Office Manager*in (w/m/d)

Die AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG ist ein etabliertes mittelständisches Unternehmen, das umfassende Dienstleistungen im Bereich Betriebliche Sicherheit und Gesundheitsschutz anbietet. Mit einem fokussierten Team und fundiertem Fachwissen unterstützen wir unsere Kunden dabei, effiziente und sichere Abläufe zu gewährleisten.

Unsere Arbeitsweise zeichnet sich durch hohe Professionalität, Zuverlässigkeit und individuelle Betreuung aus. Als Dienstleister im Business-to-Business-Bereich legen wir großen Wert auf nachhaltige Lösungen und vertrauensvolle Partnerschaften.

Das macht die AVIATICS Cost & Safety Management GmbH & Co. KG nicht nur zu einem in der Luftfahrtbranche führenden Beratungsunternehmen im Compliance-Management, wir sind auch Partner für praktikable, effiziente und digitale Lösungen, die Führungskräfte entlasten und Rechtssicherheit garantieren.

Office Manager*in: Das sind die Aufgaben

In dieser zentralen Rolle steuern Sie die täglichen Büroabläufe, unterstützen die kaufmännischen Kernprozesse und begleiten aktiv die Weiterentwicklung unserer internen Standards. Als verlässliche Ansprechperson für Team und Management halten Sie den Betrieb am Laufen und bringen bei Eignung die Bereitschaft mit, mittelfristig in die Rolle der Office-Leitung aufzusteigen.

• Übernahme des operativen Office Managements inklusive der Terminkoordination, des Reisemanagements, der Telefonkontakte sowie der Koordination des Facility Managements.
• Digitale Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Unternehmensdokumenten im Dokumentenmanagementsystem.
• Pflegen der Stammdaten im CRM-System (Vemas), abgleichen von Rechnungs- und Vertragsdaten mit Fachdatenbanken.
• Bearbeiten von OPOS-Listen, Versenden von Mahnungen, Beantragen von Mahn- sowie Vollstreckungsbescheiden, als auch der Rechtsabteilung zuarbeiten.
• Eigenverantwortliche Betreuung und fachliche Anleitung der Auszubildenden für den Beruf Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement.
• Bestehende Standards aus dem Office-Guide umsetzen und aktiv an der digitalen Prozessverbesserung im KI-Board mitwirken.

Noch Fragen zum Jobangebot „Office Manager*in (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit“?

Sie haben noch Fragen zu unserem Stellenangebot „Office Manager*in (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit und unbefristet" im Office Management Team der Aviatics?

Dann senden Sie uns Ihre Fragen einfach per E-Mail. Wir stehen zur schnellen Beantwortung bereit!

Dieses Profil passt bestens zu unserem Stellenangebot Office Manager*in

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Office Management sowie im Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen und Fakturierungsprozessen.
• AdA-Schein zur Ausbildereignung nach AEVO.
• Digitalaffinität sowie Offenheit für neue Softwarelösungen, Datenabgleiche und den Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag.
• Empathisches Auftreten, deeskalierende Kommunikationsstärke, hohe Organisationskompetenz und professionelle Ruhe in intensiven Situationen.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Luftfahrtbranche wünschenswert.

Auch das passt? Dann überzeugen Sie uns jetzt!

Was wir Ihnen anbieten

• Das Zielgehalt liegt bei 45.000 € bis 50.000 € Jahresbrutto je nach Qualifikation mit einer klaren Entwicklungsperspektive.
• Es besteht die Perspektive eines gezielten Aufbaus zur Office-Leitung direkt unter der Geschäftsführung.
• Die Position ist in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche und bis zu 2 Tagen Flex-Office bei fester Büropräsenz am Freitag angelegt.
• Freie Getränke, frisches Obst, Jobticket sowie eine Essenszulage gehören ebenfalls zu den Benefits.
• Möglichkeit zum Erhalt eines JobFahrrads.
• Gesundheitsaktionen.

Ihr Ansprechpartner für die Stellenanzeige "Office Manager*in (w/m/d)"

Birgit Vitt-Büdenbender

Leiterin Office Management

Tel.: +4921187399652

Tel.: +49 211 873 996 52

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Unterweisungsportfolio

Unsere „ready-2-start“-Online-Schulungen schließen kurzfristig jede Unterweisungslücke und sparen zudem Zeit und Geld.

Die AVIATICS

Warum wir können, was wir tun und wie unsere Kunden von unserer weitreichenden Expertise – auch über die Luftfahrt hinaus – profitieren.

Präsenzschulung

Unsere Trainer*innen überzeugen durch Erfahrung aus der Praxis für die Praxis. Wir nennen das Unterweisung mit Herzblut.