Admin Assistant - Workshop

Prefer Non-Muslim

Purpose of the Position

Workshop Admin Assistant are responsible for providing administrative and operational support to the workshop department, including data entry, documentation, maintenance records, spare parts coordination, and ensuring smooth daily workshop operations. The role need to work closely with the Workshop Supervisor, the Operations Department, and the HR Department to ensure all the processes comply with the Company’s policies and operational requirements.

• Assisting workshop personnel and administrative staff in a wide range of office & operational duties.
• To prepare and update daily workshop service report, repair records & workshop operational data into the workshop report system.
• To monitor and maintain proper filing of workshop documents including Job Sheets, Delivery Orders (DO), Purchase Order (PO), invoices and maintenance reports according to company standards and ISO requirements.
• To coordinate and monitor preventive maintenance schedules for company vehicles, machinery and equipment.
• To record and monitor spare parts usage, stock movement, and inventory levels, including updating inventory records accordingly & ensure all workshop documentation and records are updated, organized and easily traceable for audit and operational purposes.
• To assist in receiving spare parts, workshop tools, lubricants, and materials, including checking & recording incoming items.
• To coordinate with suppliers, machines, drivers, and operational personnel regarding repair status, spare parts availability & workshop scheduling.
• To prepare & submit workshop maintenance reports and breakdown reports to HQ according to required schedule.
• To support HR and Operations Department by monitoring workshop staff attendance, overtime claims, and maintaining related records.
• To immediately report any workshop operational issues, equipment breakdowns, safety concerns, disciplinary matters, or stock discrepancies to the Workshop Coordinator or Supervisor.
• To ensure all completed repair or maintenance Job Sheets are properly signed and verified before submission.

Tujuan Jawatan

Sebagai Pembantu Tadbir Bengkel, anda bertanggungjawab memberikan sokongan pendtadbiran dan operasi kepada Jabatan Bengkel termasuk kemasukan data, dokumentasi, rekod penyelenggaraan, penyelarasan alat ganti, serta memastikan kelancaran operasi harian bengkel. Anda akan bekerjsama rapat dengan Penyelia Bengkel, Jabatan Operasi dan Jabatan Sumber Manusia bagi memastikan semua proses mematuhi polisi dan keperluan syarikat.

• Membantu kakitangan bengkel dan pentadbiran dalam pelbagai tugas pejabat dan operasi harian.
• Menyediakan dan mengemaskini laporan harian servis bengkel, status pembaikan, dan jadual penyelenggaraan.
• Membuat kemasukan harian rekokd penyelenggaraan kenderaan, servis, pembaikan dan data operasi bengkel ke dalam sistem.
• Memantau dan memastikan pemfailan dokumen bengkel seperti Job Sheet, Delivery Order (DO), Purchase Order (PO), invois dan laporan penyelenggaraan disusun mengikut piawaian syarikat serta keperluan ISO.
• Merekod dan memantau penggunaan alat ganti, pergerakan stok dan tahap inventori termasuk mengemaskini rekod inventori dari semasa ke semasa dan memastikan semua dokumentasi sentiasa dikemaskini, teratur dan mudah dirujuk untuk tujuan audit dan operasi.
• Membantu menerima alat ganti, peralatan bengkel, mekanik, pemandu dan kakitangan operasi berkaitan status pembaikan, ketersediaan alat ganti dan jadual bengkel.
• Menyediakan dan menghantar laporan penyelenggaraan bengkel dan laporan kerosakan kepada HQ mengikut jadual yang ditetapkan.
• Memantau kebersihan dan kekemasan kawasan pejabat bengkel serta tempat simpanan dokumen.
• Melaporkan dengan segera kepada penyelia bengkel atau Pengurusan sekiranya terjadi isu seperti operasi bengkel, kerosakan peralatan, isu keselamatan, maslaah disiplin atau ketidakselarasan stok.
• Menyediakan laporan penggunaan minyak, pemantauan kos penyelenggaraan dan analisis operasi lain apabila
• Memastikan semua Job Sheet pembaikan atau penyelenggaraan yang telah siap ditandatangani dan disahkan sebelum dihantar.
• Menjadi penghubung komunikasi antara kakitangan bengkel, pemandu, pasukan operasi dan pihak pengurusan bagi memastikan kelancaran kerja.
• Melaksanakan apa-apa tugas lain yang diarahkan dan diberikan oleh pihak pengurusan dari semasa ke semasa