Admin Văn phòng Ban Quản lý Dự án

Mô tả công việc:

(Mức lương: 10 - 12 triệu VNĐ)

• 1. Quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án
• Lưu trữ và theo dõi toàn bộ hệ thống hồ sơ dự án, bao gồm: hợp đồng, bản vẽ, hồ sơ chất lượng và các tài liệu liên quan.
• Sắp xếp hồ sơ khoa học, có hệ thống, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần.
• Cập nhật thông tin, tình trạng hồ sơ đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Tần suất: Thường xuyên. Yêu cầu kết quả: Hồ sơ được quản lý khoa học, dễ tìm kiếm; thông tin được cập nhật chính xác và đầy đủ.

• 2. Soạn thảo văn bản và thông tin liên lạc
• Soạn thảo công văn, thư từ và các văn bản phúc đáp gửi nhà thầu, nhà cung cấp theo yêu cầu của lãnh đạo.
• Kiểm tra nội dung, thể thức và hình thức trình bày văn bản trước khi phát hành.
• Theo dõi và phối hợp xử lý thông tin, phản hồi liên quan đến công việc được giao.

Tần suất: Khi phát sinh. Yêu cầu kết quả: Văn bản đúng thể thức, nội dung rõ ràng, chuyên nghiệp và được xử lý kịp thời.

• 3. Phân loại và tổng hợp hồ sơ báo cáo cơ quan chức năng
• Nắm được các nhóm hồ sơ pháp lý, hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ liên quan đến dự án.
• Phân loại, tập hợp và chuẩn bị tài liệu phục vụ công tác báo cáo với các cơ quan chức năng.
• Phối hợp rà soát tính đầy đủ của hồ sơ theo yêu cầu của dự án và quy định pháp luật xây dựng hiện hành.

Tần suất: Định kỳ hoặc khi có yêu cầu. Yêu cầu kết quả: Hồ sơ báo cáo đầy đủ, được phân loại rõ ràng và đáp ứng yêu cầu của cơ quan chức năng.

• 4. Thư ký cuộc họp dự án
• Tham dự và trực tiếp ghi biên bản các cuộc họp nội bộ, họp điều phối dự án.
• Ghi nhận đầy đủ các nội dung trao đổi, kết luận và phân công công việc.
• Hoàn thiện, lưu trữ biên bản và theo dõi các nội dung cần thực hiện sau cuộc họp.

Tần suất: Theo lịch họp dự án. Yêu cầu kết quả: Biên bản đầy đủ, chính xác, phản ánh đúng nội dung và kết luận của cuộc họp.

• 5. Công việc khác
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng Ban Quản lý Dự án và quản lý trực tiếp.

Tần suất: Khi có yêu cầu. Yêu cầu kết quả: Đảm bảo công việc được thực hiện chính xác, hiệu quả và đúng thời hạn.

Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Quyền lợi được hưởng:

• Thu nhập: 10–12 triệu đồng/tháng.

• Phụ cấp: Hỗ trợ ăn trưa tại công ty.

• Thưởng:

• Thưởng theo năng lực và kết quả công việc.

• Lương tháng 13.

• Thưởng các dịp Lễ, Tết theo chính sách của Công ty.

• Chế độ phúc lợi:

• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

• Các chế độ phúc lợi khác theo chính sách của Công ty.

• Đào tạo và phát triển:

• Được đào tạo, nâng cao chuyên môn và kỹ năng.

• Có cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiến rõ ràng.

• Môi trường làm việc:

• Môi trường năng động, chuyên nghiệp, hiện đại.

• Đồng nghiệp hỗ trợ và phối hợp trong công việc.

Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Đại Học

Yêu cầu công việc:

• 1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên.

• Chuyên ngành: Hành chính, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan đến Xây dựng.

• 2. Kinh nghiệm

• Có từ 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin, Thư ký dự án hoặc vị trí tương đương.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực xây dựng/dự án.

• 3. Ngoại ngữ

• Tiếng Anh cơ bản trở lên.

• Ưu tiên ứng viên có khả năng đọc, hiểu và viết các thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành cơ bản.

• 4. Kỹ năng

• Có khả năng soạn thảo và trình bày văn bản hành chính chuyên nghiệp.

• Thành thạo tin học văn phòng: MS Word, Excel, Outlook.

• Có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học.

• Có khả năng quản lý, phân loại và lưu trữ hồ sơ.

• 5. Phẩm chất

• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực.

• Có tinh thần trách nhiệm cao.

• Chủ động trong công việc, phối hợp tốt với các bên liên quan.

• Có khả năng chịu áp lực và đáp ứng tiến độ công việc tại dự án.

Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ

Ngành nghề: Hành Chính Tổng Hợp

Đại Học

1 - 2 năm