Assistenz Stab

Pensum

60 – 80%

Befristung

Befristet

Stelleneintritt

per sofort oder nach Vereinbarung (befristet auf 31.12.2027 mit Option auf Verlängerung)

Arbeitsort

Bern

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Stabsleitung, die Bereichs- und Abteilungsleitenden sowie den COO Bern im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass administrative und organisatorische Aufgaben zuverlässig erledigt werden
• Du leistest deine Einsätze in Bern und gelegentlich auch in Münsingen
• Du planst Termine vorausschauend, bereitest Sitzungen und Workshops vor, verfasst Protokolle und behältst offene Pendenzen sowie Fristen konsequent im Blick
• Du unterstützt das Projekt- und Portfoliomanagement, führst Pendenzenlisten nach, übernimmst administrative Aufgaben im Vertragsmanagement und entlastest die Projektleitenden
• Du wirkst bei der Budgetierung und Kostenkontrolle mit und bereitest Daten, Auswertungen und Übersichten in MS Excel strukturiert und zuverlässig auf
• Du unterstützt bei der Beschreibung und Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen, hältst Prozesse aktuell und sorgst für eine einheitliche und vollständige Dokumentation
• Du übernimmst Koordinationsaufgaben zwischen Abteilungen und Direktionen und stellst einen reibungslosen Informationsfluss im administrativen Alltag sicher

Dein Profil

• Du verfügst über eine fundierte kaufmännische Ausbildung (EFZ) und mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Dienstleistungs- oder Betriebsumfeld, beispielsweise in einer Projekt- oder Direktionsassistenz
• Wichtiger als Abschlüsse sind uns deine hohe Auffassungsgabe sowie deine Machermentalität
• Du bringst Erfahrung im administrativen Projektumfeld mit, kennst Reportingprozesse und bewegst dich sicher in einem dynamischen, von Veränderungen geprägten Umfeld
• Du verstehst buchhalterische Zusammenhänge, verfügst über ein gutes Zahlenverständnis und behältst bei Budgetierung und Kostenkontrolle den Überblick
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig, bist ausgeprägt dienstleistungsorientiert und packst gerne mit an
• Du verfügst über eine sehr gute Ausdrucksweise und hohe Stilsicherheit in Deutsch, mündlich wie schriftlich, und kommunizierst adressatengerecht
• Du besitzt sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook, und bist offen für neue IT-Systeme
• Du interessierst dich für betriebliche Qualitäts- und Sicherheitsthemen und bringst idealerweise Erfahrung im Spital- oder Gesundheitswesen, im Qualitäts- und Prozessmanagement (z. B. QMPilot oder QWiki), im Vertragsmanagement oder mit Anwendungen wie Planforge und Messerli Software mit

Deine Ansprechpersonen

Die fachspezifischen Fragen beantwortet

Anja Kobi

Leiterin Stab Direktion der Betriebe

+41 58 630 91 28

Fragen zum Bewerbungsprozess beantwortet gerne

Yanis Emanuel Ryser

Team HR Recruiting

+41 58 630 96 71

Das UPZ

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) ist als universitäre Klinik das führende Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion. Es gewährleistet die psychiatrische Versorgung im Kanton Bern entlang der gesamten Versorgungskette, von der Früherkennung über ambulante, tagesklinische und stationäre Therapien bis hin zu Rehabilitation und Forensik. Mit über 30 Standorten bietet das UPZ ein flächendeckendes Versorgungsnetz. Darüber hinaus leistet das UPZ einen wichtigen Beitrag in den Bereichen Lehre, Aus- und Weiterbildung sowie Forschung.