BACK OFFICE PROCUREMENT

Σκοπός Ρόλου

Υποστήριξη και παρακολούθηση της λειτουργίας προμηθειών από τη δημιουργία της παραγγελίας έως την οριστική παραλαβή, τιμολόγηση και τακτοποίηση κάθε απόκλισης, με στόχο την ακρίβεια της πληροφορίας, την έγκαιρη κάλυψη των αναγκών και τη σωστή συνεργασία με προμηθευτές και εσωτερικά τμήματα.

Βασικές Αρμοδιότητες

• Καταχώρηση και παρακολούθηση παραγγελιών προς προμηθευτές.

• Έλεγχος επιβεβαίωσης παραγγελίας ως προς τιμή, ποσότητα, κωδικούς και ημερομηνία παράδοσης.

• Παρακολούθηση αποκλίσεων μεταξύ παραγγελίας, επιβεβαίωσης προμηθευτή, παραλαβής και τιμολόγησης.

• Συστηματική παρακολούθηση backorders, καθυστερήσεων και εκκρεμοτήτων.

• Έγκαιρη ενημέρωση Sales / Operations για αλλαγές σε διαθεσιμότητα ή ETA που επηρεάζουν πελάτες.

• Διαχείριση και παρακολούθηση claims προς προμηθευτές για ελλείψεις, ζημιές ή λάθη.

• Παρακολούθηση ειδικών παραγγελιών / ειδικών εισαγωγών και των σχετικών δεσμεύσεων.

• Τήρηση αρχείου προμηθευτών, όρων, lead times και βασικών εμπορικών πληροφοριών.

• Συμμετοχή στην αξιολόγηση αξιοπιστίας προμηθευτών με βάση χρόνους παράδοσης, αποκλίσεις και ποιότητα.

• Συντονισμός με το Λογιστήριο για διαφορές παραστατικών ή τιμολογίων.

• Παρακολούθηση μεταφορικών στοιχείων όπου υπάρχει εισαγωγή ή εξωτερική μεταφορά.

• Έλεγχος ώστε οι παραγγελίες να γίνονται βάσει πραγματικής ανάγκης, stock, δεσμεύσεων και προγραμματισμού και όχι αποσπασματικά.

• Παρακολούθηση επιβεβαιώσεων, χρόνων παράδοσης και σχετικών εγγράφων εισαγωγής.

• Καταχώρηση και συνεχής ενημέρωση των απαιτούμενων στοιχείων στο ERP.

• Υποστήριξη της διαδικασίας παραλαβής και έγκαιρη ενημέρωση για αποκλίσεις.

• Διαχείριση σχετικών αρχείων, παραστατικών και επικοινωνιών.

• Συνεργασία με Procurement, Warehouse, Back Office, Sales, Operations και Λογιστήριο για την ομαλή ροή της πληροφορίας.

Βασικά Χαρακτηριστικά

• Οργανωτικότητα, συνέπεια και ακρίβεια στις καταχωρήσεις.

• Ικανότητα παρακολούθησης πολλών εκκρεμοτήτων ταυτόχρονα και σωστής ιεράρχησης προτεραιοτήτων.

• Καλή επικοινωνία με προμηθευτές και εσωτερικούς συνεργάτες.

• Άνεση στη χρήση ERP, Excel και βασικών εργαλείων γραφείου.

• Ικανότητα εντοπισμού αποκλίσεων και έγκαιρης κλιμάκωσής τους.

• Προσαρμοστικότητα σε συστημικές διαδικασίες, workflows και αλλαγές.

Βασική Αρχή Ρόλου

Ο ρόλος δεν περιορίζεται στην καταχώρηση παραγγελιών. Έχει ευθύνη για τη συνεχή παρακολούθηση της προμήθειας, την ακρίβεια των στοιχείων και την έγκαιρη ανάδειξη αποκλίσεων έως την ολοκλήρωση και τακτοποίηση της διαδικασίας.