Assistente Administrativo Jr

It's fun to work in a company where people truly BELIEVE in what they're doing!
We're committed to bringing passion and customer focus to the business.

Objetivo da Posição

Recepcionar e apoiar clientes internos e externos, através do controle e organização das salas de reunião, transferências de ligações e serviços administrativos de apoio, visando contribuir com a rotina operacional do escritório.

Atividades e Responsabilidades

• Atender, filtrar e direcionar ligações e recados, bem como recepcionar visitantes, em português e inglês.
• Enviar e receber correspondências e produtos.
• Organizar a recepção e as salas de reunião, controlando sua utilização e agendamento.
• Realizar a contratação e controle de serviços de portador/entrega, servindo de ponto de contato com transportadoras.
• Controlar estoque e solicitar materiais de limpeza, escritório e copa. Organizar e manter arquivos de documentos físicos e digitais, garantindo fácil localização.
• Controlar e solicitar pagamentos de rotina, com apoio ao setor financeiro na conferência de comprovantes e notas.
• Dar suporte a processos de RH, como organização de documentos para treinamentos.
• Auxiliar no fluxo com fornecedores e no controle de suprimentos, apoiando a área de compras/logística.
• Criar e atualizar planilhas de controle simples, contribuindo com dados para relatórios gerenciais básicos.
• Redigir e-mails e comunicados internos com clareza, seguindo o padrão de comunicação corporativa.
• Executar tarefas sob orientação do(a) Coordenador(a) administrativo, com autonomia para pequenas decisões do dia a dia, buscando identificar melhorias nos processos administrativos da rotina.
• Desempenhar suas atividades em conformidade com as Políticas, Procedimentos e Instruções de Trabalho do SGI da ODATA, respeitando as legislações aplicáveis, com atenção à conservação do meio ambiente e à saúde do trabalhador — estando ciente dos perigos e riscos inerentes às suas atividades (matriz de riscos EHS), dos aspectos e impactos ambientais relacionados ao seu trabalho, e das implicações de não conformidade com requisitos e leis aplicáveis.

Ferramentas Essenciais:

• Pacote Office (Excel, Word e Outlook)
• Agendamento de salas/calendário via Outlook
• Comunicação corporativa (Teams)
• Inglês intermediário (recepção de visitantes, direcionamento)