ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Prestar suporte às rotinas administrativas do setor, organizando documentos, registros, informações, comunicações (internas e externas), controles e demandas administrativas conforme procedimentos institucionais e orientação da gestão, para contribuir com a eficiência dos fluxos internos, a rastreabilidade das informações e o adequado funcionamento das atividades da unidade.

Responsabilidades e atribuições

• Atender ligações telefônicas destinadas à área, identificando o assunto, filtrando a demanda e encaminhando a chamada ao profissional responsável ou registrando recado quando necessário, para assegurar a comunicação adequada e tempestiva entre usuários, áreas internas e contatos externos.
• Realizar ligações internas e externas solicitadas pelo setor, diretamente ou utilizando os recursos de telefonia institucional e transferindo chamadas ou transmitindo recados conforme orientação, para viabilizar a comunicação entre áreas, profissionais, usuários e parceiros externos.
• Coletar e compilar dados e informações administrativas, consultando documentos, registros, sistemas, arquivos e fichários e consolidando as informações em planilhas ou relatórios, para apoiar a elaboração de controles administrativos e subsidiar a gestão do setor na tomada de decisões.
• Efetuar lançamentos de informações e registros administrativos, utilizando sistemas informatizados, planilhas eletrônicas ou ferramentas de cálculo, para manter atualizados os controles necessários às rotinas administrativas do setor.
• Registrar e organizar comprovantes, transcrições e informações administrativas em sistemas ou controles específicos, quando aplicável, conforme orientação e documentos recebidos, para garantir rastreabilidade, consulta e conformidade dos registros do setor.
• Controlar requisições e recebimentos de materiais de consumo do setor, solicitando itens por formulários ou sistemas internos e acompanhando a entrega e conferência dos materiais, para assegurar a disponibilidade necessária ao funcionamento das atividades da unidade.
• Redigir e formatar documentos administrativos, como cartas, memorandos, ofícios e comunicações internas, elaborando, revisando, digitando e encaminhando os documentos conforme orientação da área, para formalizar comunicações e registros institucionais.
• Apoiar a elaboração de quadros demonstrativos, relatórios e processos administrativos, inclusive documentação de apoio a pagamentos quando aplicável, consolidando informações em planilhas, documentos e sistemas conforme diretrizes da área e exigências legais, para manter registros formais e subsidiar a gestão administrativa e financeira do setor.
• Organizar, classificar e manter arquivos físicos e digitais do setor, identificando, digitalizando quando aplicável e guardando documentos conforme critérios estabelecidos, para garantir conservação, rastreabilidade e fácil acesso às informações institucionais.
• Examinar, organizar e encaminhar processos administrativos relacionados à unidade, conferindo documentos, registrando tramitações e direcionando-os aos setores responsáveis conforme orientação, para assegurar a continuidade e a correta tramitação dos processos institucionais.
• Acompanhar o andamento de expedientes e processos administrativos de interesse da unidade, monitorando prazos, realizando contatos internos e externos e prestando esclarecimentos dentro de sua alçada, para contribuir com o cumprimento dos prazos e a eficiência dos fluxos administrativos.
• Organizar e apoiar a logística de reuniões e eventos do setor, realizando agendamento de salas, convocação de participantes, preparação de recursos, apoio à elaboração de atas e suporte operacional, para viabilizar a realização das atividades conforme programação estabelecida.
• Prestar suporte a novos colaboradores do setor quanto às rotinas administrativas básicas, fluxos de documentos e diretrizes operacionais, repassando informações conforme orientação do gestor e procedimentos internos, para facilitar a integração inicial às atividades do setor.
• Apoiar a elaboração e o controle de escalas do setor, de acordo com a solicitação do gestor imediato, atualizando planilhas, sistemas ou documentos conforme informações fornecidas pela gestão, para manter registros organizados e subsidiar o acompanhamento da alocação de colaboradores.
• Apoiar a comunicação administrativa do setor, repassando informações, encaminhando comunicados e esclarecendo dúvidas operacionais conforme orientação do gestor, para contribuir com o alinhamento da equipe e a fluidez das rotinas internas.
• Zelar pelo sigilo, segurança e proteção de dados pessoais, sensíveis e institucionais, manuseando documentos, sistemas e informações conforme normas internas e legislação aplicável, para preservar a confidencialidade e reduzir riscos de exposição indevida.
• Auxiliar no cumprimento das normas institucionais e de integridade, consultando e divulgando orientações básicas previstas no Manual de Conformidade Administrativa, Políticas e Princípios de Integridade, para apoiar a aderência das rotinas administrativas às diretrizes da Instituição.
• Prestar suporte operacional na preparação e acompanhamento de auditorias internas e externas, separando evidências, organizando documentos e fornecendo informações solicitadas conforme orientação, para facilitar a rastreabilidade das informações e o atendimento às demandas de auditoria.
• Monitorar e atender aos requisitos aplicáveis do Sistema de Gestão Integrado da SPDM e do Sistema de Gestão Energética, observando suas diretrizes, políticas e procedimentos, cumprindo normas institucionais e contribuindo para as ações de melhoria contínua focadas no aprimoramento do desempenho dos sistemas, por meio do acompanhamento de indicadores alinhados ao direcionamento estratégico, assegurando a conformidade institucional e a qualidade dos processos organizacionais.
• Zelar pelo cumprimento das normas e diretrizes institucionais, identificando inconformidades e reportando ao gestor imediato.
• Zelar pela limpeza, conservação e guarda de equipamentos, materiais e do local de trabalho, mantendo a organização e seguindo rotinas estabelecidas, para garantir condições adequadas de uso e maior durabilidade dos recursos.
• Executar outras atividades pertinentes a função, conforme necessidades ou a critério do superior imediato para garantir flexibilidade e atender a necessidades emergentes na Instituição.

Requisitos e qualificações

• Ensino Superior completo em secretariado e/ou administração;
• Necessário experiência na área;
• Conhecimento em informática - Nível usuário.

Informações adicionais

A SPDM - Associação Paulista para o Desenvolvimento da Medicina é uma Associação civil sem fins lucrativos, de natureza filantrópica, reconhecida de utilidade pública federal, estadual e no município de sua sede, respectivamente pelos decretos nos. 57.925, de 04/03/1966, 40.103 de 17/05/1962 e 8.911, de 30/07/1970.

A diretriz primordial da Associação é sua inserção no sistema de saúde direcionada ao tratamento, prevenção de doenças e à promoção da saúde primária, secundária e terciária, estreitando laços com a comunidade local e reafirmando seu compromisso social de atender a todos, sem discriminação.

Com o crescimento Institucional, a SPDM vem expandindo sua área de atuação com projetos, em desenvolvimento, na área da Assistência Social e na área Educacional. Toda essa gama de atividades consolida, cada vez mais, a SPDM como uma instituição filantrópica de grande porte, que busca a sustentabilidade econômica, social e ambiental.

Assim, a SPDM contribui de forma efetiva para a melhoria contínua dos serviços prestados pelo Sistema Único de Saúde do Brasil, visando principalmente garantir a universalidade e as oportunidades de acesso à saúde, necessárias ao desenvolvimento humano e social do cidadão.

Nosso compromisso é promover uma cultura de inclusão da diversidade, que capacita nossos colaboradores a contribuir com o seu melhor. Todos os candidatos qualificados serão considerados para as vagas, sem distinção de etnia, religião, orientação sexual, identidade e/ou expressão de gênero, idade, raça, nacionalidade ou deficiência.

A SPDM é uma empregadora de igualdade de oportunidades de emprego para todas as pessoas que assim atendam os requisitos mínimos.

Valorizamos o compartilhamento de ideias, o desenvolvimento de uma cultura de trabalho em equipe, respeito a diversidade e inclusão.

MISSÃO

Atuar com excelência na atenção à saúde sem preconceito, distinção ou classificação dos cidadãos.

VISÃO

Ser reconhecida como organização filantrópica brasileira em saúde de maior abrangência e competência.

VALORES

• Capacitação
• Compromisso social
• Confiabilidade
• Empreendedorismo
• Equidade
• Ética
• Humanização
• Qualidade
• Sustentabilidade ecológica, econômica e social
• Tradição
• Transparência

SAEPS – SERVIÇO DE APOIO ESCOLAR PSICOSSOCIAL

O SAEPS – consiste na execução de atividades do Serviço de Apoio Escolar Psicossocial para a melhoria das condições de acesso, permanência, aprendizagem e desenvolvimento dos bebês, crianças e adolescentes da Rede Municipal de Ensino, por meio de gestão de equipes multidisciplinares e provisão de transporte, EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA, MOBILIÁRIOS e MATERIAIS.

O SAEPS atuará de forma articulada ao Núcleo de Apoio e Acompanhamento para a Aprendizagem (NAAPA) da Secretaria Municipal de Educação - SME, conforme diretrizes e normas a serem emitidas pela SME para disciplinar o funcionamento do serviço. O NAAPA tem como objetivo promover a proteção integral dos direitos dos bebês, crianças e adolescentes matriculados nas UNIDADES EDUCACIONAIS da Rede Municipal de Ensino que tiveram seus direitos violados e/ou se encontram em situação de sofrimento, desencadeando prejuízos significativos em seus processos de desenvolvimento e escolarização.