Vorstandsassistenz (m/w/d)

Standort: Würzburg

Status: Stelle ist vakant

Bei meinem Auftraggeber handelt es sich um ein international tätiges Unternehmen mit Headquarter nördlich von Würzburg, das in seinem Markt zu den Weltmarktführern zählt. Mehr als 7.500 Menschen arbeiten an Produktionsstandorten und Vertriebsniederlassungen auf der ganzen Welt.

Für den CFO suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene und souveräne Vorstandsassistenz (m/w/d), die gerne Verantwortung übernimmt, vorausschauend arbeitet und Freude daran hat, ein anspruchsvolles Office eigenständig zu organisieren.

Das sind Ihre Aufgaben:

Sie arbeiten direkt mit dem CFO zusammen und sind eine wichtige organisatorische und kommunikative Schnittstelle innerhalb des Unternehmens. Dabei geht es nicht darum, Aufgaben lediglich abzuarbeiten. Vielmehr unterstützen Sie den CFO im Tagesgeschäft mit Übersicht, Eigenständigkeit und dem notwendigen Gespür für Prioritäten.

Sie organisieren das CFO Office und halten die zahlreichen Fäden zusammen. Dazu gehören unter anderem:

• Sie koordinieren den Kalender des CFO, organisieren Termine und sorgen dafür, dass auch bei kurzfristigen Änderungen alles reibungslos funktioniert.
• Sie planen und organisieren Sitzungen, Geschäftsreisen, Meetings und besondere Veranstaltungen und behalten dabei auch die Details zuverlässig im Blick.
• Sie sind zentrale Ansprechpartnerin für interne und externe Kontakte auf unterschiedlichen Ebenen und kommunizieren dabei sicher und professionell.
• Sie filtern eingehende Informationen und Anfragen, setzen Prioritäten und sorgen dafür, dass die richtigen Themen zur richtigen Zeit beim CFO ankommen.
• Sie übernehmen die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz und formulieren eigenständig Antworten und Unterlagen.
• Sie erstellen Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Statistiken und Auswertungen und bereiten Informationen so auf, dass sie für den CFO unmittelbar nutzbar sind.
• Sie verfolgen Projekte und offene Themen nach, behalten Fristen und Zuständigkeiten im Blick und sorgen dafür, dass Vereinbarungen nicht aus dem Fokus geraten.
• Sie arbeiten eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und koordinieren Informationen und Abstimmungen über Abteilungsgrenzen hinweg.
• Sie unterstützen den CFO auch bei vertraulichen und anspruchsvollen Themen und wissen, wann Eigeninitiative gefragt ist und wann Diskretion oberste Priorität hat.

Das bringen Sie mit:

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachen- oder Europasekretärin, oder über eine vergleichbare Qualifikation mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt. Idealerweise bringen Sie bereits mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion mit, vorzugsweise in einem international aufgestellten Unternehmen.

Wichtig ist uns vor allem, dass Sie Ihre Rolle als Assistenz professionell verstehen und Freude daran haben, einem Entscheider wirklich den Rücken freizuhalten. Sie

• arbeiten selbständig, strukturiert und zuverlässig und können auch bei hoher Arbeitsbelastung den Überblick behalten,

• denken mit und gerne einen Schritt voraus, statt lediglich auf Aufgaben zu warten,

• haben ein gutes Gespür für Prioritäten, Vertraulichkeit und unterschiedliche Ansprechpartner,

• treten souverän und verbindlich auf und können sich auch gegenüber anspruchsvollen Gesprächspartnern durchsetzen,

• arbeiten gerne an Schnittstellen und behalten auch komplexere Zusammenhänge im Blick,

• verfügen über eine schnelle Auffassungsgabe und können sich rasch in neue Themen einarbeiten,

• kommunizieren stilsicher auf Deutsch und sehr gut auf Englisch, idealerweise auf C1- oder C2-Niveau,

• sind sicher im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikations- und Collaboration-Tools.

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Für eine verantwortungsbewusste und lösungsorientierte Persönlichkeit, die Freude an der proaktiven Unterstützung eines modernen CFO hat, bietet mein Auftraggeber eine vielseitige Tätigkeit in dem dynamischen Umfeld eines High-Tech-Unternehmens. Sie dürfen sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem mehr als 100 Jahre erfolgreich bestehenden Familienunternehmen freuen. Weiterbildungsangebote und Sozialleistungen eines großen Unternehmens sowie eine attraktive Vergütung erwarten Sie.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, freue ich mich auf ein Gespräch mit Ihnen. Ihre Bewerbungsunterlagen erreichen mich unter [email protected].

Mein Name ist Kirsten Borlinghaus, Inhaberin einer Personalberatung, die sich ausschließlich auf die Direktvermittlung von Assistenzen (m/w/x) spezialisiert hat. Seit 2005 besetze ich für namhafte deutsche Unternehmen das obere und mittlere Assistenz-Segment, d.h. Positionen in der Bereichs- und Geschäftsführungs-assistenz sowie Vorstandssekretariate. Es ist immer eine Vermittlung in feste Arbeitsverhältnisse direkt beim Klienten, der mich mit der Suche in der Regel exklusiv beauftragt. Informationen über mich finden Sie unter www.borlinghaus-consulting.de.

Kontakt:

BORLINGHAUS CONSULTING

Kirsten Borlinghaus

Verdistraße 45

70195 Stuttgart

Tel: 0711 65677320

https://borlinghaus-consulting.de