Assistente Administrativo

Quais são as principais responsabilidades?

Compras e fornecedores

• Apoiar o processo de compras de materiais, produtos e serviços;
• Solicitar e organizar cotações junto a fornecedores;
• Elaborar mapas comparativos de preços e condições comerciais;
• Apoiar a emissão e acompanhamento de pedidos de compra;
• Realizar cadastro e atualização de fornecedores;
• Acompanhar prazos de entrega e pendências;
• Organizar propostas comerciais, orçamentos e documentos de fornecedores;
• Apoiar na busca e homologação de novos fornecedores;
• Manter controles atualizados sobre compras em andamento.

Contratos

• Apoiar o controle administrativo dos contratos da empresa;
• Organizar contratos, propostas, aditivos e documentos relacionados;
• Acompanhar vigências, vencimentos, reajustes e renovações;
• Manter atualizado o controle/matriz de contratos;
• Apoiar o fluxo de assinaturas e acompanhar documentos pendentes;
• Fazer interface com as áreas responsáveis para obtenção de informações e documentos;
• Garantir o correto arquivamento e organização dos contratos;
• Apoiar o acompanhamento de obrigações administrativas previstas nos contratos.

Rotinas administrativas e backoffice

• Apoiar as demandas administrativas do dia a dia;
• Organizar documentos, arquivos, cadastros e controles internos;
• Atualizar planilhas e sistemas de acompanhamento;
• Apoiar solicitações relacionadas a fornecedores, prestadores de serviços e demais parceiros;
• Acompanhar demandas abertas até sua efetiva conclusão;
• Apoiar processos de contratação e gestão de serviços administrativos;
• Auxiliar na organização de documentos para Financeiro, Contabilidade, Jurídico e demais áreas;
• Apoiar controles de materiais, equipamentos, serviços e demais necessidades administrativas;
• Auxiliar na organização de reuniões, documentos, agendas e informações quando necessário;
• Identificar pendências e sinalizar antecipadamente prazos ou problemas que possam impactar as operações.

Para participar do nosso processo você precisa ter:

• Formação completa ou em andamento em Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
• Experiência anterior em atividades administrativas, compras, contratos ou backoffice será considerada diferencial;
• Conhecimento de Excel e Pacote Office;
• Facilidade para trabalhar com sistemas, controles e planilhas;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização e atenção aos detalhes;
• Capacidade de lidar com diferentes demandas simultaneamente;
• Perfil proativo e facilidade para realizar follow-up de atividades.

O que esperamos de você:

Organizada, prática, responsável e com senso de acompanhamento.

Mais do que receber e encaminhar solicitações, esperamos que o profissional acompanhe as demandas até sua conclusão, mantendo os responsáveis informados e sinalizando eventuais atrasos ou pendências.

É importante ter facilidade para lidar com diferentes áreas e fornecedores, além de disciplina para trabalhar com documentos, contratos, prazos e controles administrativos.

Outros Requisitos:

• Disponibilidade para atuar de forma presencial na região da Faria Lima.

Benefícios:

• Plano de saúde para titular e dependentes diretos sem custo;
• Vale-refeição em cartão flexível;
• Wellhub plano Silver+, sem custo
• Plano odontologico, opcional, mediante a desconto
• Seguro de Vida, opcional, mediante a desconto