Executive Assistant to CEO (m/w/d)

WER WIR SIND

Wir bei NOVAFON stellen Medizinprodukte her, um Schmerzen zu lindern, die Muskulatur zu entspannen und die Lebensqualität zu steigern.

In Weinstadt bei Stuttgart haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, mit dem NOVAFON Schallwellengerät – einem qualitativ hochwertigen Medizinprodukt „Made in Germany“ – einer der innovativsten und patientenorientiertesten Anbieter in der Therapiebranche zu werden.

Wir sind rund 70 Menschen: dynamisch unterwegs, vielseitig interessiert und weiter am Wachsen. Lass uns gemeinsam unsere Vision die Lebensqualität für Menschen zu verbessern für alle vorantreiben und verstärke unser Team als Executive Assistant to CEO (m/w/d).

DEINE ROLLE

Als Executive Assistant to CEO (m/w/d) arbeitest du als rechte Hand direkt mit unserem CEO und dem Management Team zusammen und hältst uns aktiv den Rücken frei – mit strategischem Weitblick, operativer Exzellenz und absoluter Diskretion. Du bist Strukturgeber:in, erkennst Muster, denkst zwei Schritte voraus und sorgst dafür, dass gute Ideen auch umgesetzt werden. Vor allem aber, bist du mit Spaß dabei und immer für eine Schandtat bereit.

Dein Impact für den CEO:

• Inbox = Zero ist für dich kein Traum, sondern System: du sortierst, priorisiert und bearbeitest Emails eigenständig.
• Du priorisierst gnadenlos – und schützt den Fokus.
• Du orchestrierst den Kalender, koordinierst Termine und schaffst Synergien.
• Du lieferst das tägliche Morning Briefing:
  • Was ist heute wirklich relevant?
  • Wo braucht es Entscheidungen?
  • Relevante Unterlagen? Check!
• Du bereitest Meetings so vor, dass sie Output liefern – nicht nur Gespräche.
• Du positionierst den CEO auf LinkedIn: smart, professionell, authentisch und mit einem Augenzwinkern und managest seine Inbox

Dein Impact für das Management-Board:

• Du analysierst Daten und erkennst, was sie wirklich bedeuten.
• Du bereitest Markt- und Wettbewerbsanalysen auf.
• Du baust Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen auf, die Klarheit schaffen.
• Du steuerst operativ unser Governance-Setup (Meetings, Struktur, Prozesse).
• Du sorgst dafür, dass Strategie nicht im Alltags-Nirvana untergeht.

DEIN PROFIL

• Studium (Bachelor), idealerweise Wirtschaft, BWL oder vergleichbar
• Sehr starke MS-Office-Skills (PowerPoint, Excel)
• Projektmanagement-Tools sind für dich Alltag
• Du nutzt KI-Tools wie ChatGPT, Claude & Canva produktiv
• Du bewegst dich nativ in der Social Media- und LinkedIn-Landschaft (Profilpflege, Content, Positionierung)
• Du verfügst über fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

UNSERE BENEFITS

• Werde Teil eines stark wachsenden Unternehmens mit Start-up-Flair, Duz-Kultur und flachen Hierarchien

• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein jährliches Weiterbildungsbudget

• Erlebe selbst hautnah, wofür du arbeitest – mit attraktiven Mitarbeiterrabatten auf unsere Produkte

• Umweltfreundlicher Arbeitsweg dank Dienstrad-Leasing

• Regelmäßige Teamevents und gemeinsame sportliche Aktivitäten

• Ein neu gestaltetes Office mit kostenlosen Getränken, Snacks und eigenem Koch, der unser leckeres und bezuschusstes Mittagessen zubereitet

• Bis zu 10 Tage im Jahr aus dem Ausland arbeiten mit unserem Workation-Modell

• 30 Tage Jahresurlaub + 20 Tage Flexcation(bei einer 5-Tage-Woche), Gleitzeitregelung sowie Homeoffice-Option

  Wir freuen uns auf deine Bewerbung!