Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit

Du bist eine Executive Assistant und weißt, dass exzellente Assistenz weit über Terminorganisation und das Abarbeiten von Aufgaben hinausgeht? Du denkst voraus, setzt klare Prioritäten und behältst auch bei hoher Taktung und vielen parallelen Themen souverän den Überblick. Du arbeitest präzise und verbindlich, hältst offene Punkte konsequent nach und sprichst klar an, wenn Entscheidungen, Informationen oder Zuarbeiten fehlen. Dabei wartest du nicht darauf, gesteuert zu werden, sondern schaffst selbst Struktur, forderst Verbindlichkeit ein und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.

Holzhey-Consulting GmbH begleitet mittelständische Unternehmer bei der Weiterentwicklung ihrer Prozesse, Strukturen und Unternehmensführung. Damit unsere Geschäftsführung den Fokus auf die entscheidenden Themen richten kann, suchen wir eine souveräne Assistenzpersönlichkeit, die Verantwortung für ihren Bereich übernimmt und für verlässliche Abläufe sorgt. Wenn ein Thema bei dir liegt, ist es organisiert, nachgehalten und zuverlässig abgeschlossen.

• Eigenständige und vorausschauende Strukturierung des Geschäftsführeralltags (KI gestützt)

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung mit dem Anspruch, stets den Überblick zu behalten und den Rücken zuverlässig freizuhalten

• Professionelle Steuerung komplexer Kalender, Termine und Prioritäten

• Konsequentes Nachhalten von Aufgaben, Fristen, Wiedervorlagen und getroffenen Entscheidungen

• Priorisierung eingehender Themen sowie frühzeitiges Erkennen von Engpässen und Handlungsbedarf

• Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Unterlagen, Entscheidungsgrundlagen und nächsten Schritten (mittels Automationen und KI gestützt)

• Strukturierte Aufbereitung relevanter Informationen und Sicherstellung eines verlässlichen Informationsflusses

• Souveräne Koordination und Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern

• Eigenständige Planung und Organisation von Geschäftsreisen, Terminen und Events

• Anwendung, Pflege und konsequente Weiterentwicklung verlässlicher Abläufe, Standards und Checklisten

• Klare Kommunikation und konsequentes Einfordern fehlender Informationen, Entscheidungen und Zuarbeiten

• Sicherstellung einer sauberen Dokumentation und zuverlässigen Ablage relevanter Vorgänge

• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder persönliche Assistenz auf Führungsebene

• Erfahrung in der direkten und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit Geschäftsführern, Unternehmern oder Führungskräften

• Ausgeprägte Belastbarkeit, Souveränität und Durchsetzungsfähigkeit – auch in einem anspruchsvollen und dynamischen Arbeitsumfeld

• Sehr hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

• Präzise, gewissenhafte und detailorientierte Arbeitsweise mit hohem QualitätsanspruchKlare und professionelle Kommunikation sowie die Sicherheit, auch gegenüber Führungskräften verbindlich aufzutreten

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Organisations- und Kommunikationstools

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

✅ Krisensicherer Arbeitsplatz mit Zukunftsperspektiven

🤩 Selbstständiges Arbeiten und ein eigener Verantwortungsbereich

💪 Arbeiten in einem professionellen, stabilen und nachhaltig denkenden Team

➡️ enorme Weiterentwicklung durch Anwendung moderner KI Lösungen und agentischem Arbeiten

💻 Vollausstattung wie Notebook, Handy und ein ergonomischer Arbeitsplatz

👍 Faire und offene Kommunikation durch flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

➡️ Überdurchschnittliche und sichere Vergütung

🚀 Auf deine Stärken abgestimmtes individuelles Entwicklungsprogramm, intensive Einarbeitung, darüber hinaus --> bezahlen wir deine Weiterbildungen

➡️ kostenlose Heiß- und Kalt-Getränke, sowie Obst vor Ort und viele weitere Benefits

Diese Rolle ist für Menschen, die Assistenz nicht als Zwischenstation, sondern als anspruchsvolle und professionelle Aufgabe verstehen.

Wenn du bereits auf Geschäftsführungs- oder Führungsebene gearbeitet hast und deine Stärke darin liegt, Komplexität zu ordnen, Klarheit zu schaffen und auch in anspruchsvollen Situationen souverän aufzutreten, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Du erkennst dich in diesem Profil wieder? Dann möchten wir dich kennenlernen – bewirb dich direkt mit deinem Lebenslauf.