Assistente de Facilities – Utilities

Assistente de Facilities – Utilities

Atuar no suporte operacional e administrativo da área de Facilities/Utilities do Grupo BBM Logística, garantindo o controle, o acompanhamento e a gestão das despesas relacionadas aos serviços essenciais das unidades, tais como energia elétrica, água, gás, condomínio, IPTU e demais serviços de infraestrutura. Assegurar a regularidade dos pagamentos, o cumprimento dos prazos contratuais, a confiabilidade das informações e a identificação de oportunidades de otimização de custos, contribuindo para a eficiência operacional e financeira do Grupo.

Principais atividades e responsabilidades

• Realizar o controle e acompanhamento das despesas de Utilities das unidades do Grupo BBM, incluindo energia elétrica, água, gás, condomínio, IPTU e demais serviços contratados.
• Receber, conferir e realizar o lançamento de notas fiscais, faturas e documentos de cobrança nos sistemas corporativos, garantindo a correta classificação das despesas e o cumprimento dos prazos de pagamento.
• Efetuar o lançamento de requisições de compras e serviços no sistema Nimbi, conforme os procedimentos internos e as alçadas de aprovação estabelecidas.
• Monitorar vencimentos, pagamentos, reajustes e vigências de contratos relacionados a Utilities, garantindo a atualização dos controles e a prevenção de cobranças indevidas, multas e interrupções de serviços.
• Manter contato com concessionárias, fornecedores, prestadores de serviços e responsáveis pelas unidades, atuando na resolução de divergências de faturamento, pendências cadastrais e demais demandas administrativas.
• Conferir faturas e cobranças com base no histórico de consumo, nos contratos vigentes e nas informações disponibilizadas pelas unidades, identificando inconsistências e oportunidades de redução de despesas.
• Controlar o histórico de consumo e os gastos mensais das unidades, identificando variações relevantes e apoiando a análise de desvios em relação aos períodos anteriores e aos orçamentos previstos.
• Apoiar a negociação com fornecedores e concessionárias, buscando condições comerciais favoráveis, correções de cobranças e oportunidades de economia para o Grupo.
• Elaborar e atualizar planilhas, relatórios gerenciais, consolidando informações de consumo, despesas, pagamentos, contratos e economias realizadas.
• Apoiar o processo de abertura, transferência, alteração cadastral e encerramento de titularidade de contas de Utilities, conforme movimentações e necessidades das unidades.
• Organizar e manter atualizados os documentos, contratos, faturas, comprovantes e demais registros da área, garantindo rastreabilidade e facilidade de consulta para auditorias e controles internos.
• Interagir com as áreas de Suprimentos, Financeiro, Contabilidade, Operações e demais departamentos, assegurando o alinhamento das informações e o cumprimento dos procedimentos corporativos.
• Identificar oportunidades de melhoria nos processos de controle de Utilities, contribuindo para a padronização das rotinas, a automatização dos controles e a redução de custos operacionais.

Requisitos e qualificações

• Ensino médio completo; desejável ensino superior cursando ou completo em Administração, Gestão Financeira, Engenharia, Logística ou áreas correlatas.
• Experiência em rotinas administrativas, Facilities, Utilities, controle de despesas, gestão de faturas ou acompanhamento de contratos.
• Conhecimento em conferência e lançamento de notas fiscais, requisições de compras e processos de pagamento.
• Conhecimento intermediário em Excel, com capacidade para elaborar controles, consolidar dados e desenvolver relatórios e indicadores.
• Familiaridade com sistemas corporativos de compras, ERP e gestão financeira, sendo desejável conhecimento no sistema Nimbi.
• Organização, atenção aos detalhes, capacidade analítica e habilidade para administrar múltiplas demandas e prazos.
• Boa comunicação verbal e escrita, relacionamento interpessoal e facilidade de interação com fornecedores e áreas internas.
• Perfil proativo, orientado a resultados, redução de custos, melhoria contínua e qualidade das informações.

Competências desejáveis

• Visão de controle de despesas e eficiência operacional.
• Análise crítica de faturas, consumos e variações de custos.
• Gestão de prazos, contratos e documentação.
• Capacidade de negociação e resolução de problemas.
• Comprometimento com os procedimentos internos, a conformidade e a confiabilidade dos dados.

Pagamento: R$1.621,00 - R$2.100,00 por mês

Benefícios:

• Assistência odontológica
• Seguro de vida
• Vale-alimentação
• Vale-transporte

Local do trabalho: Presencial