Planung eines neuen Retreat-Formats gehen, morgen um die technische Lösung für ein Medienprojekt und anschließend um den Launch eines neuen Produkts.

Diese Rolle ist keine klassische Assistenzposition mit einem festen, wiederkehrenden Aufgabenkatalog. Gesucht wird eine unternehmerisch denkende, digital versierte und verlässliche Persönlichkeit, die auch in unbekannten Situationen schnell Struktur schafft, sinnvolle Optionen entwickelt und Projekte nach gemeinsamer Abstimmung konsequent umsetzt.

Deine Aufgabe

Du sorgst dafür, dass aus Ideen, offenen Fragen und komplexen Vorhaben ein klarer nächster Schritt wird. Du musst nicht jede Antwort bereits kennen. Entscheidend ist, dass du die richtigen Fragen stellst, dich schnell in neue Themen einarbeitest, Optionen fundiert bewertest und Verantwortung für die Umsetzung übernimmst.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Ideen und neue Vorhaben strukturieren, relevante Fragen klären und konkrete Handlungsempfehlungen vorbereiten
• Projekte von der ersten Recherche bis zur Umsetzung koordinieren. Beispielsweise Events und Retreats, Produktlaunches, Medienprojekte oder neue Partnerschaften
• Zeitpläne, Budgets, Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und Risiken transparent machen und nachhalten
• geeignete Plattformen, Tools, Dienstleister und Kooperationspartner recherchieren, vergleichen und auswählen
• Angebote und Verträge organisatorisch begleiten, kommerzielle Risiken erkennen und offene Punkte rechtzeitig eskalieren
• externe Partner klar, verbindlich und professionell steuern
• geschäftliche Termine, Reisen, Informationen und Unterlagen organisieren
• mit Notion und anderen digitalen Werkzeugen einfache, belastbare Arbeitsstrukturen aufbauen
• KI- und Automatisierungstools pragmatisch einsetzen und bei Bedarf neue technische Lösungswege erschließen
• Léon eine ehrliche, begründete Gegenposition geben, wenn du Risiken, Widersprüche oder bessere Alternativen siehst

Wesentliche Entscheidungen zu Marke, Budget, Verträgen und Partnerschaften werden gemeinsam mit Léon getroffen. Nach der Abstimmung übernimmst du Verantwortung dafür, dass die vereinbarten Schritte verlässlich umgesetzt werden.

Was du mitbringst

• Du denkst unternehmerisch und interessierst dich nicht nur dafür, was möglich ist, sondern auch dafür, was sinnvoll, wirtschaftlich und realistisch ist.
• Du kannst unklare Aufgaben in Fragen, Optionen, Prioritäten und nächste Schritte übersetzen.
• Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und verbindlich, ohne für jeden Zwischenschritt eine detaillierte Anleitung zu benötigen.
• Du behältst bei mehreren parallelen Themen den Überblick und kommunizierst frühzeitig, wenn Entscheidungen oder Kurskorrekturen notwendig sind.
• Du recherchierst schnell und gründlich und kannst aus vielen Informationen eine klare Empfehlung ableiten.
• Du kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und bleibst auch in angespannten Situationen lösungsorientiert.
• Du kannst respektvoll widersprechen und deine Position nachvollziehbar begründen.
• Du bist digital sehr sicher. Erfahrung mit Notion, modernen KI-Werkzeugen und einfachen Automatisierungen ist von Vorteil. Du musst keine Softwareentwicklerin oder kein Softwareentwickler sein.
• Du kannst Verträge und Angebote mit kaufmännischem Blick lesen, kritische Punkte erkennen und weißt, wann spezialisierte Unterstützung erforderlich ist.

Besonders interessant kann dein Profil sein, wenn du bereits selbstständig gearbeitet, eigene Projekte aufgebaut oder in einer generalistischen Rolle eng mit einer Unternehmerpersönlichkeit zusammengearbeitet hast. Entscheidend ist jedoch nicht dein bisheriger Titel, sondern wie du denkst und handelst.

Die Rolle passt zu dir, wenn …

• du Abwechslung und neue Herausforderungen als Antrieb empfindest,
• du gerne Verantwortung übernimmst, auch wenn der Lösungsweg noch nicht feststeht,
• du sowohl strategisch denken als auch selbst operativ umsetzen möchtest,
• du Nähe, direktes Feedback und kurze Entscheidungswege schätzt,
• und du lieber Dinge voranbringst, als lediglich Aufgaben zu verwalten.

Die Rolle passt weniger gut, wenn du einen eng abgegrenzten Aufgabenbereich, dauerhaft planbare Routinen oder vollständig ausgearbeitete Briefings benötigst.

Rahmenbedingungen

• Umfang: 35–40 Stunden pro Woche
• Arbeitsort: überwiegend flexibel, mit der Möglichkeit schnell im Raum Köln sein zu können; idealerweise wohnst du höchstens etwa 45–60 Minuten entfernt
• Reisebereitschaft: etwa drei- bis viermal pro Jahr
• Start: 15.10.26 / 01.11.26
• Vertragsart: Festanstellung
• Vergütung: 42.000 – 54.000

Was dich erwartet

Eine ungewöhnlich vielseitige Rolle mit direktem Einfluss, kurzen Wegen und engem Einblick in den Aufbau neuer Projekte, Produkte und Formate. Der Verantwortungsbereich kann sich mit den Vorhaben weiterentwickeln. Mit wachsendem Vertrauen soll auch dein eigener Handlungsspielraum wachsen.

Bewerbung

Schick uns deinen Lebenslauf, ein Anschreiben und ein kurzes Vorstellungsvideo.

Im weiteren Auswahlprozess erwartet dich eine realistische, zeitlich begrenzte Case Study, die typische Situationen aus der Rolle aufgreift.

Gehalt: 42.000,00€ - 54.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

• Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice-Möglichkeit
• Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in Köln