Kaufmännische Assistenz / Mitarbeiter Backoffice (m/w/d) in Teilzeit

Die RV-Tech GmbH ist ein dynamisches, stark wachsendes Unternehmen im Bereich der professionellen Reinigungsrobotik. Wir vertreiben und betreuen modernste autonome Serviceroboter für gewerbliche Kunden in der EU. Um unserer Geschäftsführung und dem stark ausgelasteten Vertriebs- und Technikteam den Rücken freizuhalten, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, erfahrene und verlässliche kaufmännische Unterstützung im Herzen unseres Büros.

Aufgaben

Ihr Aufgabenbereich – Vielseitig und eigenverantwortlich

• Auftragsabwicklung & Logistik: Sie betreuen und pflegen die eingehenden Kundenaufträge in unserem zentralen ERP-System (Odoo). Sie erstellen Lieferscheine sowie Ausgangsrechnungen und koordinieren den reibungslosen Versand mit unseren Logistik-Dienstleistern.
• Finanz- & Leasingadministration: Sie übernehmen die komplette Abwicklung unseres Kunden-Leasings über Online-Portale (z. B. Mercator) inklusive der Vertragserstellung und Dokumentenprüfung. Zudem steuern Sie den Factoring-Prozess (ABS), fordern Limits an und laden Rechnungen mitsamt Ablieferbelegen hoch.
• Vorbereitende Buchhaltung & Stammdaten: Sie pflegen sorgfältig Kunden- und Systemstammdaten, bereiten die wöchentlichen Zahlläufe für die Geschäftsführung vor, führen ein strukturiertes, routiniertes Mahnwesen und agieren als direkte Schnittstelle zu unserem Steuerberater.
• Büroorganisation & operatives Schnittstellenmanagement: Sie unterstützen administrativ beim Mitarbeiter-Onboarding (z. B. Beschaffung von Hardware und Zugangsanforderungen) und koordinieren den Fuhrpark (z. B. Mietfahrzeuge für Techniker). Im Falle von Sachschäden übernehmen Sie die strukturierte Abwicklung mit unseren Versicherungen.

Qualifikation

Ihr Profil – Souverän und praxiserprobt

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige, fundierte Berufserfahrung im kaufmännischen Backoffice, im Vertriebsinnendienst oder in einer Assistenzfunktion mit.
• Sie zeichnen sich durch eine sture Genauigkeit bei Prozessen aus – Fristen, Datenqualität (ERP) und wiederkehrende kaufmännische Routinen sind bei Ihnen in den besten Händen.
• Sie besitzen eine hohe digitale Affinität und haben idealerweise bereits mit modernen ERP-Systemen (wie Odoo) sowie gängigen kaufmännischen Portalen gearbeitet.
• Ein souveränes, freundliches Auftreten am Telefon sowie Durchsetzungsstärke im Mahnwesen runden Ihr Profil ab.

Benefits

Was wir Ihnen bieten

• Eine unbefristete, krisensichere Anstellung in einem zukunftsorientierten High-Tech-Wachstumsmarkt.
• Eine flexible Aufteilung der 25 Wochenstunden nach Absprache.
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine vertrauensvolle, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Eine gründliche Einarbeitung in unsere Systeme und Prozesse.

Wenn Sie eine gestandene kaufmännische Persönlichkeit sind, die Struktur in ein agiles Umfeld bringt und aktiv zum Unternehmenserfolg beitragen möchte, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.