Office Management (m/w/d)

Wir sind eine dynamische Berliner Veranstaltungsagentur und realisieren seit über fünfzehn Jahren erfolgreiche Live-Events – von Comedy, Kabarett bis hin zu Lesungen und besonderen Formaten, wie z. B. der Titanic-Ausstellung – mit besonderem regionalem Schwerpunkt in Berlin & den neuen Bundesländern. Wir kombinieren Eventproduktion, technisches Management und Ticketing unter einem Dach – vom Konzept bis zur Umsetzung vor Ort. Mit über 600 Shows jährlich stehen wir für Leidenschaft, Professionalität und unvergessliche Momente.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir:

Office Management (m/w/d)

Voll- bzw. Teilzeit Mind. 30h/Woche Berlin Bereich Office-/Assistenzbüro ab sofort

Dein Aufgabenbereich:

Als Teammitglied und Zusammenarbeit mit der Assistenz bzw. der Geschäftsleitung übernimmst Du u.a. diese Aufgaben:

· Selbstständige und zuverlässige Bearbeitung aller organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft u. a.:

• ….
• Elektronischer Rechnungseingang mit Autoclick und Windream
• Unterstützung und Zuarbeit anderer Abteilungen z.B., Rechnungseingangsprüfung und Zuweisung von Projektnummern und Rechnungsprüfung
• Koordination von turnusmäßigen Materialbestellungen für Veranstaltungsproduktionen
• Zuarbeit Veranstaltungsprogramm - Eventbrain

o Reisebuchungen für die Geschäftsführung

o Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern

· Allgemeine Büroorganisation und Abwicklung des Backoffice u. a.

• Besucherbetreuung, Telefonzentrale
• Allgemeine Büroorganisation
• Postein- und Ausgangsbearbeitung
• Büromaterial-, Getränke- und Lebensmittelverwaltung
• Verwaltung von Terminen und Besprechungen sowie Vorbereitung von Meetingräumen

o mündliche sowie schriftliche Korrespondenz

o Organisation von Veranstaltungen im Büro

o Zuarbeit der Geschäftsführung bei externen Besprechungen

o Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen Aufgaben

Das bringst Du mit:

· Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung o.ä.

· Idealerweise Berufserfahrungen im Bereich Assistenz, Sekretariat, Office Management oder einem vergleichbaren Bereich

Ø Quereinsteiger sind willkommen!

· Organisationsstärke und serviceorientiertes Denken

· Zuverlässige, strukturierte, gewissenhafte und proaktive Arbeitsweise und Hands-On Mentalität

· Offenes Wesen und gute Kommunikationsfähigkeit

· Sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift

· Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

· Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel)

Warum d2mberlin?

Kultur mitgestalten

Wir bringen tagtäglich und deutschlandweit großartige Künstler:innen auf die Bühne – und schaffen echte Erlebnisse für unser Publikum.

Verantwortung ab Tag 1

Bei uns bist du nicht „nur dabei“ – du gestaltest aktiv mit. Ideen sind nicht nur erlaubt, sondern gewünscht.

Teamspirit & kurze Wege

Wir arbeiten pragmatisch, direkt und auf Augenhöhe – mit flachen Hierarchien und viel Vertrauen.

Abwechslung garantiert

Kein Tag ist wie der andere: Tourplanung, Veranstaltungslogistik, technische Umsetzung, Ticketing, Kommunikation, Künstlerbetreuung – bei uns lernst du die ganze Eventwelt kennen.

Das findest Du bei uns:

· Abwechslungsreiche und spannende Projekte in einer modernen und dynamischen Branche

· Ein aufgeschlossenes, familiäres und hochmotiviertes Team

· Flexible Arbeitszeit/Gleitzeit

· Überstundenausgleich durch Freizeit

· Zuschüsse für Deine private Altersvorsorge, individuelles Gutscheinmodell und weitere Benefits

· Dienstrad-Leasing

· Förderung Deiner persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung

· Teamevents

· Kostenlose Versorgung im Büro mit Kaffee, Tees und Wasser

So bewirbst Du dich:

Hast Du Lust, Teil unseres Teams zu werden, dann freuen wir uns über Deine aussagekräftigen Unterlagen mit Angaben zu:

· Deines frühestmöglichen Eintrittstermins

· Deiner Gehaltsvorstellung

· Lebenslauf

· Relevante Zeugnisse

Schicke Deine Bewerbung an: [email protected] (Max. Größe 3 MB)

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Gehalt: 2.800,00€ - 3.800,00€ pro Monat

Leistungen:

• Flexible Arbeitszeiten
• Gleitzeit
• Kostenlose Getränke

Arbeitsort: Vor Ort