Office Manager:in mit Herz & Seele (w/m/d)

REPLOID ist Vorreiter in der Kreislauf-Bioökonomie: Durch skalierbare Upcycling-Lösungen werden organische Reststoffe – direkt am Ort ihrer Entstehung – in neue wertvolle Ressourcen und marktfähige Produkte umgewandelt, beispielsweise für die Futtermittel- und Düngemittelindustrie. Wir sorgen musterhaft für zusätzliche Wertschöpfung und tragen maßgeblich dazu bei, dass wachsende Nachhaltigkeitsanforderungen (Scope 3, CO2-Emissionen...) erfüllt werden.

#wearereploid – Wir denken langfristig und setzen neue Maßstäbe. Um unsere Mission weiter vorantreiben zu können, suchen wir Dich. Bei uns hat Deine Arbeit sichtbare Wirkung! Wenn Du mehr als „Business as usual“ suchst, Verantwortung übernehmen und Entscheidungen mitgestalten möchtest, passt Du perfekt in unser engagiertes Team!

Deine Mission Du bist das Herzstück unseres Headquarters in Wels und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste vom ersten Moment an wohl und willkommen fühlen. Mit Organisationstalent, Überblick und Freude am Gestalten hältst Du Meetings, Reisen, Events und den laufenden Office-Betrieb souverän zusammen. Du schaffst Struktur, bringst Menschen aus Leidenschaft zusammen und machst unser Office zu einem Ort, an dem Zusammenarbeit einfach funktioniert und Freude bereitet.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest und gestaltest den gesamten Office-Alltag am Standort Wels
• Du koordinierst Meetings, bereitest Besprechungsräume vor und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher – von der Koordination mit dem zentralen Empfang bis zum herzlichen und professionellen Welcome der Gäste
• Du organisierst, verwaltest und koordinierst die PSA / Arbeitskleidung für unsere Mitarbeitenden und sorgst dafür, dass Abläufe, Materialien und Infrastruktur im Büroalltag zuverlässig zur Verfügung stehen.
• Du betreust als Key-User:in unser globales Reisemanagement Tool
• Du unterstützt bei internen Veranstaltungen, Workshops und Teamformaten
• Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen im modernen Office-Konzept

Das bringst Du mit

• Du hast bereits Erfahrung im Office Management, in der Assistenz, Administration oder einer vergleichbaren Rolle gesammelt? Hervorragend! Deine Persönlichkeit sowie Dein Charakter sind viel mehr wert, als Deine berufliche Vergangenheit – wir freuen uns daher auch über Bewerbungen von Quereinsteiger:innen!
• Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei vielen parallelen “Bällen in der Luft” den Überblick - dabei strahlst Du Ruhe und Gelassenheit aus
• Du kommunizierst offen, freundlich und professionell – persönlich, telefonisch und schriftlich - in fließender deutscher und englischer Sprache
• Du arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert. Dabei gehst Du sicher mit MS Office bzw. digitalen Tools um und scheust Dich nicht vor neuen Themen und Aufgaben
• Du hast Freude daran, Menschen zu unterstützen und ein positives Office-Erlebnis zu schaffen
• Du bringst Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten mit

Das bieten wir Dir 🌍 Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen, nachhaltigen Unternehmen

🚀 Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen

📈 Ein dynamisches, wachsendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum

💡 Flache Hierarchien, Teamspirit und eine offene Unternehmenskultur

🏡 Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeiten