Executive Assistant - Family Office

Über uns

Wir sind ein langjährig etabliertes, unabhängiges Single Family Office im Herzen der Stadt Zürich. Im Zentrum stehen die professionelle Führung des Family Office sowie die nachhaltige Bewirtschaftung des Anlagevermögens einer unternehmerisch geprägten Familie. Diskretion, Verlässlichkeit und eine langfristige Perspektive prägen unsere Arbeit.

Zur Verstärkung suchen wir eine integre, erfahrene und motivierte Persönlichkeit als Executive Assistant - Family Office (60 %). In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion stellen Sie eine professionelle Büroorganisation sicher und unterstützen den Verwaltungsratspräsidenten, der zugleich Vorsitzender der Geschäftsleitung ist, sowie die Geschäftsleitung in administrativen, finanziellen und organisatorischen Belangen.

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für eine effiziente Büroverwaltung und reibungslose administrative Abläufe im Family Office
• Führung und Koordination der Personal- und Finanzbuchhaltung sowie Zusammenarbeit mit externen Fachstellen in Abschluss-, Steuer- und Lohnfragen
• Führung des Verwaltungsratssekretariats: Sitzungsorganisation, Unterlagen, Protokolle, Beschlüsse und Pendenzen
• Administrative und koordinative Unterstützung in den Bereichen Liegenschaften, Versicherungen, Kasse und Wertschriften, Personalwesen und allgemeine Verwaltung
• Koordination mit Banken, Vermögensverwaltern, Versicherungen, Treuhändern und weiteren externen Partnern
• Aufbereitung von Finanz-, Liquiditäts- und Managementinformationen sowie Unterstützung bei Anlagekontrolle und Berichterstattung
• Selbständige Führung von Terminen, Korrespondenz, Dokumentation und Pendenzen sowie Unterstützung bei ausgewählten Familienangelegenheiten

Ihr Profil

• Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung; Weiterbildung im Finanz-, Rechnungswesen-, Banking- oder Treuhandbereich von Vorteil
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Office-Management- oder Koordinationsfunktion, idealerweise in einem Family Office, Treuhand-, Finanz- oder Vermögensverwaltungsumfeld
• Praxis in Finanz- und Personalbuchhaltung sowie gutes Verständnis für Finanzthemen, Wertschriften und administrative Prozesse
• Höchste Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude an einer zentralen Koordinationsfunktion mit vielfältigen Aufgaben
• Fliessende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Was Sie erwartet

Eine vielseitige Vertrauensposition mit hoher Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und Gestaltungsspielraum in einem langfristig ausgerichteten, persönlichen und professionellen Umfeld.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.