Business Assistant

Gridline Group — група компаній, що розвиває бізнеси у напрямах міжнародної торгівлі, логістики, інвестицій, нерухомості та фінансових операцій.

Ми шукаємо Business Assistant, який допоможе керівнику організовувати робочий день, тримати під контролем зустрічі та домовленості й забезпечувати якісну координацію поточних задач.

Ми відкриті до кандидатів різного рівня — від досвідченого Secretary / Personal Assistant, який сильно працює з організаційною частиною, до Business Assistant, готового брати більше координаційних та бізнес-задач.

Основні задачі

• ведення календаря керівника: планування зустрічей, нагадування, оперативні зміни та контроль розкладу;
• організація зустрічей, дзвінків та інших робочих активностей;
• контроль домовленостей, дедлайнів та follow-up за результатами зустрічей;
• ведення та контроль задач у task-management системах;
• координація комунікації між керівником, командою та іншими департаментами;
• збір необхідної інформації та підготовка коротких summary / матеріалів для керівника;
• допомога з організаційними та адміністративними питаннями;
• організація відряджень і робочої логістики за потреби;
• підтримка організації робочого простору та зустрічей;
• для більш досвідченого кандидата — координація окремих бізнес-задач і невеликих внутрішніх проєктів.

Що для нас важливо

• досвід роботи Assistant / Business Assistant / Personal Assistant / Secretary з керівником або топменеджментом;
• сильні організаційні навички: календар, зустрічі, дедлайни та задачі не мають губитися;
• уважність до деталей та відповідальність за результат;
• вміння працювати з великою кількістю паралельних задач та швидко реагувати на зміни;
• клієнтоорієнтованість та якісна ділова комунікація;
• вміння працювати з Google Workspace, календарями та task-management системами;
• англійська від B1 для роботи з письмовою інформацією та звітністю; для Business Assistant рівня — впевнена робоча англійська;
• готовність працювати у динамічному середовищі та бути залученим у робочий контекст керівника.

Буде перевагою

• досвід підтримки CEO / Founder / C-level керівника;
• досвід координації задач між декількома командами або департаментами;
• досвід підготовки звітів, презентацій, аналітичних матеріалів або meeting summaries;
• досвід організації бізнес-поїздок та складної логістики;
• досвід роботи з Asana або іншими task-management системами.

Ми пропонуємо

• роботу безпосередньо з керівником та можливість глибоко зануритися у бізнес-контекст;
• можливість розширювати зону відповідальності від адміністративної підтримки до повноцінного Business Assistant;
• роботу з декількома бізнес-напрямами у межах групи компаній;
• конкурентну винагороду відповідно до досвіду та рівня кандидата;
• динамічне середовище з великою кількістю різнопланових задач.