Admin Project

• Melakukan administrasi dan dokumentasi seluruh kegiatan project, seperti pembukaan outlet baru, renovasi, relokasi, dan maintenance outlet.
• Membuat dan mengelola dokumen project seperti purchase request, purchase order, quotation, invoice, berita acara, dan dokumen pendukung lainnya.
• Melakukan monitoring timeline dan progress project serta melakukan follow-up kepada PIC terkait.
• Mengelola database vendor, kontraktor, supplier, dan dokumen kerja sama project.
• Melakukan koordinasi dengan vendor terkait kebutuhan dokumen, jadwal pekerjaan, pengiriman material, dan kelengkapan administrasi.
• Membantu proses pengajuan pembayaran vendor dan memastikan dokumen pendukung telah lengkap sesuai prosedur perusahaan.
• Melakukan monitoring budget project, pengeluaran, uang muka, serta realisasi biaya project.
• Membuat rekap pembelian material, perlengkapan outlet, equipment, dan kebutuhan project lainnya.
• Membantu proses pengadaan kebutuhan project serta melakukan perbandingan quotation dari vendor.
• Mengarsipkan dokumen project secara sistematis, baik dalam bentuk hardcopy maupun digital.
• Menyiapkan laporan progress project, outstanding pekerjaan, pembayaran, dan administrasi secara berkala.
• Berkoordinasi dengan tim Project, Finance, Purchasing, Accounting, Operational, IT, dan departemen terkait lainnya.
• Membantu memastikan seluruh administrasi project selesai sampai tahap handover dan closing project.

Requirement

• Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Teknik Sipil, Akuntansi, atau jurusan relevan.
• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Project, Project Support, Purchasing Admin, atau posisi administrasi terkait.
• Pengalaman di industri F&B, retail, construction, fit-out, property, atau interior menjadi nilai tambah.
• Memahami administrasi purchasing, invoice, quotation, PO, pembayaran vendor, dan dokumentasi project.
• Menguasai Microsoft Excel dan/atau Google Spreadsheet dengan baik.
• Teliti dalam melakukan pengecekan data, nominal, dokumen, dan administrasi.
• Memiliki kemampuan filing dan document control yang baik.
• Mampu melakukan monitoring pekerjaan dan follow-up secara konsisten.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan internal maupun vendor.
• Mampu bekerja dengan beberapa project dan deadline secara bersamaan.
• Memiliki kemampuan problem solving dan mampu bekerja secara sistematis.
• Bersedia melakukan kunjungan ke lokasi project/outlet apabila dibutuhkan.