HR & Office Coordinator (m/w/d)

Deine Rolle

Du übernimmst Aufgaben in der operativen Personalarbeit, koordinierst organisatorische sowie administrative Themen und sorgst dafür, dass Prozesse zuverlässig, sorgfältig und effizient umgesetzt werden.

Dabei arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung und Executive Assistance zusammen. Du übernimmst klar definierte Verantwortungsbereiche selbstständig, bereitest Entscheidungen sorgfältig vor und stimmst Dich bei übergeordneten Personalthemen mit uns ab.

Neben der verlässlichen Personaladministration erhältst Du Raum, Abläufe zu verbessern und definierte Themen eigenständig voranzubringen. Erste Berührungspunkte mit arbeitsrechtlichen Fragestellungen sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung. Wichtig ist uns, dass Dir die grundlegenden Abläufe der operativen Personalarbeit vertraut sind und Du bereit bist und Freude daran hast, Dich bei Bedarf sorgfältig in arbeitsrechtliche Themen einzuarbeiten.

Du bringst bereits schwerpunktmäßig Erfahrung in der Personaladministration mit, arbeitest gerne eigenverantwortlich und hast Freude an einer vielseitigen Rolle? Dann könntest Du genau die Person sein, die wir suchen.

Deine Aufgaben

HR & Personaladministration

• Betreuung und Weiterentwicklung operativer HR-Prozesse entlang des gesamten Employee Lifecycles - vom Eintritt über die laufende Personaladministration bis zum Austritt
• Vorbereitung und Koordination personalrelevanter Themen wie Vertragswesen, Payroll, Arbeitszeiterfassung, Fehlzeiten, Fristen und Nachweise
• Digitalisierung, Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung unserer HR-Prozesse und -Systeme
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung unserer HR-Strukturen und -Instrumente, zum Beispiel bei Rollen- und Entwicklungsmodellen, Benefits, betrieblicher Altersvorsorge und zukünftigen Personalbedarfen
• Mitwirkung bei arbeitsrechtlichen und personalorganisatorischen Fragestellungen sowie bei Schulungen und Pflichtunterweisungen - in Abstimmung mit der Geschäftsführung und internen oder externen Fachstellen

Office & Organisationsmanagement

• Koordination und eigenständige Weiterentwicklung der organisatorischen und administrativen Abläufe am Standort Bienenbüttel, in enger Abstimmung mit den weiteren Unternehmensstandorten
• Organisation des laufenden Standortmanagements einschließlich externer Dienstleister, Instandhaltungsmaßnahmen sowie wiederkehrender Wartungs- und Prüftermine
• Koordination und Nachverfolgung administrativer Themen wie Dokumentenmanagement, Termine, Fristen, Übersichten und interne Verwaltungsprozesse
• Mitwirkung bei standortübergreifenden Aufgaben, internen Projekten, Veranstaltungen und Sonderthemen sowie bei der Weiterentwicklung gemeinsamer Abläufe und Strukturen

Dein Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit HR-Bezug oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens drei Jahre praktische und nachweisbare Berufserfahrung in der operativen Personaladministration, idealerweise in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen
• Freude an der operativen Personalarbeit, an der Zusammenarbeit mit Menschen sowie die Bereitschaft, auch organisatorische und standortbezogene Themen zu übernehmen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit gegenüber neuen digitalen Tools, Cloud-Anwendungen und KI-gestützten Arbeitsweisen
• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit HR-Systemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil

Was dich auszeichnet:

• Du denkst mit, handelst eigenständig und übernimmst Verantwortung für Deine Aufgaben
• Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick und arbeitest strukturiert, sorgfältig und verbindlich
• Du bringst Organisationsgeschick, einen guten Blick fürs Detail und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit
• Du kommunizierst offen, arbeitest gerne mit unterschiedlichen Persönlichkeiten zusammen und schätzt ein vertrauensvolles Miteinander
• Du bringst Dich aktiv mit Ideen ein und hast Freude daran, Abläufe und Prozesse gemeinsam weiterzuentwickeln.

Was dich bei uns erwartet

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Executive Assistance
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit klar definierten Verantwortungsbereichen und Raum für eigene Ideen
• Kurze Entscheidungswege und pragmatische Lösungen
• Ein wertschätzendes, familiäres Umfeld
• Flexible Arbeitszeiten
• Langfristige Entwicklungsperspektive innerhalb eines wachsenden Unternehmens
• 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und BusinessBike.
• Hybrides Arbeiten sowie kostenlose Versorgung mit unseren Produkten, Getränken und Kaffee im Büro.

Klingt gut?Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.