Fachbereichsassistenz Operations (m/w/d)

Beschreibung Wir bei West sind ein engagiertes Team, das durch das Ziel verbunden ist, das Leben von Patienten zu verbessern, die seit mehr als einem Jahrhundert im Mittelpunkt unseres Unternehmens stehen. Unsere Geschichte begann, als Herman O. West während des zweiten Weltkriegs das Problem löste, der US-Regierung Penicillin in großen Mengen zu liefern. Durch unsere Arbeit, täglich Tausende von lebensrettenden und lebensverbessernden injizierbaren Medikamenten an Millionen von Patienten zu liefern, hat Wests unauslöschlicher Einfluss auf die Gesundheitsbranche gerade erst begonnen. Unsere Geschichte begann mit einem Namen. Wie wird Ihr Name unsere Zukunft mitgestalten?

Es gibt keinen besseren Ort, um sich einer integrativen Gemeinschaft von Fachleuten anzuschließen, die Möglichkeiten für lebenslanges Lernen, Wachstum und Entwicklung bietet. Mithilfe von Leistungsprogrammen fördern wir die körperliche, geistige, emotionale und finanzielle Gesundheit unserer Teammitglieder und ihrer Familien.

Wir glauben daran, den Bedürftigen in den Gemeinden, in denen wir leben und arbeiten, zu helfen. Und wir engagieren uns gleichermaßen für eine gesündere Umwelt und einen gesünderen Planeten durch unsere Bemühungen um Nachhaltigkeit.

Es wird keine Umzugsunterstützung für diese Position angeboten.

Dies ist eine Position, die eine Anwesenheit vor Ort erfordert.

Vertragsdetails: Vollzeit, unbefristet

Jobzusammenfassung Die Fachbereichsassistenz Operations (m/w/d) unterstützt den Produktionsleiter bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Tagesgeschäft. Ziel der Position ist es, einen reibungslosen Informationsfluss, effiziente Abläufe und eine strukturierte Unterstützung der Produktionsleitung sicherzustellen.

Die Tätigkeit findet überwiegend im administrativen Umfeld der Produktion statt, mit regelmäßiger Nähe zu produktionsnahen Bereichen. Die Position erfordert ein gutes Verständnis für operative Abläufe sowie die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld strukturiert und lösungsorientiert zu arbeiten.

Wesentliche Pflichten und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung des Produktionsleiters bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung operativer Themen
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Terminen und Produktionsrunden
• Erstellung, Pflege und Nachverfolgung von Protokollen, Maßnahmenlisten und Statusübersichten
• Aufbereitung von Kennzahlen, Auswertungen und Präsentationen für die Produktionsleitung
• Unterstützung bei der Kommunikation zwischen Produktion, Qualität, Logistik, Technik, HR und weiteren Schnittstellen
• Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Berichten und internen Unterlagen
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Eskalationen und Maßnahmen aus Produktionsmeetings
• Unterstützung bei der Schicht-, Urlaubs- oder Ressourcenplanung, sofern erforderlich
• Mitarbeit bei der Verbesserung administrativer Abläufe innerhalb der Produktion
• Unterstützung bei internen Audits, Schulungen und Dokumentationsanforderungen
• Organisation von Besucherterminen, internen Veranstaltungen oder Abstimmungsterminen im Produktionsumfeld
• Sicherstellung eines strukturierten Ablage- und Informationsmanagements
• Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Produktionsleitung

Ausbildung

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine ähnliche Qualifikation

Berufserfahrung

• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem international agierenden Unternehmen

Bevorzugte Kenntnisse,Fähigkeiten und Fertigkeiten

• Teamfähigkeit und serviceorientierte Denkweise
• Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gutes Organisations- und Planungsvermögen sowie Spaß an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Hierarchieebenen und Schnittstellen
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben termingerecht nachzuverf
• Fundierte Kenntnisse in MS-Office und Kenntnisse in SAP sind wünschenswert
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Entgelttransparenz Die jährliche Grundgehaltsspanne für diese Position beträgt €39.864,00 bis €50.736,00. Die angestrebte Gesamtvergütung wird anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien festgelegt, darunter relevante Berufserfahrung, Qualifikationen, Fähigkeiten, Marktvergleichsdaten, geografischer Standort sowie Umfang und Verantwortungsbereich der Position.

Für diese Position kann zusätzlich eine variable Vergütung sowie die Teilnahme an weiteren Vergütungsprogrammen vorgesehen sein, entsprechend den Bedingungen der im jeweiligen Beschäftigungsland geltenden Vergütungspläne. Darüber hinaus sind Mitarbeitende berechtigt, an den für ihren Standort und ihren Beschäftigungsstatus geltenden Zusatzleistungen (Benefits) und Gesamtvergütungsprogrammen des Unternehmens teilzunehmen.

West setzt sich für Vielfalt und Chancengleichheit ein. Wir fördern ein Umfeld, in dem alle Menschen sicher sind, fair behandelt, geschätzt und respektiert werden. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Geschlecht, Sexualität, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Veteranenstatus, Behinderungsstatus oder anderen gesetzlich geschützten Eigenschaften. Soweit gesetzlich zulässig, ist eine Beschäftigung bei West Pharmaceutical Services, Inc. oder einem seiner Tochter- oder Partnerunternehmen von der zufriedenstellenden Durchführung eines Hintergrundscreenings.

Über West

Das Jahr 2023 markiert den 100-jährigen Meilenstein der Innovation von West und die entscheidende Rolle, die West weiterhin im Gesundheitswesen und bei der Patientenversorgung spielt. Mit 10.000 Teammitgliedern an 50 Standorten auf der ganzen Welt liefert West jedes Jahr über 47 Milliarden Komponenten und Geräte. West mit Hauptsitz in Exton, Pennsylvania, erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2022 einen Nettoumsatz von 2,89 Milliarden US-Dollar. West wird an der New Yorker Börse (NYSE: WST) gehandelt und ist im Standard & Poor's 500 Index enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter www.westpharma.com .