Vorstandsassistent (m/w/d)

Als dynamischer und regional verwurzelter Rückversicherer am Standort Kiel verbindet der Kieler Rück norddeutsche Verlässlichkeit mit höchster fachlicher Expertise. Wir bieten maßgeschneiderte Rückversicherungslösungen im deutschsprachigen Raum und setzen dabei auf Innovation, Stabilität und ein starkes Miteinander.

Darüber hinaus arbeiten wir in Personalunion mit dem Verband der Versicherungsvereine zusammen, der als Interessensvertretung kleiner Versicherungsvereine agiert. Um das Wachstum unseres Unternehmens weiter strategisch voranzutreiben, suchen wir in Vollzeit und unbefristeter Festanstellung eine engagierte, strukturierte und vertrauenswürdige Persönlichkeit, die unserem Vorstand als zentrale Schnittstelle den Rücken freihält.

Ihre Aufgaben: Das Herzstück unserer Büroorganisation

In dieser Position übernehmen Sie alle klassischen und anspruchsvollen Sekretariatsaufgaben und sorgen für eine perfekt organisierte Bürostruktur.

• Büroorganisation & Administration: Eigenverantwortliche Führung des Vorstandssekretariats, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Ablage und Dokumentenmanagement sowie die Beschaffung von Büromaterialien.
• Gremien- und Sitzungsmanagement: Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats- sowie Vorstandssitzungen, inklusive Koordination von Unterlagen, Terminen und Protokollen.
• Termin- und Telefonmanagement: Zuverlässige Führung und Überwachung des Terminkalenders des Vorstands sowie professionelle Annahme und Filterung von Telefongesprächen.
• Gästeempfang: Repräsentativer und freundlicher Empfang von Geschäftspartnern und Besuchern sowie Vorbereitung und Betreuung der Besprechungsräume (inklusive Bewirtung).
• Korrespondenz: Erstellung von Geschäftsbriefen und E-Mails in fehlerfreiem Deutsch sowie Formatierung von Texten.
• Reisekoordination: Planung, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen sowie die anschließende Reisekostenabrechnung.
• Informationsaufbereitung: Erstellung von Präsentationen, Berichten und Analysen in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Projektarbeit: Eigenverantwortliche Übernahme von Sonderaufgaben und abteilungsübergreifenden Projekten.

Ihr Profil: Organisationstalent mit Herz und Verstand

Sie zeichnen sich durch Ihre herzliche, souveräne Art aus und verlieren auch an geschäftigen Tagen nicht den Überblick über Ihre Aufgaben.

• Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
• Erfahrung: Berufserfahrung im klassischen Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise im direkten Umfeld der Geschäftsführung.
• Sprachkompetenz: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit exzellenter Rechtschreibung und Grammatik.
• IT-Affinität: Routinierter und sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket (insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint).
• Persönlichkeit: Ein freundliches und gepflegtes Auftreten, absolute Zuverlässigkeit und Diskretion sowie eine genaue, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise.

Wir bieten: Perspektiven an der Förde

Wir wissen, dass ein perfekt organisiertes Sekretariat Gold wert ist. Daher bieten wir Ihnen ein Umfeld, in dem Ihre Arbeit geschätzt wird.

• Attraktives Gesamtpaket: Ein leistungsgerechtes, überdurchschnittliches Gehalt, ergänzt durch eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge.
• Flexibilität: Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten ermöglicht Ihnen eine gute Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben.
• Modernes Arbeitsumfeld: Ein repräsentativer, ergonomischer Arbeitsplatz in einem modernen Büro in Kiel.
• Betriebsklima: Kurze Kommunikationswege, flache Hierarchien und ein wertschätzendes, familiäres Miteinander in einem regional verbundenen Unternehmen.
• Fortbildungsmöglichkeiten: Wir unterstützen Ihre berufliche Entwicklung. Es stehen verschiedene Fortbildungsmöglichkeiten zur Verfügung, die Sie nach Bedarf und Wunsch in Anspruch nehmen können.
• Kleine Extras & Teamgeist: Für Ihr leibliches Wohl ist mit kostenfreiem Kaffee, Wasser und Snacks gesorgt. Zudem stärken wir unseren Zusammenhalt bei regelmäßigen Teamevents.

Ihr Weg zu uns

Sie sind ein Organisationstalent und möchten das Vorstandssekretariat des Kieler Rück übernehmen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (aussagekräftiges Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins ausschließlich per E-Mail im PDF-Format an:

Mitja Schöllkopf

[email protected]

Kieler Rückversicherungsverein a. G.

Russeer Weg 102

24109 Kiel