Sales Assistant (m/w/d)

Über medflex

medflex ist ein gründergeführtes HealthTech-Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden. Unsere Plattform verbindet KI-Telefonassistenz und KI-Chat mit zentraler Anfragenverwaltung, Teamfunktionen und einem sicheren Patienten-Messenger. Mehr als 1.000 Praxen, MVZ und Kliniken sowie über 350.000 Nutzer:innen in Deutschland, Österreich und der Schweiz arbeiten mit medflex. Neben dem Praxis- und MVZ-Geschäft gewinnen wir zunehmend Universitätskliniken und Klinikverbünde als Kunden.

Deine Rolle

Als Sales Assistant bist Du Teil unseres Vertriebs und trägst den Vertriebserfolg aktiv mit. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, die den Vertrieb verantwortet, und mit unserem Sales-Operations-Team zusammen und übernimmst die Arbeit, die auf dem Weg zum Abschluss anfällt: Angebote schreiben und prüfen, Termine koordinieren, mit Kunden kommunizieren und nachfassen. So kann sich unser Vertrieb auf Akquise, Verhandlungen und Kundengespräche konzentrieren. Vom ersten Termin bis zum Vertragsabschluss behältst Du den Überblick, setzt eigenständig Prioritäten und stellst sicher, dass Vereinbarungen zuverlässig umgesetzt werden.

Deine Aufgaben

Verantwortung im Kundenkontakt

• Du koordinierst eigenständig wichtige Kunden- und Vertriebsaktivitäten.
• Kundentermine, Folgegespräche und interne Abstimmungen organisierst Du, planst sie bei Änderungen neu und kümmerst Dich bei Bedarf auch um die Reiseplanung für Kundentermine im DACH-Raum.
• Du kommunizierst eigenständig mit bestehenden und potenziellen Kunden und greifst neue Kontakte auf.

Den Vertrieb in Bewegung halten

• Vor und nach Kundengesprächen wertest Du Gesprächsnotizen und KI-gestützte Transkripte aus und sorgst dafür, dass die vereinbarten nächsten Schritte umgesetzt werden.
• Offene Themen und Vertriebschancen behältst Du im Blick, fasst proaktiv nach, führst Nachfassgespräche selbst und begleitest den Prozess vom Erstgespräch bis zur Vertragsunterzeichnung.
• Du erstellst, prüfst und überarbeitest Angebote und Kalkulationen in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung und unterstützt bei Bedarf auch das Vertriebsteam.

Struktur schaffen und eigene Ideen einbringen

• In HubSpot sorgst Du dafür, dass Kundenkontakte, Vertriebschancen und Aktivitäten aktuell und transparent dokumentiert sind, und behältst Prioritäten sowie offene Aufgaben im Blick.
• Gemeinsam mit unserem Sales-Operations-Team machst Du Abläufe effizienter und die Zusammenarbeit reibungsloser.
• Kleinere Projekte im Vertrieb übernimmst Du eigenständig.

Dein Profil

• Erfahrung im Vertriebsumfeld: Ob in der Vertriebsassistenz, im Sales Support oder im Vertriebsinnendienst – Du weißt, worauf es ankommt, wenn viele Themen gleichzeitig zusammenlaufen. Idealerweise hast Du bereits in einem B2B-Software- oder SaaS-Unternehmen gearbeitet.
• Organisation liegt Dir im Blut: Du arbeitest ausgesprochen selbstständig, strukturiert und vorausschauend. Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst dafür, dass Prioritäten klar sind und nichts untergeht.
• Eigeninitiative: Du erkennst selbst, was zu tun ist, hältst offene Themen konsequent nach und schaffst Struktur, auch für andere.
• Souveräne Kommunikation: Schriftlich wie mündlich formulierst Du professionell und überzeugend, und der direkte Kontakt mit Kunden macht Dir Freude.
• Sicherer Umgang mit Vertriebstools: Du hast Erfahrung mit Angeboten, Kalkulationen und CRM-Systemen. Kenntnisse in HubSpot sind von Vorteil.
• Digitale Arbeitsweise: KI-Anwendungen wie ChatGPT oder Claude setzt Du gezielt ein, um Deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
• Auf Dich ist Verlass: Verlässlichkeit, Durchsetzungsvermögen und Diskretion zeichnen Dich aus, und auch wenn es einmal turbulent wird, bleibst Du souverän.
• Sprachlich fit: Du sprichst sehr gut Deutsch und gut Englisch.

Was wir Dir bieten

• Eine Rolle im Vertrieb mit direktem Einfluss darauf, dass aus Kundengesprächen Verträge werden
• Eigene Verantwortung für Vertriebsvorgänge von der Terminkoordination über das Angebot bis zur Vertragsunterzeichnung
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Sales Operations und Onboarding sowie kurze Entscheidungswege
• Ein wachsendes HealthTech-Umfeld, in dem Du den Vertrieb an Praxen, MVZ, Universitätskliniken und Klinikverbünde kennenlernst
• Remote-First-Kultur, flexible Arbeitszeiten und Hardware nach Wahl
• 30 Tage Urlaub, GiVVe-Card, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und regelmäßige Firmenevents