Assistant(e) ADV – Administration des ventes & Support commercial

Administration des ventes & Support commercial

PME française – Joaillerie haut de gamme – B2B – France & International

Poste centré sur l’ADV, la relation clients, les commandes, les expéditions, le SAV et le support commercial.

Présentation de l’entreprise

PME française spécialisée dans la distribution B2B de produits de joaillerie haut de gamme, travaillant avec une clientèle professionnelle en France et à l’international ainsi qu’avec un réseau d’agents commerciaux européens.

L’entreprise évolue dans un environnement exigeant, international et dynamique, où la qualité du service client, la réactivité, la précision du suivi et l’autonomie sont essentielles.

Mission générale

L’Assistant(e) ADV / Administratif(ve) assure le suivi administratif et commercial des clients de l’entreprise, en France et à l’international.

Il/elle intervient depuis la réception de la commande jusqu’à sa livraison et assure la coordination entre les clients, les agents commerciaux, la Direction, les fournisseurs, l’atelier et les différents partenaires de l’entreprise.

La personne occupe une fonction centrale dans la qualité du service apporté aux clients et dans la fluidité des échanges entre les différents interlocuteurs.

Missions principales

1. Gestion et suivi des commandes clients

· Réception et enregistrement des commandes clients

· Vérification des références, quantités, métaux, tailles, pierres et caractéristiques des produits

· Vérification des tarifs, remises et conditions commerciales applicables

· Suivi quotidien de l’avancement des commandes

· Suivi des délais de fabrication et de livraison

· Gestion des commandes urgentes et des priorités

· Gestion et suivi des reliquats

· Information des clients et des agents commerciaux concernant l’avancement de leurs commandes

· Relance des interlocuteurs concernés lorsque nécessaire

· Signalement rapide à la Direction de toute anomalie, retard important ou difficulté particulière

2. Relation clients – France & International

· Gestion quotidienne des demandes clients par téléphone et par e-mail

· Réponse aux demandes concernant les produits, commandes, disponibilités, délais et livraisons

· Transmission de tarifs, catalogues, fiches produits, photographies et documents commerciaux

· Recherche de références ou de produits correspondant aux demandes des clients

· Suivi des commandes spéciales et sur mesure

· Traitement des demandes liées aux tailles, transformations ou modifications de bijoux

· Gestion et suivi des réclamations clients

· Suivi des dossiers jusqu’à leur résolution complète

· Maintien d’une communication professionnelle, réactive et soignée avec chaque interlocuteur

3. Expéditions et logistique administrative

· Préparation administrative des expéditions en France et à l’international

· Vérification des coordonnées et adresses de livraison

· Préparation des documents nécessaires aux expéditions

· Organisation des enlèvements avec les transporteurs

· Suivi des colis jusqu’à leur livraison

· Transmission des informations de suivi aux clients et agents

· Gestion des incidents de transport et des colis retardés ou bloqués

· Préparation des documents douaniers lorsque nécessaire

· Classement et archivage des documents liés aux expéditions

4. Retours et service après-vente

· Réception et enregistrement des retours clients

· Identification précise du motif du retour

· Suivi des réparations, mises à taille, transformations et échanges

· Coordination avec les différents interlocuteurs concernés

· Suivi des délais et relances si nécessaire

· Information régulière du client ou de l’agent

· Organisation du retour du produit au client

· Mise à jour des tableaux et outils de suivi SAV

5. Support aux agents commerciaux

· Réponse aux demandes quotidiennes des agents commerciaux

· Transmission des informations produits, tarifs et disponibilités

· Suivi de leurs commandes clients

· Recherche et transmission de photographies et documents commerciaux

· Préparation des éléments nécessaires à leurs rendez-vous clients

· Suivi des demandes spécifiques provenant de leurs secteurs

· Coordination entre les agents et la Direction

· Remontée à la Direction des informations importantes concernant les clients ou marchés

6. Collections et échantillons commerciaux

· Préparation des collections destinées aux agents ou aux déplacements commerciaux

· Vérification du contenu des collections

· Établissement des listes détaillées des produits confiés

· Suivi des entrées et sorties de collections

· Organisation des expéditions et retours

· Contrôle des marchandises au retour

· Signalement des produits manquants ou présentant une anomalie

· Mise à jour des fichiers de suivi des collections

7. Gestion administrative et support commercial

· Création et mise à jour des comptes clients

· Mise à jour des coordonnées et informations commerciales

· Classement et archivage des documents

· Préparation et mise à jour de tableaux de suivi

· Rédaction de courriers et e-mails professionnels

· Préparation de documents commerciaux et administratifs

· Recherche et compilation d’informations à la demande de la Direction

· Participation à la préparation de salons, rendez-vous clients ou déplacements commerciaux

· Participation à l’amélioration des procédures ADV internes

8. Site internet B2B et outils digitaux

· Assistance aux clients pour la création et l’utilisation de leur compte professionnel

· Mise à jour des informations clients

· Accompagnement des agents dans l’utilisation de la plateforme

· Signalement et suivi des éventuelles anomalies techniques

· Participation à la mise à jour des informations produits lorsque nécessaire

Anglais indispensable

Un très bon niveau d’anglais professionnel, écrit et oral, est indispensable.

L’entreprise travaillant quotidiennement avec des clients, agents et partenaires internationaux, la personne doit être capable de communiquer de manière autonome en anglais, aussi bien par téléphone que par e-mail.

· Rédiger des e-mails professionnels en anglais sans assistance

· Comprendre des demandes commerciales ou techniques

· Échanger par téléphone avec des interlocuteurs anglophones

· Traiter et suivre un dossier client ou agent intégralement en anglais

La maîtrise d’une autre langue européenne constitue un atout.

Très bonne maîtrise informatique indispensable

Le poste nécessite une très bonne maîtrise des outils informatiques courants et une réelle aisance numérique. La personne doit être capable de travailler rapidement et de manière autonome sur différents logiciels et plateformes.

· Excel : création et utilisation de tableaux, tris, filtres, recherches, formules courantes, mise en forme, manipulation et contrôle de données.

· Outlook : gestion efficace des e-mails, dossiers, recherches, pièces jointes, contacts et agenda.

· Word : rédaction, correction et mise en forme de documents professionnels.

· Gestion de fichiers : organisation de dossiers, classement, renommage, recherche, partage et archivage.

· PDF : création, modification simple, assemblage, extraction et transmission de documents.

· Outils digitaux : plateformes B2B, logiciels de gestion commerciale, outils collaboratifs, stockage et partage de documents, interfaces web professionnelles.

La capacité à comprendre rapidement un nouvel outil informatique et à devenir autonome dessus est indispensable.

Une simple connaissance basique d’Excel ou des outils bureautiques ne sera pas suffisante pour le poste.

Profil et compétences recherchés

· Expérience en ADV, assistanat commercial ou administration commerciale

· Excellent niveau de français écrit et oral

· Très bon niveau d’anglais professionnel écrit et oral

· Très bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques

· Excellente organisation et rigueur

· Grande attention aux détails

· Réactivité et autonomie

· Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

· Sens des priorités

· Très bon relationnel client

· Capacité à rechercher une information et à aller jusqu’à la résolution complète d’un dossier

· Aisance dans un environnement PME où les priorités peuvent évoluer rapidement

Une expérience dans la bijouterie, la joaillerie, l’horlogerie ou dans un environnement B2B international constitue un plus.

Qualités attendues

La personne recherchée doit être organisée, méthodique, fiable, réactive, autonome, impliquée, polyvalente et à l’aise avec les outils informatiques. Elle doit savoir prendre des initiatives dans son périmètre et assurer un suivi constant des dossiers qui lui sont confiés.

Principe clé du poste : l’Assistant(e) ADV ne se limite pas à enregistrer une demande ou à transmettre une information. Il/elle suit le dossier jusqu’à son aboutissement, relance spontanément les interlocuteurs concernés et tient le client ou l’agent informé de son avancement.

Périmètre du poste

ADV – commandes – clients – agents – expéditions – SAV – collections – support commercial – administratif.

Le poste ne comprend aucune mission de comptabilité : tenue comptable, saisie comptable, TVA, rapprochements bancaires, comptabilité fournisseurs ou travaux de clôture.

Rémunération et temps de travail

Poste à 80 % – rémunération mensuelle brute : 1 800 €.

Le poste offre une réelle possibilité d’évolution, tant en termes de responsabilités que de rémunération, en fonction de l’implication, de l’autonomie et de l’évolution du périmètre du poste.

L’objectif est de construire une collaboration durable avec une personne souhaitant s’investir dans le développement de l’entreprise et faire évoluer progressivement ses missions.

Rémunération : 1 800,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel