Office- & Backoffice-Management (m/w/d)

Montagmorgen, 8:15 Uhr. Drei Rechnungen sind noch offen, ein Mandant braucht bis Mittag seine Unterlagen, das Telefon klingelt, und irgendwo liegt ein Vertrag, den heute jemand unterschreiben muss. Bei uns geht es um Unternehmer in Krisen. Für sie zählt jeder Tag. Deshalb suchen wir den Menschen, der dafür sorgt, dass bei uns im Hintergrund alles läuft, dass Dinge nachgehalten werden – und dass sie fertig werden.

Wer wir sind: Die UKMC eG begleitet seit über 20 Jahren Unternehmerinnen und Unternehmer durch Krise, Sanierung und Neustart: Insolvenzverfahren, Eigenverwaltung, StaRUG, Beratung und Mentoring. Gegründet von Ulrich Kammerer, „dem Unternehmer-Retter“. Ein kleines Team in Ettlingen, kurze Wege, viel Verantwortung, klare Haltung: Wir lassen niemanden allein.

Aufgaben

Kaufmännische Prozesse im Griff haben

• Rechnungen, Zahlungseingänge und offene Posten im Blick behalten, Mahnläufe begleiten

• Belege vorbereiten und mit Buchhaltung und Steuerberatung zusammenarbeiten

• Verträge, Vollmachten und Unterschriften nachhalten, bis alles vollständig ist

• Fristen und Wiedervorlagen verlässlich führen und nachhalten: bei Mandanten, Partnern und im eigenen Team – freundlich, aber hartnäckig, bis die Sache erledigt ist

Das Büro neu ordnen

• Abläufe, Ablage und Zuständigkeiten aufräumen und so einrichten, dass sie dauerhaft halten

• Unsere digitalen Werkzeuge (CRM, Buchhaltung, Dokumentenablage, Aufgabenplanung) sauber nutzen und mitgestalten

• Checklisten und kurze Anleitungen schreiben, damit Wissen nicht an einer Person hängt

Die gute Seele sein

• Erste Ansprechperson für Mandanten, Partner und Team – am Telefon, per Mail und vor Ort

• Ulrich Kammerer und das Team organisatorisch entlasten: Termine, Reisen, Korrespondenz

• Den Überblick behalten, wenn es hektisch wird, und freundlich bleiben, wenn es ernst ist

Qualifikation

Was Sie mitbringen

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Office- oder Backoffice-Management

• Sicherheit mit Zahlen, Rechnungen und offenen Posten

• Freude an Ordnung und den Ehrgeiz, Dinge nachzuhalten und abzuschließen, statt sie liegen zu lassen

• Sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen; Erfahrung mit CRM- oder Buchhaltungssoftware ist ein Plus

• Gutes Deutsch in Wort und Schrift, Diskretion und ein ruhiges Auftreten

• Herz: Unsere Mandanten stecken oft in der schwersten Phase ihres Berufslebens. Ein freundliches Wort am Telefon macht für sie einen Unterschied.

Benefits

Was wir bieten

• Eine Aufgabe mit Sinn: Ihre Arbeit hilft Unternehmern, ihren Betrieb und ihre Existenz zu retten

• Gestaltungsspielraum: Sie bauen das Büro so auf, wie es gut funktioniert – mit unserer Rückendeckung

• Ein kleines, engagiertes Team und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

• Moderne digitale Ausstattung und kurze Entscheidungswege

• Arbeitsplatz in Ettlingen, Pforzheimer Straße 134

So bewerben Sie sich: Schicken Sie uns Ihren Lebenslauf und ein paar Sätze dazu, warum Sie Ordnung lieben, dranbleiben und Dinge gern fertig machen. Ein klassisches Anschreiben brauchen wir nicht. Nennen Sie uns gern Ihren frühestmöglichen Starttermin und Ihre Gehaltsvorstellung.

Wir freuen uns auf Sie.