Administratief Ondersteuner - cluster BCO

Over de functie

In het kort: Je gaat als administratief ondersteuner tijdelijke inhuur en HR-processen verwerken, gegevens registreren en controleren, notuleren, vragen van collega’s en leveranciers beantwoorden en meedenken over verbetering van werkprocessen binnen het cluster BCO.

Administratief Ondersteuner

Cluster Bestuurs- en Concernondersteuning

Ons aanbod

Werklocatie: De Rotterdam, Wilhelminakade 179

Thuiswerkbeleid: Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruik gemaakt van MS Teams. Op dinsdag en donderdag wordt gewerkt op de bovengenoemde locatie

Jij bent een duizendpoot met administratieve skills die graag wilt meedenken binnen een groeiende afdeling. Van deadlines raak jij niet onder de indruk en je hecht waarde aan perfectie. Een dynamische functie die snelheid vraagt in de uitvoering met als einddoel, gezamenlijk zorgdragen voor een optimale dienstverlening.

Jouw functie

De Gemeente Rotterdam Staat Voor Maatschappelijke Opgaves Waarvoor Er Met Regelmaat Tijdelijk Inzet Nodig Is. Dit Is Waar Jij Van Wordt Als Administratief Ondersteuner. Jij Ondersteunt De Verschillende Organisatieonderdelen Bij Het Inzetten Van Tijdelijke Medewerkers, Dit Doe Je In Samenwerking Met De Inhuuradviseurs. Verder Heb Je Direct Contact Met Opdrachtgevers En Leveranciers. Dit Betekent Dat Je

• Verantwoordelijk bent voor diverse administratieve verwerkingen zoals het muteren in verschillende systemen;
• Verantwoordelijk bent voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle;
• Registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR;
• De rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetst van inkoopdossiers in Oracle;
• Zowel collega’s als leveranciers per mail en telefonisch te woord staat met vragen en of verzoeken;
• Aansluit bij werkoverleggen en zorg draagt voor notulen;
• Meedenkt in procesoptimalisatie.

Jouw profiel

Je bent onze enthousiaste collega die vanuit een grote mate van zelfstandigheid aan het werk gaat. Je werkt op een accurate manier, hebt oog voor het resultaat en raakt niet onder de indruk van deadlines. Als flexibele en administratief vaardige duizendpoot houd je ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Dat niet alleen, ook met de ontwikkelingen binnen de afdeling ga je gemakkelijk mee. Je bent klantgericht, kan planmatig werken en weet op een uitstekende manier samen te werken met je collega’s. Met een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden straal je vertrouwen uit en bied je waar nodig een luisterend oor. Tot slot beschik je over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

De afdeling

Samen met 60 professionals máák jij de afdeling Mobiliteit. Onder die vleugel floreert het kleinere Team Inhuur, waar jij samen met andere collega’s werkt aan de verdere professionalisering van onze lijnorganisatie. Jouw toekomstige collega’s vormen met elkaar een divers team dat met veel plezier voor gezamenlijk resultaat gaat. Ze zijn betrokken en staan altijd voor hun collega’s klaar. Team Inhuur bestaat uit vijftien enthousiaste collega’s waarvan er zes werkzaam zijn in deze uitdagende ondersteunende rol. Binnen het team heerst een open cultuur en staan wij altijd voor elkaar klaar waar nodig.

Onze organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden.

Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad.

Nu is het tijd om verder te bouwen aan die nieuwe organisatie. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands.
• maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen;
• Je hebt werkervaring met het notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling;
• Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid;
• Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening. Benoem hiervan een concreet voorbeeld in jouw cv.;
• Je hebt werkervaring met MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel.
• Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.

Wensen

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden; (35 punten)
• Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle Fusion, ADP en Mercell aanbestedingsplatform. (Oracle Fusion; (20 punten) ADP; (10 punten) Mercell aanbestedingsplatform; (15 punten))

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 maanden

Gespreksdatum: in week 45

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.