Schulsekretärin (m/w/d)

Mit 850 Betten und über 2.500 Mitarbeitenden an zwei Häusern in Essen, einem breiten Leistungsangebot in der Akutversorgung und medizinischer Versorgung auf höchstem Niveau ist das Alfried Krupp Krankenhaus ein Haus mit überregionaler Bedeutung. Es ist akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Duisburg-Essen und verfügt über 15 medizinische Kliniken sowie über 20 Zentren. Höchste Ansprüche an Qualität, Hygiene und High-Tech Medizin machen das Alfried Krupp Krankenhaus, das als Stiftungskrankenhaus der Tradition der Familie Krupp verpflichtet ist, zu einem Ort, der durch Innovation und gelebtem Fortschritt mehr ist als nur ein Arbeitsplatz – und das seit 1870.

• Vertragsarten: Vollzeit,Teilzeit

Aufgaben

Unsere Pflegeschule ist ein zentraler Bildungsbereich für die Ausbildung und Entwicklung zukünftiger Pflegefachkräfte. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Fachkraft für das Sekretariat, die gemeinsam mit der Schulleitung und dem Schulteam für einen reibungslosen Ablauf der schulorganisatorischen Prozesse sorgt. Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für unsere Auszubildenden, Bildungsteilnehmenden, Lehrpersonen sowie interne und externe Ansprechpartner*innen und tragen dazu bei, dass unsere Bildungsangebote professionell organisiert und umgesetzt werden.

Aufgaben

• Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Schulsekretariat
• Erste Ansprechperson für Auszubildende, Bildungsteilnehmende, Lehrpersonen, Gäste und Kooperationspartner
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie Weiterleitung relevanter Informationen
• Verwaltung und Pflege von Schul- und Teilnehmerdaten in digitalen Verwaltungssystemen (z. B. easySoft)
• Unterstützung bei Aufnahme- und Anmeldeverfahren für Bildungsangebote
• Bearbeitung und Weiterleitung von Fehlzeitenmeldungen sowie Unterstützung im Fehlzeitenmanagement
• Pflege und Bearbeitung von Dokumenten, Listen, Berichten und schulorganisatorischen Unterlagen
• Unterstützung der Schulleitung und des Schulteams bei administrativen Aufgaben
• Organisation und Koordination von Terminen, Räumen und Veranstaltungen
• Vorbereitung von Besprechungen, Prüfungstagen, Begrüßungsveranstaltungen und Abschlussfeiern
• Organisation von Raumvorbereitungen, Bewirtung und Veranstaltungsabläufen
• Materialmanagement einschließlich Beschaffung, Verwaltung und Organisation von Arbeitsmitteln
• Bearbeitung von Posteingängen, Hauspost und allgemeinen Sekretariatsaufgaben
• Mitwirkung an Qualitätsmanagementprozessen und der Weiterentwicklung schulischer Verwaltungsabläufe

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariat, Verwaltungsbereich oder Bildungsumfeld wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Bereitschaft zur Einarbeitung in schulische Verwaltungssoftware und digitale Prozesse
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Selbstständige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Diskretion und Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Bildungsbereich
• Eine verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Pädagogik und anderen Fachbereichen
• Ein engagiertes und professionelles Team
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Möglichkeit zur Mitgestaltung von Verwaltungsstrukturen