総務担当(日中バイリンガル)

仕事内容:

日本法人のオフィス運営を中心に、総務・庶務業務全般をご担当いただきます。
日本国内の社員や外部業者との調整に加え、本社の各部門とも連携しながら、日本法人の円滑な運営をサポートしていただくポジションです。
日本の商習慣や法令・ルールを理解しつつ、本社との橋渡し役として、主体的に業務を推進していただける方を歓迎します。

1．オフィス・賃貸管理
オフィス移転・新規賃貸に関する物件調査、候補物件の選定、内見、初期条件交渉
物件・ビル管理上のコンプライアンス確認
賃貸借契約の締結、入居・引き渡し時の確認および対応
オフィス退去に伴う一連の業務（退去時期の調整、原状回復、退去立会い、敷金精算、光熱費・管理費等の解約手続き）
オフィス内装・改修工事における業者選定、施工管理、各種申請、完了検査・是正対応
賃料、水道光熱費、管理費等の月次請求内容の確認
予算に基づく支払い処理、請求書・証憑管理、費用明細の作成
請求内容に不備や異常がある場合の確認・対応

2．オフィス運営・日常管理
日本オフィスの運営および安全管理
オフィス用品、固定資産、オフィス環境、ネットワーク・通信設備等の管理
ビル管理会社、清掃会社、IT・通信会社、修理・メンテナンス業者等との調整
オフィスの衛生・環境管理および突発的な清掃対応
座席・フロアレイアウトの管理、座席配置の調整
会議室の管理、設備不具合・修理依頼への対応
オフィスの観葉植物に関する業者管理、メンテナンス・交換対応

3．出張・ビザ関連サポート
日本国内社員の出張手配および特殊な旅程の手配サポート
出張・旅費規程の運用および社内周知
海外出張・赴任等に伴うビザ申請のサポート
招聘状等の必要書類の作成・準備

4．備品・固定資産管理
日本国内のオフィス備品・総務関連物品等の調達
購買申請、発注、納品確認、資産ラベル貼付、入庫・台帳管理
社員用携帯電話・電話回線・SIMカード等の申請取りまとめ、購入および月次請求管理

5．車両管理
社用車・レンタカー等の手配および利用管理
車両利用記録の管理
レンタカー、リース、整備・メンテナンス、保険会社等との調整
車検、交通違反、点検・整備等に関する対応
月次の車両利用状況・費用の集計および報告

6．社員福利厚生・社内イベント
日本の文化・慣習に合わせた季節イベント・福利厚生施策の企画
福利厚生品の発注、受け取り、配布および情報管理
社内懇親会、チームビルディング、誕生日会等の企画・運営
イベント予算の管理、実施後の報告および費用精算

7．会議・来客対応
会議室の管理、会議前の設備確認・セッティング
本社等とのオンライン・オフライン会議における会場設営・運営サポート
日本における来客対応・接待基準の整備
国内外からの来訪者・役員等の来訪時における受付、会食、移動・スケジュール等の調整
VIP対応を含む各種アテンド業務

8．社内外との連携・海外赴任者のサポート
本社の総務、人事、財務、法務等の各部門との連携
本社制度・ルールの日本法人への展開・運用
海外赴任者に対するビザ・在留資格、住居、銀行口座開設等の生活立ち上げ支援
中国語・日本語による社内文書、通知、議事録等の翻訳
日中双方の関係者間における正確かつ円滑な情報伝達

9．業務フロー・制度の改善
日本の法令・商習慣・企業文化を踏まえた総務・オフィス運営プロセスの改善提案
業務フローの標準化・効率化・デジタル化の推進
本社と日本法人間の業務連携・コミュニケーションの改善

10．製品認証・届出関連のサポート
技術・品質・製品部門と連携し、日本市場における製品の認証・届出・市場投入に必要な各種業務をサポート
関係部署・外部機関との連絡・調整

11．その他の総務・プロジェクト業務
会社・事業の成長に伴う各種総務プロジェクトへの対応
その他、会社運営に必要な総務・管理業務のサポート

求める人材:

【必須（MUST）】

中国語・日本語の両方を業務上使用できる方
本社と日本法人の間で、日中両言語による円滑なコミュニケーションができる方
日本人社員、取引先、外部業者、行政機関等と日本語で円滑にコミュニケーションできる方
総務、庶務、営業事務、秘書、アシスタント等の実務経験1年以上
日本の基本的な総務業務やビジネスマナーに関する知識
Microsoft Office（Word、Excel、PowerPoint）の基本的な操作スキル
中国系企業の業務ツール（Feishu／Lark、DingTalk、WeCom等）の使用経験または理解
複数の関係者と連携しながら、業務を正確に進められる方

【歓迎（WANT）】

日系企業または中国系企業の日本法人での勤務経験
総務・ファシリティ・オフィス管理の実務経験
中国本社との業務連携経験
ビザ・在留資格関連のサポート経験
オフィス移転、内装工事、固定資産管理等の経験
製品認証・届出等に関する業務経験

【その他】

コミュニケーション・調整力
日本と中国で異なる文化・業務慣習を理解し、双方の要望を正確に伝え、関係者と円滑に調整できる方。

正確性・責任感
総務業務に必要な細かな確認を丁寧に行い、複数の業務を整理しながら、責任を持って最後まで遂行できる方。

主体性・サービス精神
指示を待つだけではなく、自ら課題や改善点を発見し、関係者と連携しながら解決に向けて行動できる方。

柔軟性・ストレス耐性
中国本社との時差による早朝・夜間の連絡など、状況に応じて柔軟に対応できる方。

異文化理解力
中国企業の意思決定スピードと、日本社会・企業におけるルールや慣習の双方を理解し、日中双方のチームをつなぐ橋渡し役として活躍できる方。

勤務時間・曜日:

【就業時間】９:00～10:30　間に自由出勤
1８:00～19:30　間に自由退勤
【休憩時間】60分
【所定労働時間】8時間
【時間外労働】有

·完全週休2日制（土・日）

休暇・休日:

完全週休2日制（土・日）、祝日、夏期休暇、年末年始休暇、有給休暇、慶弔休暇
※年間休日128日（2026年）

勤務地:

·屋内禁煙

アクセス:

【アクセス】
都営地下鉄大江戸線「勝どき」駅下車 A2a・b出口（月島駅側）より徒歩4分
東京メトロ有楽町線・都営地下鉄大江戸線「月島」駅下車10番出口より徒歩9分

【都バス 最寄り停留所：晴海トリトンスクエア前　下車】
都バス（都03）四谷駅～銀座四丁目～晴海埠頭
都バス（都05-1）東京駅丸の内南口～銀座四丁目～晴海埠頭
都バス（都05-2）東京駅丸の内南口～銀座四丁目～東京ビッグサイト

給与:

固定残業代あり：年俸 ￥4,000,000は1か月当たりの固定残業代￥56,283〜￥98,491（26時間相当分）を含む。26時間を超える残業代は追加で支給する。

【賞与】年1回（1月）
※会社業績および個人評価に応じて支給します。初年度は実出勤日数に応じて按分計算となります。
【昇給】年2回（3月・9月）
※昇給査定は年2回実施します。昇給の有無および昇給額は、会社業績や個人評価等に基づき決定します。
【通勤手当】有　※全額別途支給 / 別途支給（上限35,000円まで）
【健康保険】有
【厚生年金】有
【労災保険】有
【雇用保険】有
【介護保険】有
【退職金制度】無
【定年退職制度】有（60歳）

待遇・福利厚生:

・カフェタイム、スナック無料サービス
・祝日ギフト
・チームビルディング活動
・社員旅行
・結婚、出産祝い等
・誕生日祝い
・研修、海外見学

その他:

【入社時期】※即日より応相談

【面接回数】3～5回　選考により変更する場合がある
【適性検査】有
【採用の流れ】
【1】書類選考
【2】1次選考 （人事選考/ オンライン実施）
【3】2次選考 （役員選考 /オンラインまたは対面にて実施）
【4】3次選考 （選考状況により決定）※例：BP準備
【5】最終選考 （会長／副会長選考）

雇用形態: 正社員

給与: 4,000,000円 (年俸) 以上

平均所定労働時間（1か月当たり）: 160時間