Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

Ort

Zürich

Level

Projektassistenz

Wir beraten Unternehmen in wichtigen Fragestellungen und besetzen Schlüsselpositionen. Die Erwartungen unserer Kunden an uns sind hoch – und entsprechend hoch ist unser eigener Anspruch an Qualität und Service.

Dazu gehört eine Organisation, die mitdenkt, vorausschaut und auch dann verlässlich bleibt, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen.

Bei uns packt jeder selbst an, Statusdenken ist uns fremd. Der Standort Zürich aber liegt organisatorisch in Deiner Hand. Du hältst unserem Beratungsteam den Rücken frei und bekommst dafür den notwendigen Gestaltungsspielraum und die erforderlichen Mittel.

Was Dich erwartet

• Du verantwortest das Erscheinungsbild, die Organisation und den Service in unserem Office.
• Du sorgst dafür, dass sich unsere Gäste vom Empfang bis zur Verabschiedung bestens betreut fühlen.
• Du koordinierst Besprechungsräume, Post, Lieferungen sowie zentrale Anfragen und behältst auch bei parallelen Anforderungen den Überblick.
• Du steuerst externe Partner (Gebäudebetreuung, IT-Support, Gärtner, Reinigungsservice, etc.), und stellst die Funktionsfähigkeit unserer Infrastruktur sicher.
• Du übernimmst Reise- und Spesenmanagement, Rechnungsstellung sowie Projektanlage in SAP und sorgst für weitere administrative Unterstützung des Teams. In unsere Systeme arbeiten wir Dich selbstverständlich ein.
• Du verwaltest Kundendaten in Salesforce (CRM) und SAP: Neue Kunden erfassen, Kontaktinfos aktualisieren, Projekte dokumentieren. Du sorgst dafür, dass beide Systeme aktuell sind – damit das Team schnell die richtigen Informationen hat.
• Du unterstützt unsere Marketing Managerin bei der Event-Organisation, der Kommunikation, der Aktualisierung der Webseite und bei weiteren standortbezogenen Marketingaktivitäten.

Was uns wichtig ist

• Du bringst eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung mit – gegenüber unserer Kundschaft ebenso wie gegenüber Deinem Team – und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Eine abgeschlossene KV-Ausbildung, eine Hotelfachschule oder ei-ne vergleichbare Laufbahn in Hotellerie, Gastronomie oder einem hochwertigen Dienstleistungsumfeld bietet dafür eine gute Grundlage.
• Quereinsteiger:innen aus der Hospitality sind ausdrücklich will-kommen. Wer beispielsweise Front Office, Guest Relations oder Veranstaltungen kennt, bringt häufig genau die Haltung mit, auf die es uns ankommt.
• Darüber hinaus wünschen wir uns eine präzise und eigenständige Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und arbeitest Dich schnell in neue Systeme ein. Erfahrung mit CRM-, Datenbanksystemen oder SAP ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch. Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit sind für Dich selbstverständlich

Du möchtest voll durchstarten, bist aber noch nicht in allen Job-Bereichen erfahren? Schon als Berufseinsteiger:in erwarten Dich bei uns branchenübergreifende Projekte und herausfordernde Aufgaben. Als Familienunternehmen legen wir viel Wert auf das Mit- und Füreinander - jede:r kann sich einbringen und wird gesehen. Wir sind stolz auf unseren außergewöhnlichen Teamspirit sowie eine lockere Arbeitsatmosphäre: Kolleginnen und Kollegen agieren auf Augenhöhe zwischen allen Leveln.

Wir fördern Dich nach Deinen individuellen Ansprüchen, damit Du Deine Fähigkeiten entwickeln und Deine Persönlichkeit entfalten kannst. Unsere Kienbaum AKademy bietet zahlreiche Trainings und Wissensangebote, um Deine Weiterentwicklung zu begleiten. So gelingt es uns, Professionalität mit Leidenschaft zu verbinden.

Was wir Dir bieten - Deine Benefits bei Kienbaum

Deine Ansprechpartner:in

Kerima Pielhau

E-Mail: [email protected]

M.: +49 174 975 36 21

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

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