Administrative Assistant

Job Scope & Responsibilities

1. Daily Operations Coordination

o Assist in coordinating daily operational activities, including generator rental, delivery, collection, installation,

and servicing.

o Coordinate with technicians, drivers, and relevant departments to ensure smooth operations.

o Monitor job progress and ensure tasks are completed according to the scheduled timeline.

2. Scheduling & Logistics

o Arrange generator delivery and collection schedules.

o Coordinate transportation, equipment allocation, and manpower arrangements.

o Follow up on site requirements and delivery arrangements with customers.

3. Documentation & Reporting

o Prepare and maintain delivery orders, service reports, job sheets, and other operational documents.

o Update equipment rental records, job status, and maintenance schedules.

o Ensure all operational documents are properly filed and updated.

4. Customer & Internal Coordination

o Communicate with customers regarding delivery schedules, service arrangements, and operational updates.

o Liaise with technicians, drivers, sales personnel, and other departments to resolve operational issues.

o Assist in handling customer inquiries and follow up on pending operational matters.

5. Equipment & Maintenance Follow-Up

o Monitor generator availability, equipment movement, and return status.

o Coordinate routine servicing, repairs, and maintenance schedules.

o Report equipment breakdowns, delays, or operational issues to the Operations Manager.

6. Administrative Support

o Assist in preparing quotations, purchase requests, invoices, and other operational documents when required.

o Maintain accurate operational records and update internal tracking systems.

o Perform general administrative duties related to daily operations.

7. Other Duties

o Perform any other duties and responsibilities assigned by the management from time to time.

Job Requirements

 Minimum SPM / Diploma or equivalent qualification.

 Good communication, coordination, and organizational skills.

 Basic computer skills, including Microsoft Excel, Word, and email.

 Able to work independently and as part of a team.

 Responsible, detail-oriented, proactive, and able to meet deadlines.

 Experience in operations coordination, logistics, or generator rental services will be an advantage

Skop Kerja dan Tanggungjawab

1. Penyelarasan Operasi Harian

• Membantu menyelaras aktiviti operasi harian, termasuk penyewaan, penghantaran, pengambilan, pemasangan dan penyelenggaraan generator.
• Menyelaras urusan dengan juruteknik, pemandu dan jabatan berkaitan bagi memastikan kelancaran operasi.
• Memantau kemajuan kerja dan memastikan tugasan diselesaikan mengikut jadual yang ditetapkan.

2. Penjadualan dan Logistik

• Mengatur jadual penghantaran dan pengambilan generator.
• Menyelaras pengangkutan, peruntukan peralatan dan pengaturan tenaga kerja.
• Membuat susulan berhubung keperluan tapak dan pengaturan penghantaran dengan pelanggan.

3. Dokumentasi dan Pelaporan

• Menyediakan dan menyelenggara nota penghantaran, laporan servis, helaian kerja dan dokumen operasi lain.
• Mengemas kini rekod penyewaan peralatan, status kerja dan jadual penyelenggaraan.
• Memastikan semua dokumen operasi difailkan dengan teratur dan sentiasa dikemas kini.

4. Penyelarasan Pelanggan dan Dalaman

• Berkomunikasi dengan pelanggan berhubung jadual penghantaran, pengaturan servis dan perkembangan operasi.
• Berhubung dengan juruteknik, pemandu, kakitangan jualan dan jabatan lain bagi menyelesaikan isu operasi.
• Membantu mengendalikan pertanyaan pelanggan dan membuat susulan terhadap perkara operasi yang masih belum selesai.

5. Susulan Peralatan dan Penyelenggaraan

• Memantau ketersediaan generator, pergerakan peralatan dan status pemulangan peralatan.
• Menyelaras jadual servis rutin, pemb
• baikan dan penyelenggaraan.

6. Sokongan Pentadbiran

• Membantu menyediakan sebut harga, permohonan pembelian, invois dan dokumen operasi lain apabila diperlukan.
• Menyelenggara rekod operasi dengan tepat dan mengemas kini sistem penjejakan dalaman.
• Melaksanakan tugas pentadbiran am yang berkaitan dengan operasi harian.

7. Tugas-tugas Lain

• Melaksanakan tugas dan tanggungjawab lain yang diarahkan oleh pihak Pengurusan dari semasa ke semasa.

Keperluan Jawatan

• Minimum kelayakan SPM / Diploma atau kelayakan yang setaraf.
• Mempunyai kemahiran komunikasi, penyelarasan dan pengorganisasian yang baik.
• Mempunyai kemahiran asas komputer, termasuk Microsoft Excel, Word dan e-mel.
• Berkebolehan bekerja secara berdikari serta sebagai sebahagian daripada pasukan.
• Bertanggungjawab, teliti, proaktif dan mampu memenuhi tarikh akhir yang ditetapkan.
• Pengalaman dalam penyelarasan operasi, logistik atau perkhidmatan penyewaan generator merupakan satu kelebihan.
• Melaporkan kerosakan peralatan, kelewatan atau isu operasi kepada Pengurus Operasi.

Pay: RM2,000.00 - RM2,900.00 per month

Benefits:

• Free parking

Work Location: In person