Persönliche:r Assistent:in

Persönliche Assistenz des Verwaltungsratspräsidenten gesucht!

Ihre Aufgaben

Als Persönliche Assistenz des Verwaltungsratspräsidenten übernehmen Sie eine zentrale organisatorische Funktion und sorgen für einen reibungslosen Ablauf verschiedener administrativer und logistischer Aufgaben. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Planung und Koordination von Reisen, Buchungen sowie der Organisation externer Dienstleister und laufender Projekte.

• Travel Management: Selbstständige Recherche, Planung und Buchung von Geschäfts- und Privatreisen, Hotels, Transportmitteln, Tickets und weiteren Reiseleistungen.
• Reiseorganisation: Koordination sämtlicher Reiseabläufe, Terminplanung sowie Sicherstellung einer effizienten und reibungslosen Organisation.
• Dienstleisterkoordination: Recherche, Auswahl und Kommunikation mit externen Lieferanten, Handwerkern und weiteren Dienstleistern.
• Projekt- und Einsatzplanung: Koordination von Terminen, Aufträgen und Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit Unterhalts-, Renovations- und Reparaturarbeiten an Gebäuden und Aussenanlagen.
• Administrative Unterstützung: Unterstützung bei der Kommunikation mit Architekten, Bauunternehmen und weiteren Projektbeteiligten.
• Budgetkontrolle und Dokumentation: Überwachung von Kosten, Pflege von Unterlagen sowie strukturierte Dokumentation laufender Aufträge und Projekte.
• Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination verschiedener Kalender, Meetings und persönlicher Termine.
• Recherche und Informationsmanagement: Selbstständige Online-Recherche, Aufbereitung relevanter Informationen und Entwicklung pragmatischer Lösungen.
• Digitale Tools: Effiziente Nutzung moderner IT-Anwendungen und KI-Tools zur Optimierung administrativer und organisatorischer Prozesse.

Ihr Profil

• Russische Muttersprache sowie fliessende Deutsch & Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude an logistischen sowie koordinativen Aufgaben.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Flexibilität und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Mass an Detailgenauigkeit.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Interesse an digitalen Anwendungen und KI-Tools wie ChatGPT, Gemini, Grok oder Perplexity.
• Erste Berufserfahrung in den Bereichen Travel Management, Logistik, Administration, Assistenz oder Dienstleisterkoordination ist von Vorteil. Auch motivierte Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit ausgeprägtem Organisationstalent sind willkommen.

Das erwartet Sie

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position mit grosser Eigenverantwortung.
• Ein breites Aufgabengebiet mit Schwerpunkt auf Reiseorganisation, Koordination und administrativen Prozessen.
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe aktiv zu optimieren.
• Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
• Ein attraktives, erfahrungsabhängiges und verhandelbares Vergütungspaket.