Admin Sales

📢 LOWONGAN KERJA – BATAM

ADMIN SALES & SERVICE

PT Bumi Teknik Utama adalah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi peralatan teknik, mesin las, mesin potong, serta berbagai perlengkapan industri.

Saat ini kami membuka kesempatan bagi kandidat yang teliti, komunikatif, terorganisasi, dan bertanggung jawab untuk bergabung bersama tim kami sebagai:

ADMIN SALES & SERVICE

📍 Penempatan: Batam

---

KUALIFIKASI

Kami mencari kandidat dengan kriteria berikut:

• Usia maksimal 30 tahun.
• Pendidikan minimal SMK/sederajat dari semua jurusan.
• Lulusan D3 dan/atau jurusan Teknik, Administrasi, Manajemen, atau Akuntansi lebih diutamakan.
• Berdomisili di Batam.
• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Sales, Admin Service, Sales Support, atau posisi administrasi sejenis.
• Menguasai Microsoft Office, khususnya Excel dan Word.
• Mampu mengolah data, membuat rekapitulasi, dan menyusun laporan administrasi dengan rapi dan akurat.
• Teliti, cekatan, disiplin, terorganisasi, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun berkoordinasi dalam tim.
• Memiliki kemampuan dasar Bahasa Inggris, terutama untuk membaca dan membalas email atau dokumen sederhana.
• Pengalaman menggunakan sistem ERP atau SAP menjadi nilai tambah.
• Jujur, bertanggung jawab, dan mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan maupun pelanggan.
• Bersedia mempelajari produk-produk teknik serta memahami alur pekerjaan service.

---

TANGGUNG JAWAB PEKERJAAN

1. Administrasi Sales

• Membuat dan mengirimkan quotation/penawaran harga berdasarkan permintaan pelanggan dan informasi dari tim sales.
• Memastikan harga, diskon, spesifikasi produk, syarat pembayaran, masa berlaku penawaran, dan ketentuan lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan.
• Menerima, memeriksa, dan melakukan validasi Purchase Order (PO) pelanggan.
• Memastikan kesesuaian antara PO dan quotation, termasuk nama barang, jumlah, harga, diskon, alamat pengiriman, serta termin pembayaran.
• Melengkapi dan memperbarui database pelanggan, termasuk NPWP, alamat penagihan/pengiriman, PIC, nomor telepon, dan dokumen pendukung lainnya.
• Berkoordinasi dengan tim Sales, Gudang, Logistik, Finance, serta departemen terkait dalam proses pemenuhan pesanan.
• Memantau proses pesanan mulai dari PO diterima hingga barang dikirim dan dokumen transaksi diselesaikan.
• Membuat rekapitulasi quotation, inquiry, PO, penjualan, dan aktivitas sales secara berkala.
• Membantu mengingatkan tim sales terkait quotation atau inquiry yang masih membutuhkan tindak lanjut.
• Membuat Purchase Requisition (PR) sesuai kebutuhan dan persetujuan atasan.
• Membantu menyiapkan dokumen tender, registrasi vendor, maupun dokumen pelanggan apabila diperlukan.

2. Administrasi Service

• Menerima dan mencatat mesin atau unit pelanggan yang masuk untuk pemeriksaan, perbaikan, maupun klaim garansi.
• Membuat tanda terima dan dokumen administrasi untuk setiap unit service yang masuk.
• Mencatat identitas unit secara lengkap, termasuk pelanggan, jenis mesin, merek, tipe, nomor seri, keluhan, kelengkapan, dan kondisi awal.
• Berkoordinasi dengan teknisi atau pihak terkait mengenai proses pemeriksaan dan perbaikan.
• Membuat dan mengirimkan penawaran perbaikan berdasarkan informasi teknisi dan persetujuan atasan.
• Memantau perkembangan proses perbaikan dan memberikan informasi status kepada pelanggan maupun pihak internal terkait.
• Membuat rekapitulasi unit service, penggunaan spare part, status perbaikan, dan penyelesaian pekerjaan.
• Menyiapkan dokumen serah terima unit setelah pekerjaan service selesai.
• Mengarsipkan dokumen service, foto unit, laporan teknisi, klaim garansi, dan dokumen pendukung lainnya secara tertib.

3. Administrasi & Koordinasi Umum

• Mengelola dokumen hardcopy maupun softcopy agar tersimpan dengan rapi, aman, dan mudah ditelusuri.
• Membuat notulen rapat dan mendistribusikannya kepada pihak terkait.
• Menangani surat masuk/keluar, email, scanning, pengiriman dokumen, serta kebutuhan administrasi kantor lainnya.
• Menanggapi kebutuhan administrasi internal maupun eksternal secara cepat, tepat, dan profesional.
• Menyampaikan informasi, kendala, dan pekerjaan yang membutuhkan tindak lanjut kepada Sales Manager atau atasan terkait.
• Berkoordinasi dengan kantor pusat dan departemen lainnya untuk mendukung kelancaran aktivitas Sales, Service, dan operasional cabang.
• Menjalankan tugas administrasi lainnya sesuai kebutuhan perusahaan dan arahan atasan.

---

KOMPETENSI YANG KAMI CARI

✓ Administrasi & pengarsipan yang baik
✓ Pengolahan data & penyusunan laporan
✓ Microsoft Excel & Word
✓ Komunikasi dengan pelanggan
✓ Koordinasi lintas departemen
✓ Ketelitian & manajemen waktu
✓ Kemampuan multitasking
✓ Sikap kerja profesional & bertanggung jawab