Executive Assistant (m/w/d)

Für ein Unternehmen in Bonn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit.

Gesucht wird ein echtes Organisationstalent, das selbstständig arbeitet, Verantwortung übernimmt und der Geschäftsführung im anspruchsvollen Tagesgeschäft zuverlässig den Rücken freihält. Dabei solltest du nicht nur organisatorisch stark sein, sondern auch eine ausgeprägte Technik- und IT-Affinität mitbringen und dich schnell in neue Systeme und digitale Prozesse einarbeiten können.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung
• Termin-, Kalender- und Meetingmanagement
• Vor- und Nachbereitung sowie Koordination von Terminen
• E-Mail- und Postfachmanagement
• Priorisierung und konsequentes Nachhalten von Aufgaben, Fristen und offenen Themen
• Organisation von Geschäftsreisen, Reisen, Veranstaltungen und internen Abläufen
• Durchführung kleiner Erledigungen
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Übersichten
• Kommunikation und Koordination mit Kunden, Geschäftspartnern und Dienstleistern
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse
• Selbstständige Übernahme kurzfristiger organisatorischer Aufgaben und Projekte
• Sicherer Umgang mit verschiedenen digitalen Tools und Systemen

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich , idealerweise als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine sehr strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Technik- und IT-Affinität
• Sicherer Umgang mit MS Office bzw. Microsoft 365 und digitalen Arbeitstools
• Fähigkeit, dich schnell und eigenständig in neue Programme und Systeme einzuarbeiten
• Proaktive Arbeitsweise: Du erkennst Aufgaben und Lösungen, bevor sie dir vorgegeben werden müssen
• Selbstbewusstes und professionelles Auftreten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsalltag Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten

Das erwartet dich

• Unbefristete Vollzeitposition
• Direkte und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum
• Abwechslungsreiche Aufgaben statt klassischer Sachbearbeitung
• Moderne, digitale Arbeitsweise
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Langfristige Entwicklungsperspektive

Klingt nach dir?

Du möchtest nicht nur Aufgaben abarbeiten, sondern mitdenken, organisieren und Verantwortung übernehmen? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Firmenhandy
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke
• Weiterbildungsprogramme