Sachbearbeiterin (m/w/d)

Über die Position

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und zuverlässige Sachbearbeiterin / kaufmännische Allrounderin (m/w/d), die als flexible Unterstützung und Vertretung in verschiedenen kaufmännischen Bereichen eingesetzt wird.

Der Aufgabenbereich umfasst insbesondere die Unterstützung und Vertretung in den Bereichen Export, Kundenbetreuung, Reklamations- und Rücksendebearbeitung sowie Buchhaltung und kaufmännische Administration.

Dabei suchen wir eine Persönlichkeit, die gerne vielseitig arbeitet, den Überblick behält und sich schnell in unterschiedliche Aufgaben und Prozesse einarbeitet.

Ihre Aufgaben:

1. Vertretung und Unterstützung im Export

• Unterstützung und Vertretung der Export-Sachbearbeitung bei Abwesenheiten
• Bearbeitung und Koordination von Exportaufträgen
• Erstellung und Prüfung von Versand- und Exportdokumenten
• Kommunikation mit Kunden, Speditionen und weiteren Geschäftspartnern
• Unterstützung bei zoll- und versandrelevanten Fragestellungen
• Überwachung von Lieferungen und Klärung von Unstimmigkeiten
• Allgemeine administrative Tätigkeiten im Bereich Export

2. Kundenbetreuung und Auftragsbearbeitung

• Betreuung und Kommunikation mit unseren Kunden per Telefon und E-Mail
• Bearbeitung von Kundenanfragen und Aufträgen
• Unterstützung bei der Auftragsabwicklung
• Klärung von Lieferterminen, Verfügbarkeiten und sonstigen Kundenanliegen
• Pflege von Kunden- und Auftragsdaten
• Koordination und Nachverfolgung offener Vorgänge
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Logistik und weiteren internen Abteilungen

3. Reklamations- und Rücksendebearbeitung

• Entgegennahme und Bearbeitung von Reklamationen
• Prüfung und Dokumentation von Reklamationsfällen
• Koordination und Bearbeitung von Rücksendungen
• Kommunikation mit Kunden und internen Fachabteilungen
• Nachverfolgung offener Reklamations- und Rücksendevorgänge
• Unterstützung bei der Klärung von Gutschriften, Ersatzlieferungen und sonstigen Lösungen
• Sicherstellung einer kundenorientierten und zeitnahen Bearbeitung

4. Unterstützung und Vertretung in der Buchhaltung

Im Bereich Buchhaltung übernehmen Sie – je nach Qualifikation und Einarbeitung – insbesondere folgende Aufgaben:

• Verbuchung und Zuordnung von Zahlungen
• Bearbeitung und Beantwortung buchhaltungsbezogener E-Mails
• Prüfung und Verbuchung von Eingangsrechnungen
• Ordnungsgemäße Ablage und Dokumentation von Belegen und Unterlagen
• Vorbereitung bzw. Durchführung der monatlichen Meldung der Lohnabrechnungen
• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen
• Erstellung von Provisionsabrechnungen
• Durchführung von Abstimmungsarbeiten und Kontenklärungen
• Erstellung und Überwachung von OPOS-Listen
• Überwachung offener Forderungen
• Erstellung und Versand von Mahnungen
• Kommunikation und Abstimmung mit unserem Steuerberater und Rechtsanwalt
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Betriebsprüfungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses
• Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten im Bereich Finanzen

5. Allgemeine kaufmännische Unterstützung

• Übernahme weiterer kaufmännischer Aufgaben bei Bedarf
• Unterstützung der jeweiligen Fachbereiche bei personellen Engpässen
• Vertretung von Kolleginnen und Kollegen während Urlaub oder Krankheit
• Übernahme und Nachverfolgung von Sonderaufgaben und Projekten
• Sicherstellung einer strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentation
• Schnittstellenfunktion zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Industriekauffrau, Kauffrau für Büromanagement, Groß- und Außenhandelskauffrau oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung in mehreren kaufmännischen Bereichen
• Gute Kenntnisse im Bereich Buchhaltung bzw. Bereitschaft, sich in die buchhalterischen Prozesse einzuarbeiten
• Erfahrung im Kundenservice, Auftragsmanagement oder Export von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zahlenverständnis
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit einem ERP-/Warenwirtschaftssystem
• Gute Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches, verbindliches Auftreten
• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Flexibilität und Freude daran, unterschiedliche Aufgabenbereiche zu übernehmen
• Fähigkeit, auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick zu behalten
• Teamfähigkeit und eine ausgeprägte Serviceorientierung

Was wir uns von Ihnen wünschen

Für diese Position suchen wir keine reine Spezialistin bzw. keinen reinen Spezialisten, sondern eine vielseitige kaufmännische Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und sich in unterschiedliche Aufgabenbereiche einarbeitet.

Sie sind jemand, der mitdenkt, Probleme eigenständig erkennt und Lösungen sucht. Gleichzeitig wissen Sie, wann eine Abstimmung mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen oder externen Ansprechpartnern erforderlich ist.

Als wichtige Schnittstellenfunktion tragen Sie dazu bei, dass unsere Abläufe auch bei Abwesenheiten einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reibungslos und zuverlässig funktionieren.

Unser Angebot

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit vielseitigem Aufgabenbereich
• Ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Einblicke in verschiedene kaufmännische Unternehmensbereiche
• Eine gründliche Einarbeitung in die einzelnen Aufgaben und Prozesse
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und eine direkte Kommunikation
• Einen sicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten

Position auf einen Blick

Position: Sachbearbeiterin / Kaufmännische Allrounderin als Bereichs-Backup (m/w/d)

Schwerpunkte:
Export · Kundenbetreuung · Reklamationen & Rücksendungen · Buchhaltung · kaufmännische Administration

Ziel der Position:
Sicherstellung einer zuverlässigen Vertretung und Unterstützung verschiedener kaufmännischer Unternehmensbereiche sowie Gewährleistung reibungsloser Abläufe bei Urlaub, Krankheit und personellen Engpässen.

Gehalt: 2.700,00€ - 3.100,00€ pro Monat

Leistungen:

• Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz
• Mitarbeiter-Rabatt

Arbeitsort: Vor Ort