Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen?

Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss?

Dann passt diese Rolle zu dir.

Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation.

Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.

Aufgaben

Office- & Team-Support

• Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
• Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
• Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
• Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
• Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement

HR & Teamevents

• Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
• Organisation von On- und Offboardings
• Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events

Marketingunterstützung

• Pflege der Website (WordPress)
• Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
• Pflege des CRM-Systems

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
• Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher
• Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
• Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
• Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte

Benefits

Was dich bei Wonderwerk erwartet

• Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
• Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt – inklusive Office-Hund
• Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation

Rahmenbedingungen:

• All-In Vertrag (Vollzeit auf Basis von 40h) mit einem Jahresbruttogehalt von EUR 44.800
• Das Gehalt wird abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Passung individuell festgelegt und kann bei entsprechender Eignung über dem vorgesehenen Rahmen liegen.
• Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)

Unsere Kultur

Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch.

Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden.

Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.

Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?