Office Coordinator (Teilzeit 20h)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen engagierten Office & Fleet Coordinator (m/w/d) in Teilzeit (20 Stunden/Woche) für unseren Standort in Hanau. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie organisatorische, administrative und koordinative Aufgaben und tragen zu einem reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft bei. Über uns: Heilind ist der größte Distributor von Steckverbindern in den USA und ein sehr erfolgreiches, international tätiges mittelständisches Unternehmen, das sich auf den Vertrieb hochwertiger elektronischer Komponenten (u.a. Steckverbinder, Schalter, Relais, Sensoren und Beschriftungstechnik) spezialisiert hat. Heilind wurde 1974 von Bob Clapp gegründet und befindet sich immer noch in Privatbesitz. Über 2.000 Mitarbeiter in 40 Niederlassungen weltweit sind unser Bindeglied zu unseren Kunden und Herstellern und wir wachsen weiter.

Ihre Aufgaben

• Office Management: Betreuung des Empfangs im Standort Hanau, Registrierung und Begrüßung aller Gäste, Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen und Ansprechpartner sowie Unterstützung bei der Orientierung innerhalb des Unternehmens. Unterstützung bei Bürobestellungen.
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung der Firmenfahrzeuge, Koordination von Wartungen sowie Optimierung der Fahrzeugnutzung für die Mobilitätsbedürfnisse der Mitarbeitenden.
• Vertrags- und Facility Management: Betreuung von Dienstleistern sowie Bearbeitung standortbezogener Themen zur Sicherstellung effizienter Büroabläufe (u. a. Reinigung, Energieaudits sowie nach erfolgreicher Einarbeitung Betreuung von Mietverträgen).
• Unterstützung im Travel- & Hotelmanagement: Organisation und Koordination von Geschäftsreisen und Hotelbuchungen, insbesondere für größere Veranstaltungen, unter Berücksichtigung kosteneffizienter und reibungsloser Abläufe. Koordination von Besuchen aus den USA sowie Dienstreisen von Heilind Europe in die USA. Sicherstellung eines reibungslosen Reiseablaufs für ein- und ausreisende Mitarbeitende.
• Mitarbeit an Projekten: Unterstützung bei Projekten zur Verbesserung der Unternehmensqualität sowie bei Sonderprojekten, z. B. Verwaltung und Dokumentation von Verträgen mit Kunden und Lieferanten sowie Unterstützung bei Auditvorbereitungen.

Ihr Profil

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit zur effektiven Kommunikation mit Mitarbeitenden und Management
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Kenntnisse im Bereich Fuhrpark- und Office-Management
• Hohes Maß an Integrität und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Ausgeprägte kundenorientierte und freundliche Arbeitsweise

Was wir bieten

• Unbefristete Festanstellung mit attraktivem Gehalt
• Umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten: Onboarding-Woche, laufende Schulungen sowie Zugang zu unserer Multilife E-Learning-Plattform zur persönlichen Weiterentwicklung
• Internationale Projekte und Entwicklungsmöglichkeiten
• Heilind Welcome Package und Benefits ( z.B. Edenred-Card )
• Bonusprogramm für Mitarbeiterempfehlungen
• Eine sichere Position in einem Unternehmen mit nahezu 50 Jahren Markterfolg

Die Vielfalt unserer Mitarbeitenden mit ihren unterschiedlichen Erfahrungen, Kompetenzen und Perspektiven gehört zu unseren wichtigsten Werten. Deshalb begrüßen wir alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht oder Geschlechtsidentität, Alter, kulturellem und sozialem Hintergrund, ethnischer Herkunft oder Hautfarbe, körperlichen oder geistigen Fähigkeiten sowie sexueller Orientierung.