Administrative Licensed Assistant

PART-TIME OR FULL-TIME POSITION — 3 TO 5 DAYS PER WEEK

Administrative Assistant — Licensed or Willing to Become Licensed

Company Description

For over 20 years, Manulife Wealth advisors have been providing personalized financial advice to Canadians at every stage of life. Our team in Dorval provides portfolio management and financial planning services, with a focus on personalized service and long-term client relationships.

Role Description

We are looking for a dependable, detail-oriented Administrative Assistant to join our team at Manulife Wealth in Dorval, QC. This position is available on a part-time or full-time basis, 3 to 5 days per week , with some flexibility for remote work.

The ideal candidate has a knack for numbers, strong organizational skills, and a sharp eye for detail . You should enjoy working with financial information, checking figures, and ensuring that documents and records are accurate and complete.

Your responsibilities will include:

• Providing administrative support and coordinating day-to-day office activities
• Managing client communications by phone and email
• Scheduling appointments and following up on outstanding items
• Preparing, reviewing, and processing account forms and documentation
• Maintaining accurate client records and organized files
• Assisting with account openings, transfers, contributions, and withdrawals
• Reviewing financial information and identifying errors or missing details
• Once appropriately licensed, processing securities transactions and completing other trade-related tasks

Qualifications

• Strong aptitude for numbers and exceptional attention to detail
• Administrative assistance skills; experience supporting an executive or financial advisor is an asset
• Strong organizational skills and the ability to follow through on tasks
• Excellent phone etiquette and written and verbal communication skills
• Ability to prioritize responsibilities and manage time effectively
• Comfort working with financial figures, spreadsheets, and detailed documentation
• Proficiency with Microsoft Office, particularly Excel and Outlook
• Excellent interpersonal skills and a professional, client-focused approach
• Discretion when handling confidential information
• Ability to work independently and collaboratively
• Experience in financial services or a similar administrative role is an asset
• Fluency in both French and English is required
• Must be licensed or willing to complete the required CIRE/RSE exams to become licensed

Exam information: CIRO Exam Hub

POSTE À TEMPS PARTIEL OU À TEMPS PLEIN — 3 À 5 JOURS PAR SEMAINE

Adjoint(e) administratif(ve) — Avec les permis requis ou disposé(e) à les obtenir

Description de l’entreprise

Depuis plus de 20 ans, les conseillers de Patrimoine Manuvie offrent des conseils financiers personnalisés aux Canadiens à chaque étape de leur vie. Notre équipe à Dorval propose des services de gestion de portefeuille et de planification financière, en privilégiant un accompagnement personnalisé et des relations durables avec nos clients.

Description du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) fiable, organisé(e) et minutieux(se) pour rejoindre notre équipe chez Patrimoine Manuvie à Dorval (QC). Ce poste est offert à temps partiel ou à temps plein, à raison de 3 à 5 jours par semaine , avec une certaine flexibilité pour le télétravail.

La personne idéale possède une aisance avec les chiffres, un excellent sens de l’organisation et un souci marqué du détail . Elle aime travailler avec des données financières, vérifier les montants et s’assurer que les documents et les dossiers sont exacts et complets.

Vos responsabilités comprendront :

• Assurer le soutien administratif et coordonner les activités quotidiennes du bureau
• Gérer les communications avec les clients par téléphone et par courriel
• Planifier les rendez-vous et assurer le suivi des éléments en attente
• Préparer, vérifier et traiter les formulaires et les documents relatifs aux comptes
• Tenir à jour les dossiers des clients et maintenir un classement organisé
• Participer au traitement des ouvertures de comptes, des transferts, des cotisations et des retraits
• Vérifier les données financières et repérer les erreurs ou les renseignements manquants
• Une fois les permis requis obtenus, effectuer des opérations sur titres et d’autres tâches liées aux transactions

Qualifications requises

• Grande aisance avec les chiffres et souci exceptionnel du détail
• Compétences en soutien administratif; expérience en assistance de direction ou auprès d’un conseiller financier, un atout
• Solides aptitudes organisationnelles et rigueur dans le suivi des tâches
• Excellentes compétences en communication orale et écrite et approche professionnelle au téléphone
• Capacité à établir des priorités et à gérer efficacement son temps
• Aisance avec les données financières, les feuilles de calcul et les documents détaillés
• Maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook
• Excellentes compétences interpersonnelles et approche axée sur le service à la clientèle
• Discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe
• Expérience dans les services financiers ou dans un rôle administratif similaire, un atout
• Maîtrise du français et de l’anglais obligatoire
• Détenir les permis requis ou être disposé(e) à réussir les examens CIRE/RSE afin de les obtenir

Information sur les examens : Centre des examens de l’OCRI