Executive Assistant (m/w/d)

Executive Assistant (m/w/d) – Schwerpunkt Marketing & Sales Management

Als Executive Assistant (m/w/d) arbeiten Sie eng mit dem CEO und der Geschäftsführung zusammen und übernehmen eine zentrale Rolle in der operativen Organisation und Weiterentwicklung des Unternehmens.

Der Schwerpunkt der Position liegt nicht ausschließlich auf klassischen Assistenzaufgaben, sondern insbesondere auf der Koordination und Umsetzung von Marketing- und Sales-Aktivitäten. Sie unterstützen den CEO im Tagesgeschäft, übernehmen organisatorische Aufgaben, koordinieren Projekte und sorgen dafür, dass Themen konsequent umgesetzt und nachverfolgt werden.

Gesucht wird eine motivierte, belastbare und eigenständig arbeitende Persönlichkeit, die nicht nur Aufgaben verwaltet, sondern mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Dinge aktiv vorantreibt.

Ihre Aufgaben

Marketing Management

• Unterstützung bei der Planung, Koordination und Umsetzung von Marketingmaßnahmen
• Organisation und Betreuung laufender Marketingkampagnen
• Koordination von Social Media, Newslettern, Promotions und weiteren Kommunikationsmaßnahmen
• Erstellung und Vorbereitung von Marketinginhalten, Präsentationen und Briefings
• Abstimmung mit internen Teams, Agenturen, Dienstleistern und externen Partnern
• Überwachung von Deadlines und laufenden Marketingprojekten
• Unterstützung bei der Analyse von Kampagnen und relevanten KPIs
• Recherche zu Märkten, Wettbewerbern, Trends und neuen Marketingmöglichkeiten
• Unterstützung bei der Entwicklung neuer Aktionen, Kampagnen und Vertriebsideen

Sales Management

• Unterstützung des CEO bei der Steuerung und Weiterentwicklung von Sales-Aktivitäten
• Recherche und Identifikation potenzieller Kunden, Partner und Geschäftsmöglichkeiten
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Sales-Kontakten und Leads
• Koordination von Kundenterminen und Geschäftsanfragen
• Erstellung und Vorbereitung von Angeboten, Präsentationen und Sales-Unterlagen
• Pflege von Kunden-, Partner- und Lead-Daten
• Konsequentes Nachhalten von offenen Angeboten, Gesprächen und Follow-ups
• Unterstützung beim Aufbau und bei der Optimierung strukturierter Sales-Prozesse
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Kunden, Partnern und operativen Teams

Executive Assistance & Organisation

• Direkte organisatorische und operative Unterstützung des CEO
• Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung laufender Aufgaben
• Terminplanung und Kalenderverwaltung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Erstellung von Präsentationen, Übersichten, Reports und Entscheidungsgrundlagen
• Bearbeitung und Koordination von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Organisation von Terminen, Reisen und externen Meetings
• Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage wichtiger Unterlagen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben des Tagesgeschäfts
• Koordination verschiedener Projekte und Überwachung von Deadlines
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen CEO, Mitarbeitern, Partnern und externen Dienstleistern
• Übernahme kurzfristiger und besonderer Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung

Ihr Profil

Für diese Position ist uns nicht entscheidend, ob Sie bereits mehrere Jahre Berufserfahrung mitbringen.

Erfahrung in den Bereichen Assistenz, Marketing, Sales, Business Development, Projektmanagement oder Office Management ist willkommen, aber keine Voraussetzung.

Viel wichtiger sind uns Ihre Motivation, Arbeitsbereitschaft und persönliche Einstellung.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die:

• eine hohe Eigenmotivation und ausgeprägte Leistungsbereitschaft mitbringt
• bereit ist, Verantwortung zu übernehmen und sich aktiv einzubringen
• nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern selbstständig mitdenkt und Lösungen sucht
• bereit ist, im entscheidenden Moment mehr zu leisten als das absolute Minimum
• zuverlässig ist und Aufgaben konsequent bis zum Abschluss verfolgt
• schnell lernt und sich eigenständig in neue Themen und Tools einarbeitet
• strukturiert arbeitet, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig anstehen
• eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit mit Genauigkeit und Verlässlichkeit verbindet
• offen und professionell kommuniziert
• pragmatisch, lösungsorientiert und hands-on arbeitet
• keine Scheu davor hat, Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen vorzubereiten
• Lust darauf hat, gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen und sich persönlich weiterzuentwickeln
• gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse mitbringt
• sicher mit digitalen Anwendungen umgehen kann und bereit ist, neue Systeme schnell zu erlernen

Berufserfahrung ist ein Plus – Einstellung, Motivation und Einsatzbereitschaft sind für uns wichtiger.

Was Sie bei uns erwartet

Sie erhalten einen direkten Einblick in zentrale Unternehmensbereiche und arbeiten eng mit dem CEO zusammen.

Die Position ist deutlich vielseitiger als eine klassische Assistenzfunktion. Sie arbeiten an Themen aus Marketing, Sales, Organisation, Projektmanagement und Unternehmensentwicklung und erhalten früh die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen.

Entscheidungswege sind kurz und gute Ideen können schnell umgesetzt werden.

Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld mit viel Eigenverantwortung, abwechslungsreichen Aufgaben und der Möglichkeit, fachlich sowie persönlich schnell zu wachsen.

Wenn Sie ambitioniert sind, schnell lernen, Verantwortung übernehmen möchten und bereit sind, mehr zu leisten als nur das Notwendige, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Gehalt: ab 3.000,00€ pro Monat

Leistungen:

• Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenlose Getränke
• Mitarbeiter-Rabatt
• Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
• Weiterbildungsprogramme

Berufserfahrung:

• Marketing: 1 Jahr (Wünschenswert)

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 60327 Frankfurt am Main