Admin

About the role

Administration & Legal Assistant role involving handling and maintaining the company's administrative and legal documentation, including office-related contracts and agreements, employee contracts, and employment-related administrative documents.

Key responsibilities

• Handle and maintain the company's administrative and legal documentation, including office-related contracts and agreements
• Assist in preparing, reviewing, filing, and monitoring employee contracts and other employment-related administrative documents
• Assist with BPJS Ketenagakerjaan administration, including employee registration, data updates, and other related administrative processes
• Maintain and regularly update the company's administrative database
• Assist with basic financial administration, including recording income and expenses, filing invoices, payment receipts, and other supporting documents
• Prepare and manage company correspondence, official letters, agreements, and other administrative documents
• Maintain an organized filing system to ensure company documents are properly stored, secure, and easily accessible
• Monitor the validity and expiration dates of contracts, agreements, and important company documents and provide reminders before expiration
• Coordinate with relevant parties when required for company documentation, contracts, or administrative matters
• Provide general administrative support for daily office operations and management

About you

• Good working knowledge of Microsoft Excel and Microsoft Word

• Familiar with Google Sheets and Google Docs

• Experienced in preparing and handling formal company correspondence and documentation

• Familiar with contract administration, including employee contracts, office contracts, and other business agreements

• Able to maintain an organized and systematic filing system

• Detail-oriented when handling documents, financial data, numbers, and important deadlines

• Good communication and coordination skills

• Responsible, honest, disciplined, and able to maintain confidentiality

• Able to work independently as well as within a team

• Previous experience as an Administrator, Administration Staff, Legal Admin, or in a related position

  ____________________________________________________________________________________________

  Posisi: Administration & Legal Assistant

  Responsibilities / Tanggung Jawab

  • Menangani dan mengelola administrasi legalitas perusahaan, termasuk dokumen dan kontrak kantor.
  • Membantu menyiapkan, memeriksa, mengarsipkan, dan memonitor kontrak kerja karyawan serta dokumen administrasi terkait ketenagakerjaan.
  • Membantu proses administrasi BPJS Ketenagakerjaan, termasuk pendaftaran, pembaruan data karyawan, dan administrasi terkait lainnya.
  • Mengelola dan memperbarui database administrasi perusahaan secara teratur.
  • Membantu administrasi data keuangan perusahaan, seperti pencatatan pemasukan dan pengeluaran, pengarsipan invoice, bukti pembayaran, serta dokumen pendukung lainnya.
  • Menyiapkan dan mengelola surat-menyurat perusahaan, surat resmi, perjanjian, dan dokumen administrasi lainnya.
  • Melakukan filing dan memastikan seluruh dokumen perusahaan tersimpan dengan rapi, aman, dan mudah ditemukan.
  • Memonitor masa berlaku kontrak, perjanjian, serta dokumen penting perusahaan dan memberikan pengingat sebelum masa berlaku berakhir.
  • Membantu koordinasi dengan pihak terkait apabila diperlukan untuk pengurusan dokumen, kontrak, atau administrasi perusahaan.
  • Menjaga kerahasiaan dokumen, data perusahaan, data karyawan, serta informasi keuangan perusahaan.
  • Mendukung kebutuhan administrasi harian kantor dan manajemen.

  Expectations / Kualifikasi yang Diharapkan

  • Mampu menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Word dengan baik.
  • Terbiasa menggunakan Google Sheets dan Google Docs.
  • Terbiasa membuat dan mengelola surat-menyurat resmi perusahaan.
  • Memahami administrasi kontrak, baik kontrak karyawan, kontrak kantor, maupun perjanjian lainnya.
  • Mampu melakukan filing dan pengelolaan dokumen secara rapi dan sistematis.
  • Teliti dalam mengelola data, angka, dokumen, dan tanggal penting.
  • Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
  • Bertanggung jawab, jujur, disiplin, serta mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.
  • Mampu bekerja secara mandiri maupun bersama tim.

  Must-Have Preferences

  • Memiliki pengalaman bekerja sebagai Admin, Administration Staff, Legal Admin, atau posisi terkait.
  • Memiliki kemampuan Bahasa Inggris tingkat standar/working level untuk komunikasi sehari-hari di lingkungan kantor, email, dan dokumen sederhana.
  • Memiliki pemahaman dasar mengenai hukum perusahaan dan/atau ketenagakerjaan.
  • Memiliki pemahaman dasar mengenai penyusunan, pengecekan, dan administrasi dokumen legal serta kontrak.
  • Familiar dengan administrasi BPJS Ketenagakerjaan menjadi nilai tambah.
  • Memiliki perhatian tinggi terhadap detail, terutama dalam menangani kontrak, data keuangan, dan dokumen legal.
  • Diutamakan memiliki pengalaman administrasi di perusahaan swasta.